28 milhões de Kms monitorados: como empresas estão usando a tecnologia para gerenciar deslocamentos

Apesar do aumento constante no preço da gasolina, chegando a estar 29,8% mais cara em um ano, o deslocamento via carro próprio, com reembolso de quilometragem, segue sendo uma das alternativas mais utilizadas em deslocamentos a trabalho.

Com isso, o gerenciamento desses deslocamentos precisa estar em dia, garantindo que os colaboradores estejam cumprindo as regras da empresa.

Ter controle real sobre o deslocamento de todo o seu time, garantindo compliance e evitando fraude, se torna mais possível com o uso de tecnologias que permitem acompanhar os trajetos dos colaboradores e calcular automaticamente o reembolso dos percursos. 

Confira como outras empresas estão gerenciando esses deslocamentos!

28 milhões de quilômetros monitorados

O trabalho em campo, com deslocamento constante, é uma realidade para colaboradores de diversos setores, principalmente o de vendas. 

Para garantir transparência e custos controlados, marcas como Weg, Cia. Hering, Expresso Nepomuceno, JBS, Sicredi e Supermix apostam na solução integrada da Paytrack e juntas somam número expressivo de viagens.

Seriam necessárias mais de 700 voltas ao redor da Terra, considerando a linha do Equador, para atingir o volume de quilômetros percorridos – 28 milhões – por colaboradores de empresas brasileiras que utilizam carro próprio para deslocamento. 

O volume foi registrado pela Paytrack, empresa de tecnologia especializada em soluções para gestão de despesas e reembolsos.

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A importância do gerenciamento de deslocamentos de viagens corporativas

O departamento financeiro da empresa necessita de organização e agilidade para gerir um número alto de solicitações de reembolso de quilometragem. 

Processar tantos pedidos de modo manual pode ser um grande erro. Primeiramente, pelo nível de esforço e tempo despendido, mas também, pelo maior risco de erros e fraudes.

A automatização dos reembolsos de despesas de quilometragem com soluções especializadas, como o módulo para reembolsos de quilometragem, simplificam o processo e elevam o compliance. 

Para o vice-presidente de operações da Paytrack, Edson Gonçalves, o grande volume de deslocamentos com carros próprios é impulsionado, principalmente, por garantir maior agilidade em visitas comerciais, representações e demais funções de trabalho. 

“Uma vez que o uso do carro próprio para fins de trabalho é uma realidade para a maioria das corporações, é fundamental que empresas disponham de soluções tecnológicas para facilitar o report por parte do usuário e garantir controle e confiabilidade às áreas de gestão e administrativas. Deslocamento entre unidades, visitas comerciais, representação, são algumas das atividades que normalmente envolvem o deslocamento com veículo próprio”, diz.

Facilidade na rotina do colaborador impulsiona uso de tecnologia

De acordo com Gonçalves, esse cenário de deslocamento via carro próprio impulsiona ainda o uso de tecnologias para que a empresa torne a rotina do colaborador mais prática, do controle ao reembolso da despesa. 

“É preciso estar atento à questão burocrática do deslocamento. E é visando facilitar o controle, reduzindo possibilidades de fraude e, ao mesmo tempo, tornando o monitoramento e registro da despesa simplificado, que muitas empresas nos procuram. Esses mais de 28 milhões de quilômetros monitorados pela Paytrack representam pouco ou quase nada de trabalho para o profissional, que só precisa realizar alguns cliques no seu smartphone para registrar percurso e solicitar o reembolso das suas despesas”, descreve.

“Com a solução passamos a ter uma visão gerencial no processo de controle e reembolso de despesas. Antes o colaborador enviava os dados direto para o financeiro e o gestor da área não tinha visão sobre o gasto. Além disso, o pessoal de campo sempre recomenda o Paytrack para colegas de outras empresas, pois reconhece a facilidade da solução, a agilidade e a facilidade de uso. Além da otimização de tempo, reduzimos possíveis fraudes no processo de gestão de despesas”, conta John Silva, supervisor financeiro da Geistlich. 

O aplicativo da Paytrack é integrado com o sistema de gestão de despesas corporativas utilizado no controle de custos das empresas, bem como aos principais ERPs do mercado. 

Com monitoramento via GPS, basta clicar em iniciar o trajeto e finalizar ao chegar no destino. Com poucos cliques a despesa é gerada e o pedido de reembolso chega ao centro de custos. 

Para a empresa, há a possibilidade de controle de horário, alerta de desvio de rota, auditoria do trajeto realizado versus o sugerido, aplicação das políticas de reembolsos e deslocamentos, visualização de rotas e controle unificado da rotina dos colaboradores.

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