O que é o cartão para funcionários? Como funciona? Quais as diferenças do cartão pessoal? E as vantagens? Essas questões aparecem com frequência no mundo corporativo e é essencial entendê-las antes de adotar o cartão para funcionários na sua empresa.
Por isso, preparamos este conteúdo especial, com todas essas dúvidas. Confira a seguir e veja quando vale a pena ou não usar um cartão para funcionários.
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O que é um cartão para funcionários
O cartão para funcionários é uma solução de pagamento usada pelas empresas para facilitar a gestão de suas despesas. Ele pode ser um cartão de débito, crédito ou até mesmo um cartão pré-pago, como é o cartão da Paytrack. A escolha varia de acordo com a estratégia financeira adotada pela empresa.
Os colaboradores não precisam utilizar dinheiro próprio e usam o cartão para custear as despesas relacionadas ao trabalho, como:
- Gestão de fundo fixo ou caixinha;
- Licenças de software;
- Assinaturas e compras online;
- Transporte, aluguel de carros e estacionamento;
- Verbas de marketing;
- Disponibilização de diárias;
- Despesas realizadas por colaboradores em nome da empresa em viagens corporativas.
A Paytrack, por exemplo, tem o cartão pré-pago corporativo, feito para facilitar a garantir maior segurança no processo de adiantamentos para colaboradores. Ele funciona de forma integrada com o Expense da Paytrack, permitindo que todo o gerenciamento seja feito através de uma única plataforma.
Diferença entre cartão corporativo e cartão pessoal
Diferente do cartão pessoal, o cartão corporativo é gerenciado pela empresa, e não pelo colaborador. Assim, o cartão corporativo oferece maior segurança no processo de adiantamentos, além de reduzir o tempo gasto com o controle e monitoramento das despesas pelo time financeiro.
Quais são as vantagens de oferecer cartão corporativo para funcionários
Há muitas vantagens de fornecer cartão corporativo para funcionários. Vejamos cada uma delas:
Redução de tempo com reembolsos
Em primeiro lugar, o cartão corporativo reduz o tempo gasto com processos de reembolso. De forma simples, o reembolso de despesas corporativas é o movimento de restituir o valor que o colaborador gastou com seu próprio dinheiro.
Por exemplo, as empresas reembolsam principalmente despesas de viagens corporativas, como transporte, alimentação, deslocamento e hospedagem.
O reembolso tem impacto direto na saúde financeira da empresa e gera muita demanda para o time financeiro, que precisa analisar e aprovar as despesas, seguindo as diretrizes da empresa.
Em compensação, o cartão corporativo é uma alternativa mais moderna e prática, visto que permite que os custos sejam pagos diretamente pela empresa. Além disso, o time consegue acompanhar em tempo real as movimentações, o que não é possível com o reembolso.
Monitoramento dos gastos em tempo real
Outra vantagem é que o cartão para funcionários permite que a equipe financeira acompanhe as movimentações em tempo real.
Assim, as empresas têm maior controle sobre os dados, ao definir limites, categorias de gastos permitidos e ao visualizar o fluxo de dados em tempo real, o que reduz riscos de erros operacionais.
Centralização das despesas
Além disso, o cartão corporativo para funcionários torna a gestão de despesas mais simples, já que com os dados centralizados é mais fácil elaborar relatórios e auditorias.
Conciliação financeira automática
Sendo assim, como o cartão corporativo está ligado à conta da empresa, cada transação se registra automaticamente e facilita a conciliação financeira, cruzando despesas com solicitações e aprovações internas.
Autonomia e segurança para os funcionários
Por fim, além das empresas, os colaboradores também têm vantagens. Com limites definidos e categorias de gastos permitidos no cartão corporativo, os funcionários têm liberdade e segurança ao saberem onde e como está sendo gasto o dinheiro.
Quando precisam utilizar dinheiro próprio e depois solicitar o reembolso, o que acontece muitas vezes é a perda do controle sobre suas finanças pessoais. Ao longo do tempo, isso pode gerar insegurança para o funcionário ao realizar uma viagem em nome da empresa.
Como funcionam as políticas de uso de um cartão para funcionários
Uma política de cartão corporativo é extremamente necessária, sobretudo, para evitar riscos financeiros e de compliance. Para que o cartão funcione como esperado, com todas as vantagens que listamos acima, é essencial definir a política.
Em poucas palavras, uma política de cartão corporativo é um conjunto de regras estabelecidas pela empresa, que possuem o objetivo de declarar os termos e condições de uso do cartão. Ela é responsável por definir regras, como essas a seguir:
- Limite de gastos: a empresa estabelece um teto de gastos para o colaborador, que passa a conhecer o limite e utilizar o cartão com mais inteligência. Com o cartão pré-pago da Paytrack, é possível ainda estabelecer o limite de gastos que pode ser usado para refeições, translado, passagens, entre outros;
- Despesas autorizadas e não autorizadas: varia de acordo com cada tipo de negócio. Mas, as despesas mais comuns em cartões corporativos são com hospedagens, passagens aéreas, alimentação e transporte;
- Acesso autorizado ao cartão: refere-se a quem tem direito de usar o cartão para funcionários. Um recurso muito utilizado é o termo de responsabilidade de uso, que deve ser assinado pelo colaborador;
- Processo de prestação de contas automatizada: relativo a entrega de relatórios, processos de reembolso;
- Ações disciplinares para o uso incorreto: deve descrever as penalidades para cada infração;
- Entre outras.
Veja um modelo de uso de políticas do uso do cartão corporativo.
Benefícios para o financeiro: visibilidade e compliance
Com o cartão corporativo pré-pago da Paytrack, os colaboradores podem gastar somente os recursos que foram destinados às viagens e outras despesas relacionadas ao trabalho. Dessa forma, os gastos estão sempre dentro dos limites estabelecidos pela empresa.
Ademais, quando integrado ao sistema de gestão de despesas da empresa, como é o caso do Paytrack Card, além do controle, as empresas têm melhor visibilidade dos dados e garantem mais compliance.
Visibilidade com a integração do cartão à gestão de despesas
Todas as transações do cartão corporativo e informações relativas a adiantamentos, prestação de contas, política de gastos e outros dados ficam registradas em uma só plataforma, facilitando a visualização total das informações.
A gestão de despesas com cartão para funcionários tem o objetivo de ajudar as empresas a terem um melhor controle na gestão de suas despesas. Pensando nisso, a Paytrack criou a plataforma de gestão de despesas, que conta com as seguintes funcionalidades:
- Automação da prestação de contas: através da leitura automática de notas fiscais (OCR com IA);
- Parametrização de despesas: por centro de custo, tipo de colaborador e outros;
- Visualização em tempo real dos dados: através de relatórios gerenciais;
- Detector de gastos não permitidos: por meio de auditoria automatizada;
- Relatórios de compliance;
- Análises comparativas: por rota, área e colaborador;
- Integração com diferentes ERPs, bancos e APIs.
Deste modo, a gestão unificada permite que o setor responsável pelos adiantamentos de cartão e reembolsos reduza o tempo e custos despendidos na disponibilização de recursos e na conferência de relatórios de despesas.
Compliance
Compliance é o conjunto de regras que os colaboradores precisam obedecer para estar em conformidade com a política de despesas da empresa. Ter um bom compliance traz benefícios para as empresas, como:
- Maior credibilidade para o negócio;
- Garantia da qualidade e integridade de dados;
- Proteção contra fraudes corporativas;
- Redução de riscos fiscais, de gestão e de liderança;
- Proteção de dados de colaboradores e consumidores;
- Otimização na rotina de processos de trabalho das empresas;
- Melhora na atração de talentos;
- Cultura organizacional estabelecida com mais transparência e rigor.
Mas, por que oferecer cartão corporativo para funcionários ajuda no compliance das empresas? A resposta é simples: o cartão corporativo simplifica o processo de prestação de contas, já que cada transação é registrada automaticamente e, como na Paytrack, é integrada ao sistema de gestão de despesas corporativas da empresa.
Isso significa que os dados do cartão corporativo estarão integrados às funções disponíveis no sistema de gestão de despesas, como a categorização das despesas, a detecção automática de gastos não permitidos, aos relatórios gerenciais e de compliance.
Riscos do mau uso e como evitá-los
O uso do cartão para funcionários se torna indevido quando o colaborador ignora as regras da política da empresa. Exemplos incluem gastos pessoais, uso por terceiros não autorizados, despesas proibidas, valores acima do limite ou transações sem justificativa.
Esse é um problema que pode afetar o orçamento da empresa, e aumentar riscos na auditoria interna.
Por esse motivo, é fundamental que a política deixe claro o que não pode ser feito com o cartão, e que a gestão comunique os colaboradores sobre a política e eventuais atualizações de forma constante, para que todos estejam alinhados.
Nesse sentido, é importante que as empresas adotem medidas para evitar as temidas fraudes. Veja algumas recomendações:
- Defina políticas de uso claras e objetivas: detalhe as regras sobre como, onde e quando os colaboradores podem utilizar os cartões, além de estabelecer limites de gastos, categorias permitidas etc;
- Faça o controle em tempo real: utilize plataformas que permitam monitoramento instantâneo das transações, como a Paytrack;
- Capacite os colaboradores sobre o uso do cartão: realize treinamentos regulares para informar sobre a política de uso e alertar sobre os riscos de fraudes e penalidades;
- Realize auditorias frequentes: estabeleça auditorias periódicas para revisar transações e verificar a conformidade com as políticas internas;
- Revise e atualize constantemente as políticas: ajuste as diretrizes internas com base em incidentes anteriores, feedback dos colaboradores e novas ameaças identificadas.
Sendo assim, tais práticas ajudam a proteger os recursos da empresa, promovendo assim maior transparência no uso dos cartões corporativos e fortalecendo a confiança na gestão financeira.
O que a Paytrack oferece em cartões para funcionários
A Paytrack oferece cartões corporativos integrados à gestão de despesas corporativas, permitindo que a empresa defina políticas, limites e fluxos de aprovação de forma personalizada.
O cartão possui funcionalidades estratégicas e inteligentes para a otimização de tempo e recursos, assim como a manutenção do controle, monitoramento, segurança e compliance:
- Wallet do smartphone: para maior conforto, o cartão pode ser adicionado ao wallet do celular;
- Pagamento por aproximação: dando autonomia aos colaboradores na hora do pagamento;
- Despesas lançadas em tempo real: facilitando o controle e monitoramento dos dados;
- Centralização das despesas: todas pagas com um único cartão, facilita a visualização total de gastos (transporte, aluguel de carros, viagens corporativas, assinaturas online e despesas do dia a dia como materiais para o escritório);
- Controle de limites: os gestores e outros responsáveis definem os limites a serem gastos pelo colaborador;
- Integração com a política de gastos da empresa: para aumentar o compliance, regras sobre despesas permitidas, procedimento para prestação de contas e limites de gastos são definidas na política.
Espero que este artigo tenha te ajudado a entender melhor sobre o cartão para funcionários. Nossos especialistas também podem te auxiliar. Para isso, é preciso somente preencher o formulário abaixo:
