Como fazer um controle de quilometragem mais eficiente em 6 passos

Se sua empresa possui vendedores externos ou atividades que exigem um veículo, como a realização de viagens corporativas, há uma boa chance de você já realizar de alguma forma o controle de quilometragem.

Essa prática é extremamente necessária para que processos financeiros, como o reembolso e a prestação de contas, sejam feitos corretamente.

Diferentemente do controle de frota, onde a empresa possui seus próprios veículos e precisa monitorar, além das rotas, as condições dos veículos, o controle de quilometragem assume o monitoramento das rotas percorridas pelo colaborador com veículo próprio.

E é sobre esse assunto que vamos tratar hoje! Portanto, confira conosco as melhores práticas para um controle de quilometragem mais eficiente na sua operação.

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O que é controle de quilometragem?

O controle de quilometragem é um processo que permite monitorar e registrar as distâncias percorridas por veículos em atividades corporativas, como uma viagem ou um deslocamento para uma visita dentro da mesma cidade.

Ele é fundamental para calcular corretamente os reembolsos de despesas de colaboradores que utilizam seus veículos próprios para trabalho. Afinal, ele possui gastos como gasolina e pedágio, no caso de viagens corporativas.

Deste modo, ao registrar com maior precisão cada trajeto percorrido pelo colaborador, as empresas conseguem garantir uma gestão de reembolsos eficiente e, além disso, otimizar os custos relacionados ao transporte.

Além disso, esse controle, se feito de forma mais automatizada, elimina erros manuais e garante maior precisão nos registros. A tecnologia permite análises de rotas, tempo de cada viagem e gastos mais certeiros com gasolina e pedágio, por exemplo.

Dados como estes garantem mais segurança para os colaboradores e para a empresa, evitando fraudes e tornando as políticas com despesas corporativas mais efetivas.

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Qual a importância do controle de quilometragem?

Dados imprecisos atrapalham sua contabilidade e isso eventualmente custará mais tempo e dinheiro, já que, ao faltar informações ou não saber se as contas para o reembolso estão corretas, a equipe financeira pode ser afetada na hora de prestar contas.

Um bom controle de quilometragem é uma parte importante do reembolso de km, pois, sem ele, seria impossível para seus funcionários se qualificarem para a compensação. É por isso que é importante registrar todas as viagens de negócios e incluir esses detalhes cruciais:

• Data e hora da viagem;
• Quilometragem percorrida;
• Destino;
• Finalidade.

Sendo assim, o controle de quilometragem é essencial para garantir transparência e precisão nas despesas corporativas de deslocamentos.

Além disso, com o controle adequado, a empresa pode identificar padrões de consumo e otimizar as rotas. Isso ajuda a reduzir custos com combustível e manutenção, além de incentivar o uso consciente dos recursos.

Para aquelas empresas que possuem uma política de reembolso de quilometragem, essa prática é ainda mais indispensável, uma vez que garante compliance e evita problemas sobre valores a serem pagos aos colaboradores.

Quais os benefícios de fazer o controle de quilometragem?

Colocar em prática o controle de quilometragem na sua empresa é uma ação que traz consigo uma série de benefícios, tanto financeiros quanto operacionais. A seguir, confira conosco alguns dos principais exemplos:

• • Redução de custos: o monitoramento preciso das distâncias percorridas evita gastos excessivos com deslocamentos não monitorados.
  • Eficiência administrativa: reduza (ou elimine) a papelada contábil extra e desnecessária, garantindo que a quilometragem de cada colaborador seja rastreada adequadamente.
  • Faturamento e precisão contábil: controles de quilometragem feitos da maneira correta tornam o faturamento e a contabilidade mais simples e precisos.
  • Transparência com o cliente: um controle de quilometragem detalhado torna mais fácil explicar os valores e o tempo investidos e que você está cobrando dos clientes. 
  • Desempenho do funcionário: ter um registro de todos os detalhes da viagem – incluindo quaisquer trabalhos externos não autorizados ou recados pessoais – fornecerá informações valiosas sobre a produtividade dos funcionários.
  • Prevenção de fraudes: o registro detalhado da quilometragem dificulta a existência de fraudes, como o valores de reembolso altos demais.

Para uma gestão mais simplificada e assertiva, conte com o uso de tecnologias. Elas eliminam o risco de erros e facilitam o acompanhamento das viagens em tempo real, possibilitando uma tomada de decisão mais eficiente.

Portanto, tais benefícios tornam o controle de quilometragem uma prática indispensável para as empresas.

Como o controle de quilometragem previne minha empresa de erros?

Você já pode entender que o controle de quilometragem é essencial para uma empresa, certo? O que não te contamos ainda é que ele demonstra a sua utilidade no momento de prevenir a organização contra algumas falhas e desafios.

Ou seja, ele é uma ferramenta estratégica que resguarda o financeiro da empresa de diferentes formas. A seguir, acompanhe conosco alguns destes erros que são prevenidos com um controle eficiente:

• Reembolsos incorretos: o controle de quilometragem impede a empresa de reembolsar valores acima ou abaixo do que foi percorrido.

• Dados inconsistentes: um padrão claro de preenchimento impede que erros de cálculo ou inconsistências em registros passem despercebidos.

• Inconformidade com a política: menores são as chances do não cumprimento das políticas de despesas.

Esses são alguns dos erros comuns que sua empresa pode evitar ao implementar um controle eficaz de quilometragem, melhorando a transparência e a precisão nos processos de reembolso e gestão de despesas.

A evolução do controle de quilometragem

Já imaginou fazer o controle de quilometragem dos seus colaboradores em um livro de registro? Até meados da década de 1980, era assim que muitas empresas registravam (quando registravam) os deslocamentos com veículos para atividades corporativas.

Só quando o computador começou a se popularizar que então as empresas começaram a armazenar o controle de quilometragem em planilhas como o Excel. 

Contudo, o registro da quilometragem permanecia demorado, já que ainda envolvia manter uma rotina de inserir dados manualmente a cada semana ou mês na planilha. 

No início dos anos 2000, as empresas adotaram um novo software para rastrear e reembolsar despesas. Alguns desses sistemas dependiam das leituras do odômetro, outros eram integrados ao Google Maps. Tudo o que o motorista precisava fazer era inserir um endereço de partida, um destino e uma descrição, e o sistema de despesas fazia o resto.

A integração acelerou na década de 2010, com o surgimento de aplicativos móveis para controlar e calcular a quilometragem. Alguns desses aplicativos continuam a depender do Google Maps e de entradas manuais, mas outros usam rastreamento por GPS para calcular e registrar automaticamente a quilometragem. Tudo o que o motorista precisa fazer é pressionar “Play” em um smartphone ou tablet.

Os métodos mais antigos envolvem tarefas administrativas redundantes e demoradas e criam brechas que tornam quase impossível controlar os custos. No entanto, muitas empresas demoraram a adotar sistemas de controle de quilometragem mais eficientes. 

Os funcionários não gostam de ser rastreados. Seus empregadores trabalham arduamente para construir confiança e hesitam em sacrificar a confiança por um maior controle de custos.

Nenhuma abordagem atingiu a perfeição, mas quando você considera as consequências de manter processos manuais, você descobre que as preocupações com a tecnologia mais recente são insignificantes.

Quais as formas de fazer o controle de quilometragem? 

Por muitos anos, quase todos os registros para o controle de quilometragem se basearam na gestão e cálculo manual. Contudo, hoje é possível contar com diferentes formas que auxiliam um cálculo mais eficaz e garantem o reembolso de quilometragem para seus colaboradores.

Há três principais maneiras pelas quais os gestores podem controlar suas despesas com quilometragem, são elas:

1. Planilhas

Estas são as opções de controle de quilometragem de baixo custo, mas são demoradas e repletas de imprecisões.

Como são registrados manualmente, há muito espaço para erros. Às vezes, seu funcionário pode iniciar uma viagem e não anotar o número atual em seu odômetro, o que os leva a registrar estimativas.

Ainda que as planilhas sejam automatizadas ou tenham integração com algum outro sistema, a possibilidade de fraude corporativa é muito grande, já que envolve processos manuais, o que dificulta uma auditoria, por exemplo.

2. Sistemas de gestão de despesas

Os sistemas de gestão de despesas, utilizados ​​para rastrear as despesas dos funcionários e reembolsá-las, estão à frente das planilhas. Eles são uma opção que garante mais agilidade e segurança, já que há um acompanhamento mais detalhado de como os registros são realizados. 

Contudo, caso o sistema não seja automatizado, será necessário depender dos colaboradores para inserir manualmente alguns dados de viagem. Alguns desses sistemas possibilitam a integração com o Google Maps, por exemplo. 

Com esses dados corretamente preenchidos, é possível fazer os cálculos de quilometragem para o reembolso de forma mais segura e automatizada.

3. Aplicativos de controle de quilometragem

Essa é a forma mais precisa e eficiente de rastrear e relatar detalhes da viagem. Por isso, o ideal é que as empresas fiquem de olho nas opções disponíveis no mercado.

Os aplicativos usam GPS e tecnologia do smartphone para rastrear a localização e a quilometragem automaticamente para cada viagem, sem a necessidade de realizar a entrada manual de dados.

Sendo assim, os aplicativos economizam tempo colocando registros, criando faturas e relatando despesas de quilometragem diretamente do celular para o sistema de gestão de despesas corporativas ao qual é integrado.

Não deixe de ler sobre direitos e deveres em viagens corporativas: guia completo

Como os colaboradores se sentem em relação ao rastreamento por GPS?

Em 2019, a mBurse entrevistou trabalhadores rastreados por GPS e descobriu que 81% apoiariam seu empregador no rastreamento de sua milhagem comercial se isso significasse receber reembolso total das despesas do veículo.

As preocupações com a privacidade tendem a se dissipar se um empregador usar o rastreamento por GPS de maneira que proteja claramente a privacidade dos funcionários e que não leve ao microgerenciamento.

Para que este processo funcione da forma devida, é preciso que a empresa seja clara sobre como os dados serão usados, isso aumenta a confiança e a transparência.

Ao abordar essas preocupações de forma aberta, as empresas podem melhorar a aceitação do rastreamento por GPS entre os colaboradores, ressaltando os benefícios tanto para eles quanto para a organização.

6 passos para um controle de quilometragem eficiente

Agora que você já entende a importância de olhar para o controle de quilometragem da sua empresa e as principais formas de fazer esse controle, chegou o momento de montar processos que tornam essa atividade mais eficiente. Confira:

1. Definir política de reembolso

Uma política de reembolso nada mais é do que o conjunto de regras e diretrizes que definem como alguns processos devem ser feitos. Por exemplo, ela tem como intuito deixar claro para seus colaboradores quais tipos de despesas são reembolsáveis e em quais circunstâncias. 

Com uma política bem definida para o reembolso de km, se torna mais difícil para que os colaboradores recebam valores indevidos em circunstâncias que afetam negativamente a empresa. 

A política também garante mais compliance e segurança aos processos. Saiba como construir uma política de reembolso com o nosso guia completo.

2. Planejar as rotas ideais para os colaboradores

Quando utilizamos o Google Maps ou o Waze para planejar uma viagem ou um breve deslocamento, esses aplicativos costumam nos dar o melhor caminho considerando tempo de deslocamento e a distância percorrida.

Para ter mais efetividade nas viagens que exigem o reembolso de km, planeje rotas ideais, considerando os trajetos definidos para cada dia, e controle os gastos e deslocamentos dos colaboradores com mais precisão.

Imagine que sua equipe de trade farmacêutico precisa visitar um número específico de estabelecimentos em um dia. Com o endereço de todos os lugares, é possível pensar numa rota ideal para que os colaboradores consigam realizar as visitas com o menor tempo e a menor distância percorrida possível.

3. Acompanhar o deslocamento dos colaboradores por GPS

Acompanhar os deslocamentos por GPS permite que o controle de km tenha mais precisão. Além disso, este monitoramento proporciona mais segurança aos colaboradores

Por outro lado, vale a pena ressaltar que esse acompanhamento é uma excelente forma de evitar fraudes, já que o colaborador pode desviar da rota definida para realizar atividades pessoais, por exemplo.

4. Criar um padrão de controle e preenchimento dos deslocamentos de cada colaborador

Se o controle da sua empresa ainda for manual, padronize o preenchimento que os colaboradores devem seguir ao realizar deslocamentos com veículos próprios, tornando o processo mais eficiente e seguro.

Afinal de contas, este padrão garante que as planilhas estejam sempre preenchidas e, deste modo, o financeiro não tenha que correr atrás de informações para realizar processos de reembolso e prestação de contas.

5. Criar um padrão de relatório dos custos com quilometragem

Como você faz seus cálculos de km? Para que esse processo seja eficiente, é necessário que se tenha um padrão de dados nos relatórios dos custos com quilometragem.

Além disso, esse padrão possibilita o acompanhamento de indicadores chave para a área financeira. Assim, os gestores conseguem ter mais previsibilidade dos gastos e maior controle da violação de políticas, por exemplo.

6. Usar um sistema para fazer o controle e reembolso de quilometragem

Automatizar todo esse processo certamente é o passo mais importante e que trará mais resultados na sua operação. Isso porque, com um sistema realizando esses processos, fica mais difícil passar por fraudes ou erros humanos.

Aproveite e confira também o nosso guia sobre o Cálculo de quilometragem: o que é e como fazer o cálculo para reembolso

Como um aplicativo pode facilitar o controle de quilometragem? 

Se seus colaboradores cometerem um erro nos registros da quilometragem, o erro provavelmente será a seu favor. Pequenas falhas ou estimativas podem se acumular ao longo do tempo em uma grande empresa, gerando uma bola de neve difícil de controlar.

Além disso, o controle de quilometragem em planilhas é quase impossível de auditar. Afinal, quando os funcionários reportam suas viagens, é muito difícil testar sua precisão.

Desta forma, como você detecta erros nos registros de quilometragem? Você pode se dar ao luxo de gerenciar tarefas com uma supervisão demorada e detalhada para todos os colaboradores que viajam na sua empresa?

Sem um aplicativo integrado ao sistema de despesas, seus colaboradores devem realizar muitas das seguintes etapas:

• Manter um registro das viagens do mês
• Calcular quilometragem para as viagens
• Inserir as informações na planilha
• Enviar a quilometragem para aprovação do reembolso
• Ter a quilometragem aprovada
• Corrigir quaisquer erros detectados durante a aprovação da quilometragem e reenviar para aprovação.

Este é um processo ineficiente e deixa a porta aberta para o erro humano. Com o uso de um aplicativo, como o Paytrack, que permite ao colaborador automatizar todo o processo de controle da viagem, é possível acompanhar e realizar, de forma integrada ao sistema de gestão de despesas corporativas, as seguintes atividades:

• Acompanhamento de rotas em tempo real pelo backoffice;
• Digitalização de notas fiscais via OCR;
• Gravação dos trajetos do colaborador;
• Alerta de desvio de rota;
• Cálculo automático de reembolso;
• Possibilidade de solicitação de reembolso de despesas via aplicativo.

Se você entende que está na hora de ter mais controle dos custos e ter processos mais eficientes do reembolso de km da sua empresa, fale com um de nossos especialistas!