Economia de R$ 3 milhões: a evolução da gestão de viagens e despesas do Sicredi 

O Sicredi é uma instituição financeira cooperativa que atua a partir de um modelo descentralizado, no qual cada cooperativa possui autonomia para organizar seus processos, fluxos e regras de negócio.

Essa estrutura amplia a proximidade com associados e comunidades, mas também torna a gestão administrativa mais complexa. Em viagens e despesas corporativas, é preciso lidar com diferentes políticas, centros de custos, níveis de aprovação e necessidades operacionais dentro de um mesmo sistema.

Quando a parceria com a Paytrack começou, em 2018, o desafio era modernizar processos ainda bastante manuais e encontrar uma solução capaz de acompanhar essa complexidade sem retirar a autonomia das cooperativas.

Antes da Paytrack, a gestão de viagens envolvia duas agências. As solicitações de cotação eram enviadas separadamente, as ofertas precisavam ser comparadas e o processo seguia por e-mail.

Na gestão de despesas, o cenário também exigia grande esforço operacional. Aprovações, digitalização de documentos fiscais, conferências e reembolsos dependiam de atividades manuais, o que tornava a rotina mais lenta e dificultava a rastreabilidade dos gastos.

O Sicredi não buscava apenas transferir esse fluxo para uma ferramenta. Era necessário rever a forma como a operação funcionava e construir um processo mais eficiente desde a origem.

Sobre isso, Luiz Vieira, gerente administrativo-financeiro do Sicredi, comentou:

O principal aprendizado foi não querer digitalizar um processo ruim. A Paytrack nos provocou a questionar o modelo e a forma como fazíamos o processo. A partir daí, conseguimos redesenhar algo que fosse mais eficiente e que fizesse sentido para o negócio.

Além de automatização, a instituição precisava de uma solução que oferecesse ofertas de viagens em ambiente online, comparação de preços, aderência às políticas corporativas, segurança e visibilidade sobre toda a jornada.

A aproximação entre Sicredi e Paytrack aconteceu por meio do Inovar Juntos, programa de inovação no qual a instituição buscava soluções para evoluir a gestão de viagens e despesas.

A implementação inicial foi realizada em 15 dias. Durante os três meses seguintes, o Sicredi acompanhou métricas previamente definidas para avaliar o desempenho da plataforma e validar sua capacidade de resolver o desafio de negócio.

Ainda nessa etapa, já foi possível identificar redução do esforço operacional, ganhos financeiros e maior eficiência na comparação entre agências e ofertas disponíveis.

O projeto começou no Centro Administrativo Sicredi, onde a instituição conseguia acompanhar toda a jornada e testar a aderência da solução ao modelo de gestão do sistema. Depois da validação inicial, a Paytrack avançou gradualmente para as cooperativas.

Essa expansão não aconteceu por imposição. Como a adesão é voluntária, cada cooperativa precisa perceber valor suficiente para alterar seu processo e incorporar a plataforma. Os resultados obtidos nas primeiras implementações ajudaram a demonstrar os benefícios e estimularam novas adesões.

O que começou como uma hipótese de inovação mostrou potencial para crescer.

Uma plataforma preparada para diferentes fluxos e políticas

Gerenciar viagens e despesas dentro do Sicredi significa organizar uma operação formada por milhares de colaboradores, inúmeros centros de custos e cooperativas com políticas próprias.

Ao longo da parceria, a Paytrack foi ajustada para atender essa diversidade e permitir que cada unidade mantivesse seus fluxos, sem perder a visão consolidada da operação.

Atualmente, a gestão de despesas está presente em cerca de 99 cooperativas, enquanto a gestão de viagens já alcança mais de 70 cooperativas, com possibilidade de continuar avançando dentro do sistema.

Mais do que ampliar o alcance da ferramenta, essa evolução permitiu descentralizar atividades que antes dependiam de áreas ou pessoas específicas.

Os próprios colaboradores passaram a realizar reservas de passagens, hotéis e carros, prestar contas e acompanhar reembolsos dentro da plataforma. Com isso, a operação ganhou velocidade sem abrir mão dos controles e das políticas de cada cooperativa.

Mais autonomia para quem utiliza, mais visibilidade para quem gerencia

A centralização dos processos também mudou a rotina de quem atua diretamente com despesas e reembolsos.

Antes, diferentes solicitações e documentos precisavam ser tratados separadamente. Com a Paytrack, as despesas passaram a ficar concentradas em um mesmo ambiente, junto às etapas de aprovação e acompanhamento.

A análise das notas fiscais contribui para a confiabilidade das informações, enquanto o registro consolidado reduz a necessidade de controles paralelos e facilita a atuação das equipes administrativas.

Essa lógica também avançou com o Paytrack Card, atualmente utilizado por 65 cooperativas.

Quando o cartão é usado, a despesa é criada automaticamente na plataforma. O colaborador pode fotografar e anexar o comprovante no momento da compra, reduzindo o risco de perda de documentos e simplificando a prestação de contas.

A adoção do cartão ampliou as possibilidades de uso da Paytrack e reforçou a autonomia dos colaboradores, ao mesmo tempo que trouxe mais organização para a gestão financeira.

Resultados que acompanham a dimensão da operação

A evolução da parceria trouxe impactos financeiros e operacionais relevantes.

No período mais recente analisado pelo Sicredi, a utilização das melhores ofertas disponíveis e os aprimoramentos feitos na gestão resultaram em mais de R$ 2 milhões de economia em passagens aéreas e quase R$ 1 milhão em hotelaria, totalizando mais de R$ 3 milhões.

Além do saving financeiro, o processo de reservas se tornou mais simples e descentralizado. A instituição mensurou uma redução de 75% no esforço operacional do usuário, o equivalente a aproximadamente 10 mil horas de trabalho poupadas por ano.

Esses ganhos não representam apenas economia interna. Para o Sicredi, cuidar melhor dos recursos da operação também significa gerar valor para os associados e para as comunidades com as quais a instituição se relaciona.

O Luiz também afirma:

Quando a gente gera eficiência e cuida do nosso dinheiro, está retornando isso para os nossos associados e para a comunidade.

Com a ampliação do uso da plataforma, o Sicredi construiu uma base de informações capaz de apoiar não apenas a execução dos processos, mas também a tomada de decisão.

Por meio do TEO Insights, a instituição passou a analisar oportunidades de melhoria, identificar possíveis ganhos de eficiência e comparar o desempenho de sua operação com referências de mercado.

Essa visão ajuda a avaliar políticas, regras de negócio, negociações e padrões de gastos, mostrando onde a gestão já é eficiente e quais pontos ainda podem evoluir.

A transformação, portanto, deixou de estar restrita à digitalização. Os dados gerados pela operação passaram a orientar decisões e apoiar novas ações de eficiência.

Uma parceria que evoluiu junto com o negócio

Desde 2018, Sicredi e Paytrack cresceram juntos.

Ao longo dessa trajetória, as necessidades das cooperativas ajudaram a orientar melhorias nos módulos e funcionalidades da plataforma. Ao mesmo tempo, a evolução da Paytrack abriu novas possibilidades para a gestão de viagens, despesas, cartões e dados dentro da instituição.

Essa construção conjunta também aproximou o Sicredi dos processos de desenvolvimento e experimentação de novos produtos. A relação passou a ser marcada pela troca constante entre as necessidades da ponta e as oportunidades oferecidas pela tecnologia.

O resultado é uma operação que hoje apoia milhares de colaboradores e dezenas de cooperativas em diferentes regiões do país.

Essa parceria está muito pautada no que nos motivou a nos conectar lá no passado: inovar juntos. A capacidade de, a partir da cooperação e da cocriação, inovar é algo que nos diferencia.

Mais do que implementar uma tecnologia, Sicredi e Paytrack construíram uma jornada contínua de evolução do projeto-piloto à escala nacional, da automação à inteligência e do ganho operacional a uma gestão cada vez mais estratégica.

Para saber mais sobre o case da Sicredi com a Paytrack, clique aqui e confira o vídeo completo.