Documentos e dados obrigatórios para voos: tire suas dúvidas

Entender quais são os dados obrigatórios para voos é fundamental para todas as pessoas que vão fazer uma viagem de avião. Para colaboradores que viajam a trabalho, ter todos os documentos necessários em mãos é indispensável.

As viagens corporativas são necessárias por diversos propósitos dentro de uma empresa. Para organizá-las, é necessário muito cuidado e atenção. Afinal, não é interessante que na hora do embarque o viajante esbarre com problemas de dados e outros empecilhos, não é mesmo?

Imagine não poder viajar por falta de documentos ou erros de preenchimento? Certamente, este contexto poderá impactar negativamente os negócios da empresa.

Neste conteúdo, reunimos as mais diversas dúvidas referentes a dados obrigatórios para voos nacionais ou internacionais, com suas especificidades e novas diretrizes de voos. Além disso, conheça algumas soluções práticas para facilitar o dia a dia dos seus colaboradores.

Portanto, acompanhe conosco até o final e saiba como orientar os seus funcionários em suas viagens a trabalho.

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Quais os dados obrigatórios para voos?

Garantir uma viagem tranquila e sem contratempos é o desejo de todos os colaboradores que viajam a trabalho. Para isso, é muito importante que eles saibam quais são os dados obrigatórios para voos, seja para comprar a passagem ou durante o check-in.

Esses dados são solicitados tanto pelas companhias aéreas quanto pelas autoridades aeroportuárias. O objetivo é atestar a identificação correta dos passageiros e, além disso, cumprir os requisitos de segurança.

Deste modo, se você ainda não sabe quais dados e documentos apresentar, não se preocupe! Listamos todas as informações necessárias tanto para voos para dentro do país quanto para viagens internacionais. Confira:

Voos nacionais

Para embarcar em voos nacionais, é essencial fornecer alguns dados obrigatórios durante o processo de compra e no check-in. Neste momento, fornecê-los corretamente evita uma série de problemas no embarque.

Com isso, independentemente se a compra das passagens seja feita por telefone, internet, em companhias ou agências corporativas, esses dados são padrões e necessários para a emissão. Confira quais são:

• Nome completo;
• Data de nascimento;
• Número do documento de identificação (RG, CNH ou outro documento válido que possua foto de identificação);
• Nacionalidade;
• Dados de contato.

Na ausência de algum documento padrão de identificação, é possível apresentar outros como a carteira de trabalho. Todos documentos emitidos por algum ministério, poder legislativo ou judiciário também são válidos.

Além disso, no check-in, você deve comprovar os dados da compra e utilizar um documento de identificação oficial.

Voos internacionais

Para realizar o embarque em voos internacionais, você deve fornecer dados para garantir tanto a identificação do passageiro quanto o cumprimento das exigências legais dos países de origem ou destino.

Desta forma, em termos de dados, se mantêm os mesmos padrões dos voos nacionais. Porém, em voos internacionais, algumas medidas a mais são exigidas por questões de diretrizes referentes ao destino da viagem. Veja:

• Nome completo (conforme consta no passaporte);
• Número do passaporte;
• Data de emissão e validade do passaporte;
• Número do documento de identificação (RG, CNH ou outro documento válido que possua foto de identificação);
• Dados de contato.

Sendo assim, você deve apresentar os documentos que confirmem a identificação do passageiro no embarque e no balcão, caso haja despacho de malas.

Quanto ao visto, ele pode ser exigido dependendo do destino da viagem e da cidadania do viajante, sendo necessário apresentá-lo na baldeação antecedente ao local de destino. Neste momento, se os documentos não estiverem regulares, o embarque será impedido.

Lembre-se que alguns destinos exigem certificado de vacinação. Por isso, antes da compra, verifique no consulado ou embaixada do país de destino a necessidade de comprovação. Para voos nacionais, é preciso se informar na Anvisa.

Confira o nosso conteúdo completo sobre Adiantamento para despesas de viagens: como conter os riscos?

O que é a resolução 595 e como ela afeta as viagens corporativas?

A resolução nº 595/2020, proposta pela ANAC, entrou em vigor em 03/11 de 2022 e informa que será obrigatório o preenchimento de CPF e dados de contato, sem exceção para os viajantes de voos domésticos.

Isso porque, segundo o Artigo 1º, “a prevenção e a repressão a atos de interferência ilícita na aviação civil e a investigação de interesse à saúde pública, junto às autoridades competentes”, a fim de preservar maior segurança no transporte aéreo e a saúde dos passageiros.

Em resumo, as companhias aéreas devem fornecer antecipadamente os dados completos dos passageiros com viagem marcada.

Para gestores que compram passagens aéreas via sistema de viagem corporativa, o próprio sistema já deve solicitar e relacionar corretamente os dados do viajante corporativo.

Sendo assim, as empresas que dependem de viagens para seus negócios precisam se adaptar a essas mudanças, revisando suas políticas de viagem e treinando seus colaboradores para lidar com as novas exigências.

Como preencher os dados corretamente nos sites de companhias aéreas?

É importante preencher os dados corretamente e se atentar sempre a erros ortográficos. No caso do nome, o preenchimento deve seguir a mesma ordem do documento, evitando abreviações.

Por exemplo: José Rodrigues de Souza Júnior, neste caso, RODRIGUES DE SOUZA JÚNIOR deve preencher o campo sobrenome e apenas JOSÉ no campo nome, evitando abreviações ou letras iniciais.

É muito importante verificar se o nome dos passageiros está correto de acordo com os documentos que serão apresentados como validação no check-in, assim como todos os demais dados, incluindo números.

Para voos internacionais, redobre a atenção e preencha os dados conforme os dispositivos no passaporte.

A seguir, confira conosco algumas dicas essenciais para preencher os dados corretamente, evitando qualquer tipo de falha:

1. Verifique os dados pessoais

No momento de informar os seus dados pessoais, todo cuidado é pouco. Neste primeiro momento, é importante que o nome completo informado esteja exatamente igual ao que consta no documento de identificação.

2. Informações de contato

Outro detalhe essencial são as informações de contato. Com isso, informe corretamente o número de telefone e o e-mail. Afinal, a companhia aérea usará essas informações para enviar detalhes importantes, como o check-in.

3. Sempre faça uma revisão

Antes de finalizar a compra de uma passagem aérea, revise os dados informados. Erros de digitação são comuns e, quando eles passam despercebidos, podem causar uma grande dor de cabeça ao colaborador viajante.

Leia sobre: Como construir uma política de uso para cartão corporativo?

Quais os principais desafios ao coletar dados para voos corporativos?

Empresas com alta demanda de viagens corporativas encontram alguns desafios no momento de gerenciar os dados dos seus colaboradores.

Ou seja, desde a padronização de informações até o cumprimento de normas internas e regulatórias, a gestão eficaz dos dados pessoais é fundamental para evitar problemas e, além disso, garantir a segurança dos viajantes.

Confira conosco alguns destes desafios e como sua empresa pode contar com a Paytrack para fazer a gestão de viagens corporativas:

1. Centralizar e padronizar os dados dos colaboradores

Quando falamos em dados obrigatórios para voos, uma das maiores dificuldades encontradas pelas empresas é fazer a centralização e padronização dos dados de seus colaboradores viajantes. Isso, principalmente em casos de equipes grandes.

Colher dados como nomes completos, números de documentos e até mesmo informações de passaportes de forma acessível e organizada soa como desafiador. Afinal, atualizações podem ser mais do que frequentes.

No entanto, as empresas podem contar com a Paytrack, que oferece uma plataforma que centraliza todas essas informações. Com isso, os gestores de viagens podem acessar dados de forma instantânea, facilitando a gestão de viagens.

2. Segurança e proteção de dados sensíveis

Com um alto volume de dados sensíveis envolvidos em reservas de voos e outros processos de viagens, manter a segurança das informações é essencial. Isso é, sem sombra de dúvidas, uma tarefa desafiadora para as empresas.

Por isso, uma plataforma de gestão de viagens completa, como é o caso da Paytrack, é fundamental. Afinal, ela utiliza tecnologias de segurança para garantir que todos os dados sensíveis dos colaboradores se mantenham seguros.

3. Atualização constante dos dados

Manter os dados dos colaboradores sempre atualizados é fundamental para se resguardar contra possíveis problemas. Isso porque reservas incorretas e bloqueios de embarque podem gerar um grande mal-estar nos viajantes e comprometer o objetivo das viagens.

Contudo, a atualização manual das informações é um processo trabalhoso e, muitas vezes, suscetível a falhas e retrabalho.

Neste momento, a Paytrack oferece uma atualização de dados simplificada. Os colaboradores podem acessar a plataforma e revisar suas informações diretamente, otimizando todo o processo que antes era trabalhoso.

Leia também: Viagem corporativa para São Paulo: como organizar uma?

Boas práticas para obter maior precisão dos dados de voos

Garantir precisão nos dados de voos corporativos dos colaboradores é essencial para evitar transtornos. Afinal de contas, já imaginou perder uma agenda importante para a empresa por falta de atualização de dados?

Deste modo, garantir uma experiência de viagem eficiente para os colaboradores é responsabilidade da empresa. Para isso, existem algumas boas práticas que, quando seguidas, podem aumentar a precisão dos dados de voos. Conheça algumas delas abaixo:

1. Tenha uma rotina de verificação de dados

Criar uma rotina de verificação de dados antes de cada reserva é fundamental para evitar erros. Por isso, revise informações essenciais como nome completo, número do documento e datas de validade, a fim de assegurar que eles estejam corretos.

2. Adote uma plataforma de gestão integrada

Plataformas de gestão de viagens corporativas, como a Paytrack, facilitam não somente o armazenamento, como também a atualização dos dados dos colaboradores em um só lugar. Com isso, eles se tornam mais acessíveis e padronizados, reduzindo o risco de erro humano.

3. Realize auditorias regulares dos dados de viagens

Realizar auditorias periódicas é fundamental. Afinal, elas permitem  identificar inconsistências e corrigir dados desatualizados. Processo este que é essencial para empresas com grande volume de viagens, uma vez que permite uma análise profunda e garante que as informações permaneçam atualizadas.

Vale a pena optar por uma agência de viagens corporativas?

Optar por uma agência de viagens corporativas é uma decisão acompanhada por vários benefícios para uma empresa. Afinal de contas, estamos falando de maior eficiência e segurança para as viagens a trabalho.

Ou seja, quando se trata de garantir que todos os dados obrigatórios para voos sejam preenchidos corretamente, uma agência especializada pode fazer toda a diferença.

Elas oferecem uma maior expertise na gestão de documentos e no cumprimento das exigências das companhias aéreas. Assim, evita-se correr o risco de erros que possam comprometer a viagem.

Além disso, uma agência de viagens corporativas oferece suporte em tempo real. Deste modo, caso haja qualquer problema relacionado aos documentos ou à reserva do voo, a agência pode intervir rapidamente para resolver a situação.

Com um suporte especializado à disposição da empresa, maiores são as chances do colaborador fazer suas viagens sem contratempos. Logo, você faz cada deslocamento de forma tranquila e eficiente.

Como preencher os dados corretamente em um sistema de gestão de viagens?

Um sistema de gestão facilita todo processo de planejamento das viagens corporativas e, de maneira prática, minimiza os erros com preenchimento de dados e riscos com embarque e passagens por ser altamente intuitivo.

Afinal, estamos falando de uma solução automatizada que faz atualizações constantes de acordo com as novas resoluções e leis. Assim, não será necessário alterar os dados no site da companhia ou despender tempo com excesso de etapas.

Desse modo, ao utilizar apenas uma única aba de forma rápida e eficiente, você pode atualizar o cadastro dos seus viajantes, garantindo que suas viagens sejam seguras.

Leia mais: Como o Paytrack atualizou o sistema depois da resolução 595

Quais documentos uma viagem exige?

É muito importante ficar atento à documentação necessária, tanto na hora de emitir a passagem quanto no embarque, e aos documentos de identificação requisitados.

Lembre-se que os documentos para viagem nacional padrão são RG ou CPF. Desse modo, eles devem estar sempre em bom estado e podem ser aceitos na versão original ou em cópia autenticada.

As versões eletrônicas aceitas incluem CNH, Documento Nacional de Identidade e título de eleitor, desde que estejam atualizados e com foto.

Agora, quanto aos documentos para viagem internacional, ficam à critério do destino. Você precisa estar informado sobre a necessidade de validade do passaporte, visto e certificado de vacinação.

Alguns documentos além do visto/passaporte podem ser solicitados dependendo do destino. Por isso, vale a pena ficar atento a eles:

• Comprovação monetária: Dependendo do destino, será necessário comprovar que você possui renda necessária para cobrir o período de permanência.
• Passagem de retorno: Alguns países podem exigir os dados de retorno da passagem para garantir que o viajante não permanecerá no país por mais tempo que o necessário.
• Certificado de vacinação: Muito importante se atentar a exigência de vacinação do destino desejado, para evitar transmissão de doenças. 

Portanto, recomenda-se que você sempre tenha o passaporte em mãos por segurança.. Mas existem destinos, como para países do Mercosul ou com acordo de viagem de brasileiros, que aceitam o documento de identidade.

Como fazer a gestão de dados dos viajantes corporativos?

Estar sempre atualizado quanto às novas leis ou exigências das companhias é um passo muito importante. Além disso, é essencial atualizar os cadastros com certa frequência para evitar que se tornem um problema em grande escala na hora da viagem.

Na prática, estamos falando de um processo moroso e muito improdutivo. Desta forma, um sistema de gestão de viagens é a melhor solução para os gestores que pretendem implementar agilidade em seus processos.

Isso porque um software organiza as informações em um único lugar de maneira intuitiva, tornando o preenchimento mais seguro e reduzindo o risco de erros ortográficos ou com dados.

Sendo assim, sempre que as companhias aéreas sancionam novas leis ou coletam novos dados, o sistema se atualiza sozinho e notifica a necessidade de reparo.

No Paytrack, em uma única tela e com poucas etapas, é possível fazer a gestão de dados dos viajantes corporativos e, de maneira rápida, manter os dados sempre atualizados. Afinal, o sistema já está parametrizado com a nova resolução nº 595.

Além disso, o Paytrack conta com a possibilidade de integrar dados com seu sistema de RH, atualizando as informações de seus colaboradores de forma automática.

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