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8 erros comuns na gestão de despesas corporativas e como superá-los
A gestão de despesas desempenha um dos papéis mais importantes para o sucesso financeiro da instituição. No entanto, muitas empresas acabam cometendo erros na hora de coordenar essas operações, o que pode prejudicar significativamente a saúde financeira do negócio.
Alguns erros comuns na gestão de despesas como gastos supérfluos, operações manuais ou inadequadas, podem podem parecer inofensivos mas tem um grande impacto oneroso e contribuem para fraudes corporativas.
Você já considerou falhas na gestão de despesas da sua empresa? Neste conteúdo vamos trazer os erros mais comuns na gestão de despesas e boas práticas para evitar esses equívocos, acompanhe!
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Importância de fazer uma boa gestão de despesas
A gestão de despesas permite controlar e otimizar os gastos da empresa, reduzindo custos e promovendo uma saúde financeira mais proveitosa.
Uma gestão de despesas eficiente permite que a empresa tenha uma visão mais precisa sobre a movimentação financeira, permitindo iniciativas mais assertivas e planejamentos estratégicos mais objetivos.
Outro benefício interessante são as oportunidades que a empresa ganha de se desenvolver estrategicamente investido em áreas táticas como tecnologia, marketing, produto, isso porque com uma visão holística sobre todo cenários monetário permite estruturar melhor os gastos e identificar as áreas em potencial onde se pode direcionar melhor os recursos.
Uma gestão de despesas inteligente permite a edificação de uma cultura de economia promovendo um mindset de conscientização financeira global que beneficia a instituição com uma maior contribuição de todas as áreas.
Em suma, sendo a gestão de despesas um meio de sobrevivência e crescimento vital para as empresas — independente do porte — o poder competitivo está em saber driblar os erros comuns na gestão, descuidos esses que podem acometer qualquer negócio e trazer grandes prejuízos.
8 erros comuns na gestão de despesas corporativas
Na jornada de despesas corporativas é possível que surjam diversos desafios e quanto mais complexos os cenários financeiros, mais morosos podem ser esses processos.
Dentro dessa esfera de despesas, os erros para evitar são:
- Dispensar Indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho, atuam como uma ferramenta essencial que mede e avalia o desempenho e os resultados da empresa em metas reais.
Esses indicadores trazem oportunidades para a empresa, permitindo monitorar as despesas e identificar adversidades, tornando o planejamento estratégico mais assertivo e evitando uso indevido de verba.
- Falta de políticas claras
As empresas precisam estabelecer políticas claras sobre suas operações e processos — principalmente quando envolvem questões monetárias — por exemplo: regulamentos sobre o uso de cartões de crédito corporativos, viagens corporativas, etc a fim de evitar gastos desnecessários ou violações de despesas.
- Não registrar todas as movimentações monetárias
Gastos pequenos podem não representar grandes impactos e por vezes não são registrados na movimentação financeira da empresa.
No entanto, qualquer uso do recurso da instituição deve ser registrado e avaliado, para que se garanta que o uso de verba não esteja ocorrendo de forma abusiva, uma oportunidade de fazer poda promovendo maior economia.
- Não revisar despesas regularmente
Revisar as despesas regularmente é fundamental para identificar áreas onde é possível cortar custos e redirecionar o orçamento, uma oportunidade de investir com assertividade.
Infelizmente, muitas empresas negligenciam esse ponto.
- Não estruturar políticas de viagens
Para as empresas que contam com deslocamento corporativo em sua gama de atividades, existem alguns erros comuns nas viagens corporativas, que sensibilizam a gestão financeira e podem causar muitos prejuízos.
Ao não definir políticas claras e bem estruturadas sobre adiantamento e reembolso — parte muito importante dos processos de viagem — a empresa se torna suscetível a fraudes e gastos abusivos.
- Falta de controle centralizado
Atuar em diversos programas, colher informações em diferentes lugares é bastante moroso e prejudica a produtividade e controle das despesas, aumentando consideravelmente o risco de erros e a duplicidade de esforços.
- Dispensar o uso de tecnologias
Muitas empresas optam por manter certos processos manuais, mas se tratando de despesas corporativas o aparato tecnológico pode ser um grande aliado, trazendo uma visão mais ampla sobre o cenário da empresa, aumentando a produtividade dos times, garantindo compliance sobre os processos contábeis.
- Ausência de aprovações prévias
Sem tecnologia ou sem um processo estruturado e organizado de aprovações de despesas, os recursos da empresa ficam sujeitos a fraudes como gastos excessivos e sem devida autorização prejudicando diretamente o caixa da empresa.
Como evitar esses erros na sua gestão de despesas
Cumprindo papel de grande impacto a gestão de despesas corporativas é crucial para o desenvolvimento de qualquer negócio, por isso aqui estão algumas boas práticas para evitar os erros na gestão de despesas:
- Estabeleça políticas claras de despesas
Políticas são a melhor forma de garantir uma ordenação no processo de despesas, foque em políticas abrangentes que estabeleçam procedimentos para registrar e aprovar despesas, essas políticas devem incluir prazos, limite de gastos, itens passíveis de reembolso e não passíveis.
- Faça uma revisão periódica dos relatórios de despesas
Estabeleça o hábito de regularmente revisar os relatórios de despesas a fim de identificar problemas, gastos não autorizados, erros, isso será muito benéfico para a saúde financeira da empresa, uma vez que rapidamente identificando o problema é mais fácil resolver.
- Ofereça treinamento para os colaboradores
A melhor maneira de garantir uma cultura de economia é fornecendo treinamentos para os colaboradores, repassando as políticas, ensinando o uso correto do software, informando sobre as boas práticas da gestão de despesas, isso permitirá que todos compartilhem do mesmo conhecimento e promoverá uma ambiente mais alinhado às expectativas da empresa.
- Faça uso da tecnologia
A melhor maneira de neutralizar os erros comuns na gestão de despesas e garantir controle, economia e segurança é aderindo à tecnologia.
Os sistemas de gestão de despesas são as inovações do mercado para qualquer empresa — independentemente do porte — garantir a saúde financeira do seu negócio, o uso de um software de gestão automatiza os processos financeiros e passa a trazer mais confiabilidade e segurança para gestão da empresa.
Como o Paytrack pode te ajudar a fazer uma gestão de despesas mais eficiente?
Sistemas completos como o Paytrack, garantem que todos os erros comuns da gestão de despesas sejam evitados, através de diversas funcionalidades voltadas a gestão que centralizam todos os processos em um único lugar, elimina processos desnecessários, garante o cumprimento das políticas reduzindo fraudes e violações, permite a gestão em tempo real, fornece relatórios e traz uma visão ampla sobre o cenário corporativo.
Uma boa gestão de despesas é a chave do sucesso de qualquer empreendimento.
Interessado em melhorar a gestão de despesas da sua empresa? Fale com nossos especialistas.
Quais são os erros comuns na gestão de despesas corporativas?
Na gestão de despesas, os erros mais comuns são: dispensar Indicadores de desempenho; não ter políticas bem definidas; não registrar todas as movimentações monetárias; não revisar despesas regularmente; dispensar o uso de tecnologias para realizar a gestão.
Como evitar erros na gestão de despesas corporativas?
Para evitar erros na gestão de despesas corporativas, é importante seguir algumas boas práticas, como ter políticas bem definidas, fazer o controle de relatórios regularmente e usar um sistema para facilitar a gestão das despesas.
Qual é a importância da gestão eficaz de despesas corporativas?
Uma gestão de despesas eficiente permite que a empresa tenha uma visão mais precisa sobre a movimentação financeira, permitindo iniciativas mais assertivas e planejamentos estratégicos mais objetivos.
