Gestão de despesas e viagens na indústria: por que é ineficiente?

A gestão de despesas e viagens na indústria pode, por diversos fatores, estar fora de controle. Muitas empresas não sabem exatamente quanto gastam com deslocamentos, reembolsos e adiantamentos.

Sem processos bem estruturados, custos invisíveis podem se acumular, impactando diretamente a margem de lucro e o planejamento financeiro das indústrias.

Hoje, mesmo sendo um setor altamente tecnológico, muitas indústrias ainda utilizam planilhas e e-mails para gerenciar despesas. Isso resulta em erros manuais, fraudes e falta de visibilidade. Ou seja, enquanto a produção se moderniza, a gestão financeira permanece presa a métodos ineficientes.

O cenário global reforça a importância de um controle mais rigoroso. De acordo com a GBTA, o setor de viagens corporativas deve atingir US$ 1,48 trilhão em 2024, ultrapassando US$ 2 trilhões até 2028.

Desse modo, o crescimento das viagens industriais impulsiona a necessidade de um sistema eficiente e automatizado para gerenciar custos e evitar desperdícios.

Se sua indústria otimiza a produção com tecnologia, por que ainda gerencia despesas como há 20 anos?

Neste artigo, você descobrirá os principais desafios da gestão de despesas no setor industrial e como os processos manuais prejudicam sua operação. Portanto, leia conosco e confira um case real de uma empresa que reduziu em 35% ao digitalizar sua gestão de viagens e despesas.

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A complexidade da gestão de despesas e viagens na Indústria

A gestão de despesas e viagens na indústria, assim como em qualquer outro setor, lida com desafios únicos. Diferentes de setores onde deslocamentos são pontuais, a indústria lida com operações descentralizadas, alto volume de viagens e despesas variáveis.

O grande problema é que, sem um sistema eficiente, os custos se tornam imprevisíveis, a prestação de contas fica burocrática e o controle financeiro se fragiliza.

Sendo assim, vamos explorar quais os principais fatores que tornam esse processo ainda mais complexo e como a falta de padronização pode comprometer a governança financeira e a eficiência operacional. Confira:

1. Operações descentralizadas e equipes distribuídas

As indústrias operam em diversas localidades, como fábricas, centros de distribuição e obras. Isso exige um alto volume de deslocamentos de colaboradores para auditorias, fiscalizações e visitas técnicas.

Esse cenário gera custos variáveis que precisam ser rastreados com precisão. Caso contrário, elas podem lidar com desafios como:

• Viagens recorrentes para diferentes regiões, com custos de hospedagem e transporte variáveis;
• Políticas de despesas descentralizadas, dificultando o controle financeiro;
• Falta de um sistema unificado para gerenciar despesas de todas as unidades.

Portanto, sem um controle padronizado, cada unidade pode adotar um processo próprio, dificultando auditorias e previsibilidade orçamentária.

2. Alto volume de viagens técnicas e operacionais

No setor industrial, viagens não são apenas para reuniões corporativas, mas para operações essenciais, como manutenção de equipamentos, inspeções de segurança e suporte técnico em campo.

Tal contexto traz consigo alguns impactos financeiros, como por exemplo:

• Despesas urgentes e imprevistas, como compra de peças ou diárias emergenciais;
• Viagens realizadas com pouca antecedência, aumentando custos;
• Dificuldade em rastrear e categorizar gastos operacionais.

Sem um sistema automatizado, as empresas perdem a rastreabilidade e enfrentam atrasos no reembolso dessas despesas essenciais.

3. Adiantamentos frequentes e complexidade na prestação de contas

Diferente de setores que utilizam apenas cartões corporativos, muitas indústrias ainda trabalham com adiantamentos em dinheiro ou transferência para cobrir despesas de viagem.

No entanto, esse modelo manual gera desafios na prestação de contas. Confira alguns deles:

• Falta de rastreamento eficiente dos valores adiantados;
• Perda de comprovantes, dificultando a reconciliação financeira;
• Risco de erros e fraudes devido à baixa visibilidade sobre os gastos.

Com isso, se a empresa não tiver um fluxo automatizado, a conciliação de adiantamentos se torna um gargalo financeiro, comprometendo a governança corporativa.

4. Custos variáveis e falta de padronização nas despesas

É importante entender que os custos com deslocamento, alimentação e hospedagem podem variar de acordo com a cidade, data e demanda local. Com isso, sem uma política padronizada, empresas podem perder dinheiro sem perceber.

Por exemplo: um técnico em uma cidade X paga R$ 200 por uma diária de hotel, enquanto outro em uma cidade Y paga R$ 400 pelo mesmo padrão de acomodação.

Dessa forma, sem um sistema automatizado, essas variações podem passar despercebidas, elevando os custos operacionais sem necessidade.

A falta de comparativos e diretrizes claras pode levar a um aumento silencioso das despesas, reduzindo a margem de lucro da empresa.

5. Alto volume de reembolsos e processos burocráticos

Com um grande número de colaboradores viajando, a gestão de reembolsos pode se tornar um processo demorado e ineficiente, impactando diretamente o fluxo de caixa da empresa.

Dentre os principais impactos na gestão de despesas e viagens na indústria, destacam-se:

• Comprovantes físicos e aprovações manuais aumentam o tempo de processamento;
• Erros de digitação e falta de conferência resultam em pagamentos indevidos;
• Colaboradores enfrentam longas esperas para receber o reembolso.

Ou seja, podemos concluir que processos manuais de reembolso prejudicam tanto o planejamento financeiro quanto a experiência do colaborador, criando um ciclo de ineficiência e insatisfação.

Aproveite para ler: Flutuação nos preços das passagens: por que varia tanto?

Os custos ocultos de manter processos manuais na gestão de despesas e viagens na indústria

Muitas indústrias ainda gerenciam despesas e viagens corporativas de forma manual, sem perceber o impacto negativo que isso tem no orçamento e na produtividade.

Planilhas, e-mails e malotes físicos continuam sendo métodos comuns, mesmo que já existam soluções mais eficientes no mercado.

No entanto, qual o problema disso? Esses processos são lentos, propensos a erros e geram custos ocultos que afetam diretamente a lucratividade da empresa. Sem a digitalização, as empresas gastam tempo e dinheiro desnecessariamente, enquanto perdem controle e rastreabilidade sobre os gastos.

A seguir, detalhamos como essa realidade ainda é presente no setor industrial, quais os impactos e como calcular o prejuízo financeiro causado pela falta de automação. Acompanhe:

1. A realidade do setor: ainda é comum gerir despesas e viagens manualmente

Mesmo com a modernização da produção, muitas indústrias ainda lidam com T&E (Travel & Expenses, ou “Viagens e Despesas”) da mesma forma que há décadas. Isso acontece por diversos motivos:

• Empresas que cresceram sem um sistema digital e continuam utilizando métodos tradicionais;
• A crença de que “sempre fizemos assim e funciona”, mesmo que o processo seja ineficiente;
• ERPs robustos que não incluem um módulo de gestão de despesas e viagens.

Embora a indústria esteja se modernizando com automação na produção, a gestão financeira de despesas e viagens ainda é feita como há 20 anos: com papel, planilhas e e-mails.

De acordo com um levantamento feito pela Skift, mais de 60% dos gestores e viajantes ainda utilizam métodos manuais para gerenciar despesas, resultando em perda de tempo e maior risco de erros financeiros.

2. Como essas empresas fazem hoje?

Muitas indústrias ainda utilizam métodos obsoletos para controlar despesas e viagens. Entre os mais comuns estão:

• Planilhas e formulários impressos: o colaborador precisa preencher todos os gastos, anexar recibos físicos e enviar por e-mail ou malote para aprovação;
• E-mails para aprovação de despesas: cada solicitação precisa ser enviada manualmente ao gestor, que responde com um simples “aprovado” ou “negado”;
• Malotes físicos de comprovantes: algumas empresas ainda exigem que os recibos originais sejam enviados fisicamente para auditoria, atrasando processos;
• Depósitos manuais de reembolsos: o time financeiro precisa validar cada despesa antes de realizar transferências individuais, aumentando o tempo e o risco de erros.

Se uma empresa precisa de 10 passos para aprovar um reembolso, algo está errado. E o pior: se cada unidade segue um processo diferente, a situação fica caótica.

3. O problema dos processos manuais: tempo perdido, erros e custos invisíveis

Gerenciar despesas de forma manual gera uma série de problemas em diferentes frentes, impactando tanto a produtividade da equipe quanto a experiência dos colaboradores.

Dessa forma, os principais desafios incluem:

• Atraso no reembolso e frustração dos colaboradores: um profissional pode levar 20 a 40 dias para ser reembolsado, o que desmotiva equipes de campo;
• Falta de rastreabilidade e transparência: como os registros são manuais, não há um histórico claro e auditável, dificultando auditorias e gerando riscos de fraudes;
• Risco de perda de comprovantes: se um colaborador perde um recibo, ele pode ficar no prejuízo ou a empresa pode acabar pagando sem comprovação adequada;
• Custo operacional elevado: o time financeiro gasta horas conferindo relatórios manuais, em vez de atuar no planejamento estratégico.

Se um analista financeiro gasta 50% do seu tempo conferindo despesas, isso significa que a empresa está pagando um salário para validar números, em vez de tomar decisões estratégicas.

4. Cálculo do custo oculto: quanto sua indústria está perdendo?

Agora, vamos quantificar o impacto financeiro da ineficiência dos processos manuais na gestão de despesas e viagens. Confira o seguinte exemplo:

Uma empresa tem 300 colaboradores que viajam regularmente. Cada um faz, em média, 3 solicitações de reembolso por mês, resultando em: 900 reembolsos mensais sendo processados manualmente.

Sendo assim, considere o tempo gasto em cada etapa do processo:

• O colaborador leva 15 minutos para preencher a planilha, reunir comprovantes e enviar o pedido;
• O gestor leva 8 minutos para aprovar cada solicitação;
• O financeiro gasta 12 minutos para conferir e processar cada reembolso.

Agora, calcule o tempo total perdido:

• Tempo total por reembolso: 35 minutos (15 + 8 + 12);
• Tempo total perdido por mês: 525 horas (35 min x 900 reembolsos ÷ 60 min);
• Tempo total perdido por ano: 6.300 horas (525 horas x 12 meses).

Agora, vamos converter isso em custo financeiro. Com isso, se o custo médio da hora trabalhada dos colaboradores envolvidos no processo for R$ 45/hora, a empresa está perdendo: R$ 283.500 por ano (6.300 horas x R$ 45) somente em tempo desperdiçado.

Quanto a automação economiza?

Com digitalização e automação, o tempo gasto nesses processos é reduzido em 70%. Isso significa que:

• Em vez de 6.300 horas perdidas por ano, a empresa passa a gastar apenas 1.890 horas;
• O custo operacional cai de R$ 283.500 para R$ 85.050 por ano;
• Uma economia de R$ 198.450 anuais apenas otimizando processos que hoje são manuais.

Portanto, sem perceber, sua indústria pode estar gastando quase R$ 300 mil por ano apenas em tempo desperdiçado com processos manuais. Em contrapartida, com a automação, esse custo pode ser reduzido em quase 70%, permitindo que sua equipe foque no que realmente importa: eficiência e estratégia.

Leia: Por que escolher um modelo multiagência e não uma agência única?

Como a tecnologia resolve os desafios da gestão de despesas e viagens na indústria?

A gestão de despesas e viagens na indústria enfrenta desafios que vão desde a falta de controle até a burocracia excessiva dos processos manuais. Contudo, a digitalização e a automação reduz o tempo gasto com esses processos, otimizando a operação e proporcionando maior transparência financeira.

Segundo a Skift, 77% dos gerentes estão interessados em soluções all-in-one para T&E, com foco em automação, redução de custos e conformidade. Além disso, recursos como relatórios em tempo real e políticas automáticas são os mais desejados pelos gestores.

Desta forma, acompanhe conosco como a tecnologia é capaz de resolver os principais desafios da gestão de despesas e viagens na indústria:

1. Centralização digital para maior controle e transparência

No dia a dia de uma indústria, cada unidade industrial segue processos diferentes para aprovações e reembolsos, criando inconsistências e aumentando riscos de fraudes.

Sem a devida automação, a utilização de planilhas, e-mails e malotes físicos dificultam auditorias e tornam a conferência de despesas demorada e propensa a erros.

Entretanto, com a tecnologia, é possível utilizar softwares especializados, que consolidam todas as transações em um único ambiente digital, garantindo rastreabilidade total.

Com dashboards e relatórios automatizados, os CFOs e controllers analisam gastos em tempo real, identificando padrões e oportunidades de economia.

Imagine que sua indústria tenha 12 unidades espalhadas pelo país. Com um software de gestão, cada solicitação de despesa e viagem passa a ser registrada no mesmo sistema, seguindo regras padronizadas e aprovações automáticas. Isso elimina divergências e proporciona maior controle financeiro.

2. Automação da prestação de contas e reembolsos

A falta de automação faz com que funcionários tenham que guardar e enviar recibos físicos, tornando o processo lento e burocrático. Além disso, a conferência manual gera retrabalho, aumentando o risco de erros e fraudes.

Com um sistema de gestão como a Paytrack, os viajantes usufruem de tecnologias como o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Ela permite digitalizar e categorizar automaticamente recibos e notas fiscais.

Além disso, a automação oferece integração com políticas de despesas, que garante que todas as solicitações de reembolso sigam as regras definidas, bloqueando valores indevidos.

Portanto, em vez de perder horas anexando e enviando comprovantes por e-mail, um colaborador pode escanear um recibo pelo celular. O sistema automaticamente valida se o gasto está dentro da política da empresa e o direciona para aprovação, sem necessidade de revisão manual.

3. Cartão corporativo e pagamentos digitais para reduzir burocracia

O uso de adiantamentos em dinheiro gera dificuldades na prestação de contas e aumenta o risco de fraudes. Por outro lado, as equipes operacionais precisam pagar despesas urgentes, mas nem sempre têm acesso a um meio de pagamento corporativo.

Como a tecnologia oferece uma solução? Cartões corporativos e carteiras digitais surgem para eliminar a necessidade de adiantamentos e reembolsos manuais.

Dessa maneira, com limites personalizados e parametrizações, é possível garantir que os gastos sigam as regras estabelecidas pela empresa.

Em uma indústria que precisa enviar técnicos para manutenção de equipamentos, o colaborador pode usar um cartão corporativo para pagar deslocamentos e alimentação, sem precisar desembolsar dinheiro próprio. Todas as transações são registradas automaticamente, reduzindo fraudes e eliminando papelada.

4. Validação de políticas e compliance automatizado

Cada gestor pode interpretar as regras de reembolso de maneira diferente, criando inconsistências nos processos. Além disso, despesas indevidas podem passar despercebidas, aumentando o risco de fraudes e gastos fora da política.

Com a tecnologia, os sistemas de gestão podem configurar regras personalizadas, bloqueando automaticamente despesas fora da política.

Ou seja, são emitidos alertas inteligentes que ajudam a identificar padrões suspeitos de gastos antes que eles se tornem um problema financeiro.

Se um colaborador tentar solicitar um reembolso de hospedagem acima do valor permitido, o sistema pode automaticamente rejeitar a solicitação ou solicitar uma justificativa antes da aprovação. Isso reduz a necessidade de auditoria manual e garante compliance com as políticas internas.

5. Relatórios e dados inteligentes para melhor tomada de decisão

A falta de automação faz com que indústrias tomem decisões financeiras sem uma visão clara dos gastos com viagens e despesas. Sem dados confiáveis, os gestores encontram dificuldades para analisar tendências e oportunidades de economia.

Por isso, é importante contar com a tecnologia. Afinal, sistemas especializados oferecem relatórios automáticos que oferecem total transparência sobre os custos operacionais. Com análises preditivas, é possível prever orçamentos realistas e otimizar a alocação de recursos.

Por exemplo, ao analisar os relatórios gerados pelo sistema, um gestor financeiro percebe que determinadas rotas de deslocamento são mais caras do que outras. Com essa informação, ele pode renegociar tarifas com fornecedores e reduzir significativamente os custos operacionais da empresa.

O case da Química Nova Brasil para economizar na gestão de viagens

A Química Nova Brasil, referência no setor químico com mais de uma década de atuação, enfrentava desafios significativos na gestão de viagens corporativas.

Com 25 representantes viajando regularmente, a empresa precisava de um controle rigoroso de despesas, mas os processos manuais e descentralizados dificultavam a transparência e aumentavam os custos.

Diante da necessidade de modernização, a empresa buscou uma solução tecnológica para transformar sua gestão de despesas e viagens, a Paytrack, garantindo mais controle, previsibilidade e economia.

Os desafios antes da automação

A falta de automação, como foi possível entender, é um entrave para empresas que desejam sucesso na gestão de despesas e viagens corporativas.

Deste modo, a Química Nova Brasil enfrentava desafios como controle descentralizado, baixa previsibilidade e falta de controle sobre categorias de despesas. Era uma rotina comum na empresa:

• Depender de planilhas e processos manuais para registrar e aprovar despesas;
• Ter informações dispersas que dificultavam a conferência de gastos e a tomada de decisão baseada em dados;
• As despesas eram registradas apenas no fechamento do mês, sem controle eficiente sobre orçamento real x previsto;
• Os gestores só descobriam excessos quando os problemas já haviam ocorrido;
• Uso misto de cartões pessoais, reembolsos e faturamentos diretos dificultava a conciliação financeira;
• Despesas com quilometragem e transporte estavam desorganizadas, comprometendo auditorias.

Diante deste cenário, era preciso buscar alternativas para transformar a gestão de despesas, a fim de que ela acompanhasse seu crescimento.

Como a tecnologia otimizou a gestão de viagens e despesas?

A Química Nova Brasil entendeu que a inovação já fazia parte de seu processo produtivo, e era hora de aplicar essa modernização também à gestão financeira. Com a Paytrack, foi possível:

• Digitalizar e automatizar processos: substituição de planilhas por uma plataforma de gestão integrada, garantindo controle centralizado de todas as despesas;
• Usar cartões corporativos de forma inteligente: eliminação de adiantamentos e padronização dos pagamentos, reduzindo erros e fraudes;
• Ter acompanhamento em tempo real e relatórios inteligentes: maior visibilidade estratégica para os gestores, permitindo ajustes antes do fechamento do mês.

Antes, os colaboradores utilizavam um método diferente para pagar despesas. Agora, tudo passa pelo mesmo sistema, o que garante transparência e previsibilidade.

“Hoje estamos no paraíso, sabendo onde e com o que o dinheiro está sendo gasto. A quantidade de relatórios mensais subiu de aproximadamente 400, para 4 mil, em apenas cinco meses de integração da Paytrack com o ERP da empresa.”

Confira conosco: Flutuação no preço das passagens: por que varia tanto?

Transforme a gestão de despesas da sua indústria com a Paytrack

A manutenção de processos manuais na gestão de despesas e viagens não apenas consome tempo, mas também gera custos desnecessários e riscos financeiros.

Como vimos ao longo deste artigo, indústrias que ainda dependem de planilhas, e-mails e malotes físicos enfrentam desafios que comprometem a eficiência operacional e a transparência financeira.

Contudo, casos como o da Química Nova Brasil é um exemplo claro de como a digitalização pode transformar essa realidade, trazendo maior controle, previsibilidade e economia.

Empresas que não evoluem ficam expostas a gastos não monitorados, dificuldades de auditoria e problemas de compliance que podem impactar diretamente sua lucratividade e crescimento.

A Paytrack surge como a melhor parceira para indústrias que buscam otimizar sua gestão de despesas e viagens, oferecendo uma solução completa e automatizada. Nossa tecnologia já auxilia grandes empresas como Hypera, WEG, Hyundai e Vigor a reduzir custos, eliminar desperdícios e garantir conformidade financeira.

Portanto, o momento para modernizar sua gestão financeira é agora. Empresas que digitalizam seus processos conseguem reduzir custos operacionais, aumentar a produtividade da equipe e garantir um controle mais eficiente sobre cada real gasto.

A transformação digital da sua indústria pode começar hoje, com uma solução que já provou seu valor no mercado. Quer ver como a Paytrack pode transformar sua operação? Assista à demonstração guiada e conheça nossos principais recursos em menos de 5 minutos.