Gestão de viagens corporativas: as melhores práticas

Fazer a gestão de viagens corporativas de forma eficiente é essencial para empresas que lidam com uma alta demanda de viagens a trabalho. No entanto, a tarefa não é tão simples quanto aparenta ser.

Ou seja, é necessário implementar uma série de boas práticas para colher os benefícios de uma gestão eficaz.

Quando a gestão de viagens corporativas é bem feita, as empresas não somente reduzem os seus custos, como também aumentam a eficiência operacional e proporcionam uma experiência positiva para os colaboradores.

Nos últimos anos, a tecnologia e a automação têm transformado esse cenário, oferecendo ferramentas que facilitam desde o planejamento até o acompanhamento das viagens.

Hoje, vamos explorar quais são as melhores práticas para uma gestão eficiente de viagens corporativas. Portanto, acompanhe conosco e se prepare para colocá-las em prática na sua empresa.

Antes, fale com um dos nossos especialistas e descubra como a Paytrack pode ser a solução ideal para sua empresa:

O que é uma viagem corporativa?

Uma viagem corporativa é um deslocamento feito por colaboradores de uma empresa para fins profissionais. Desse modo, elas podem acontecer em ocasiões como:

• Participar em reuniões;
• Eventos;
• Treinamentos;
• Visitar clientes e parceiros.

Diferente de uma viagem a lazer, uma viagem a trabalho está diretamente relacionada aos objetivos e metas organizacionais, como por exemplo ampliar oportunidades e fortalecer conexões estratégicas.

Esses deslocamentos exigem uma gestão eficiente, uma vez que é preciso garantir que eles estejam alinhados às políticas de viagens e ao orçamento da empresa.

Além disso, o controle de viagens corporativas proporciona diferentes benefícios para as empresas, que agora podem otimizar os seus processos.

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Por que a gestão de viagens corporativas é essencial para as empresas?

A gestão de viagens corporativas desempenha um papel essencial no sucesso de empresas que dependem de deslocamentos frequentes dos seus colaboradores.

Com processos bem definidos, é possível reduzir desperdícios e evitar gastos desnecessários em cada viagem, o que contribui para a saúde financeira do negócio.

Além de garantir uma maior eficiência operacional, uma boa gestão de viagens corporativas também impacta a experiência do colaborador. Afinal, ele passa a ter um suporte mais adequado durante todo o deslocamento, aumentando seu conforto.

Em um mercado competitivo, ter essa abordagem estratégica faz toda a diferença e pode levar uma organização ao sucesso.

Portanto, empresas que investem na gestão de suas viagens têm a vantagem de consolidar processos, automatizar tarefas e otimizar o tempo. Contudo, este resultado passa pela implementação de boas práticas, as quais vamos conhecer agora.

Boas práticas para uma gestão de viagens corporativas eficiente

A adoção de boas práticas é essencial para garantir que a gestão de viagens corporativas seja eficiente, econômica e alinhada à realidade da empresa.

A seguir, acompanhe conosco algumas das principais estratégias para alcançar esses objetivos:

1. Ter uma política de viagens clara e acessível

Em primeiro lugar, é necessário entender que uma política de viagens bem estruturada é o alicerce de uma gestão eficiente.

Deste modo, é preciso que ela estabeleça regras sobre limite de despesas, escolha de fornecedores, as formas de pagamento, procedimentos de reembolso etc.

Para uma boa gestão de viagens corporativas, é preciso que a política seja disponibilizada em canais acessíveis para os colaboradores. Para isso, a empresa pode oferecer treinamentos e manter todos engajados.

2. Invista em planejamento e controle orçamentário

Na gestão de viagens corporativas, é preciso planejar cada deslocamento com antecedência. Afinal, essa boa prática ajuda a reduzir custos e evitar qualquer tipo de surpresa financeira.

Além disso, é fundamental definir um orçamento claro e objetivo para cada tipo de viagem, obtendo um maior controle.

Neste momento, a empresa deve recorrer à análise de dados históricos de despesas e tendências de preços para fazer uma estimativa e prever possíveis ajustes.

3. Educação e suporte ao viajante

Ainda sobre a política de viagens corporativas, o recomendado é que a empresa oriente todos os seus colaboradores a como seguí-la. Assim, é possível evitar fraudes ou gastos fora dos padrões.

Outra prática essencial passa por oferecer suporte durante todo o deslocamento do colaborador, o que torna a sua experiência mais confortável.

Sendo assim, conte com a Paytrack! Afinal de contas, oferecemos atendimento 24/7 durante viagens a trabalho, garantindo o bem-estar e segurança dos viajantes.

4. Alinhe gestores e colaboradores

Como visto, o engajamento dos colaboradores é um fator fundamental para o sucesso da gestão de viagens corporativas.

Para isso, é preciso que a empresa invista em transparência, esclarecendo os motivos das regras e colhendo feedbacks com todos.

É essencial realizar pesquisas periódicas para ajustar a política de viagens às demandas apresentadas pelos viajantes.

5. Conte com ferramentas de gestão integradas

A tecnologia é, sem sombra de dúvidas, uma aliada indispensável para uma boa gestão de viagens. Isso porque soluções integradas, como a Paytrack, permitem monitorar despesas em tempo real, gerenciar reservas e gerar relatórios detalhados de forma eficiente.

Portanto, aproveite para contar com a nossa ferramenta para automatizar processos e obter controle centralizado de todas as etapas da viagem.

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Quais os principais desafios na gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas traz consigo alguns desafios que exigem estratégias bem definidas por parte das empresas.

Dentre os obstáculos mais comuns enfrentados no dia a dia de organizações com alto volume de viagens a trabalho, nós podemos destacar os seguintes:

• Comunicação da política de viagens: é preciso garantir que todos os colaboradores conheçam e sigam as diretrizes estabelecidas na política de viagens;
• Controle de despesas e redução de custos: sem ferramentas adequadas, pode ser difícil monitorar gastos em tempo real ou identificar oportunidades de economia;
• Planejamento e antecipação de imprevistos: a falta de preparação pode causar atrasos, custos extras e insatisfação dos colaboradores;
• Adaptação às novas tecnologias: empresas mais tradicionais tendem a ter maior resistência com tecnologias modernas, como plataformas de automação e inteligência artificial.

Sendo assim, superar tais desafios é essencial para transformar a gestão de viagens corporativas em um processo estratégico, eficiente e alinhado às necessidades do negócio.

Tendências e inovações para impulsionar a gestão de viagens corporativas

No mercado de viagens corporativas, se atualizar às novidades e tendências é essencial. Isso porque novas tecnologias estão redefinindo o cenário atual, proporcionando uma série de mudanças que impactam empresa e colaboradores.

Desta forma, selecionamos algumas das principais tendências e inovações que estão remodelando a gestão de viagens corporativas. Acompanhe:

1. Sustentabilidade como prioridade

As empresas estão cada vez mais comprometidas com boas práticas de ESG, principalmente no sentido de sustentabilidade. Com isso, elas estão investindo na redução da pegada de carbono em viagens.

Neste momento, vale a pena optar por companhias aéreas que utilizam combustíveis sustentáveis ou até mesmo investir em compensações de emissões por meio de projetos ambientais.

2. Automação e inteligência artificial (IA)

Atualmente, ferramentas de inteligência artificial estão em alta no mercado de viagens corporativas. A atuação passa tanto pelo planejamento das viagens como também pelo atendimento automatizado.

Ou seja, a IA é capaz de analisar padrões de gastos e, além disso, recomendar rotas e hospedagens mais econômicas para as empresas.

Por outro lado, o uso de chatbots e assistentes virtuais podem oferecer um suporte personalizado e contínuo aos viajantes.

3. Pagamentos digitais integrados

Outra tendência para viagens e despesas corporativas é a utilização de pagamentos digitais integrados. Ou seja, métodos como o Pix corporativo e cartão pré-pagos estão sendo adotados para facilitar a gestão de despesas.

Dentre as principais vantagens destas formas de pagamentos, podemos reforçar o controle financeiro mais assertivo e a redução de burocracias.

Paytrack como solução definitiva para a gestão de viagens corporativas

Empresas que focam em realizar uma boa gestão de viagens corporativas tendem a se destacar em meio a um mercado bastante competitivo.

Neste momento, contar com uma parceira estratégica, como é o caso da Paytrack, é, sem sombra de dúvidas, um fator diferencial. Afinal, a nossa ferramenta centraliza todas as etapas de uma viagem, desde a reserva até a prestação de contas.

Além disso, as empresas possuem acesso a relatórios analíticos que ajudam gestores a tomar decisões mais estratégicas. É a sua empresa sempre caminhando na direção certa!

Para descobrir como a Paytrack pode ajudar a sua empresa a se destacar no mercado, preencha o nosso formulário e fale com um dos nossos especialistas: