Alimentação em viagens corporativas: como devo calcular?

Empresas que possuem colaboradores que precisam se deslocar para outras cidades para atender às demandas operacionais precisam tomar alguns cuidados. Dentre eles, encontra-se a definição de um valor para alimentação em viagens corporativas.

Isso porque, uma vez que o profissional viaja em nome da empresa, é necessário que ela arque com as suas despesas corporativas. O que envolve a reserva das passagens aéreas, hospedagem, transporte e, é claro, os gastos com alimentação.

No entanto, como calcular qual o valor exato que aquele viajante precisará por dia? Aqui, temos uma dúvida que, certamente, passa pela cabeça de centenas de gestores.

Para evitar falhas operacionais e manter todos os processos da empresa em conformidade com a sua política, vamos entender melhor como calcular o custo com alimentação em viagens corporativas!

Acompanhe conosco e encontre as respostas para todos os seus questionamentos sobre este assunto.

Leia também: Melhores práticas para o seu controle de despesas corporativas

O que são despesas de viagens corporativas?

As despesas de viagens corporativas são todos os gastos gerados pelos colaboradores durante uma viagem a trabalho. Afinal de contas, os deslocamentos acontecem para atender às necessidades da organização.

Hoje, as viagens a trabalho são uma realidade para milhares de empresas. Elas acontecem por diferentes fins, seja para fechar um negócio, visitar clientes, participar de conferências e eventos, entre outros.

Deste modo, as despesas são necessárias para cobrir itens essenciais enquanto os funcionários estão fora de sua base de trabalho habitual, como é o caso dos gastos com alimentação.

Contudo, é preciso definir um valor limite para que o viajante gaste por dia. Para isso, o primeiro passo deve ser definir uma política de viagens corporativas, ferramenta indispensável para toda e qualquer empresa.

O que é uma política de viagens corporativas?

Uma política de viagens corporativas é um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas pela empresa com o intuito de regular despesas e comportamentos dos seus colaboradores durante uma viagem a trabalho.

Ou seja, estamos falando de um processo fundamental para manter o controle sobre despesas, garantindo a conformidade com o orçamento para viagens corporativas e evitando excessos.

No contexto da alimentação em viagens corporativas, a política é responsável por definir fatores como:

• Tipos de despesas permitidas;
• Os limites diários de gastos;
• Como deve ser feita a prestação de contas.

Sendo assim, as políticas asseguram que a alimentação nas viagens corporativas aconteça de forma econômica e transparente, sem comprometer o bem-estar do colaborador enquanto ele viaja.

Entretanto, para evitar riscos, é preciso que elas sejam claras e acessíveis. Ou seja, todos os profissionais devem ter conhecimento sobre elas, tendo todas as suas dúvidas esclarecidas.

Alimentação em viagens corporativas: como proceder?

Gerir as despesas de alimentação em viagens corporativas requer planejamento e clareza sobre as políticas internas da empresa.

O primeiro passo para garantir que os custos com refeições sejam justos deve ser entender como a empresa estabelece os limites de gastos. Neste momento, é possível tanto definir um valor fixo para arcar com todas as refeições durante o período da viagem quanto estabelecer um teto por refeição.

Deste modo, a empresa deve definir como os colaboradores farão a prestação de contas para que, em seguida, realizem o reembolso das despesas com alimentação. As empresas realizam esse processo de acordo com as políticas, mas geralmente pedem que os colaboradores guardem as notas fiscais e comprovantes.

Para calcular o valor que será destinado para a alimentação em viagens corporativas, é preciso levar uma série de fatores em consideração. E, se você não sabe quais são eles, não se preocupe! Continue a sua leitura conosco e descubra:

Como calcular o valor da alimentação em viagens corporativas?

Em uma viagem a trabalho, a empresa deve oferecer o suporte adequado para garantir o bem-estar dos seus colaboradores. Isso envolve, por exemplo, garantir que ele se alimente bem.

Calcular o valor que será disponibilizado para os colaboradores se alimentarem em uma viagem corporativa é um desafio para muitas empresas. Neste momento, é preciso levar em consideração uma série de fatores.

O primeiro deles você já sabe que é a política de viagens corporativas, certo? No entanto, existem outros pontos que não podem passar despercebidos. Confira a seguir:

1. Tenha um limite de gastos diários

No momento de fazer cálculo da alimentação em viagens corporativas, muitas empresas optam por estabelecer um limite diário de gastos.

Com isso, é importante considerar alguns pontos chave, como o destino da viagem a trabalho e o custo de vida daquela região.

Por exemplo, viagens a trabalho para grandes centros urbanos, como São Paulo, ou para o exterior geralmente demandam um limite de gastos maior. Afinal de conta, o custo de vida é alto.

Sendo assim, faça pesquisas locais para garantir que o cálculo da alimentação durante as viagens seja justo e adequado para os viajantes.

2. Defina valores por refeição

Outra estratégia que pode ser adotada pelas empresas é definir valores diferenciados por refeição. Ou seja, para cada refeição feita pelo colaborador (café da manhã, almoço e jantar), ele terá um valor disponível.

Aqui, é possível oferecer uma maior flexibilidade para o colaborador. Em contrapartida, a empresa também se beneficia, pois ela evita excessos e faz o controle de despesas com mais facilidade.

Portanto, leve em consideração fatores como se o hotel escolhido já possui café da manhã, ticket médio dos restaurantes da região, entre outros.

3. Analise a viagem a trabalho

Toda viagem a trabalho possui as suas especificidades. Por isso, além de considerar o destino, é muito importante analisar pontos como a sua duração.

Ou seja, uma viagem de 5 dias precisa ter um orçamento diferente de um deslocamento que vai durar somente 2 dias, certo?

Por isso, é fundamental definir o cálculo da alimentação em viagens corporativas quanto antes. A partir disso, todas as demais decisões serão mais fáceis de serem tomadas.

4. Controle as despesas corporativas

Ao definir o valor que será cedido para viagens corporativas, será preciso fazer auditorias e, se necessário, possíveis correções também. Neste momento, contar com uma plataforma de gestão de despesas como a Paytrack é fundamental.

Isso porque ela permite não somente definir os limites de gastos, como também acompanhar as despesas em tempo real. Com relatórios precisos e detalhados, é possível entender se o valor definido está sendo o ideal ou não.

Além disso, ferramentas como a Paytrack garantem que os colaboradores sigam as diretrizes da empresa, ao mesmo tempo em que simplifica o processo de reembolso, oferecendo maior transparência e controle.

5. Reembolso de despesas

Definir um limite de gastos com alimentação em viagens corporativas é importante, mas não garante compliance. Por isso, deve-se ter processos bem estabelecidos de reembolso de despesas.

Neste momento, algumas empresas preferem oferecer adiantamentos aos colaboradores para cobrir os gastos com alimentação. Enquanto isso, outras adotam a prática de reembolso somente após a apresentação de comprovantes fiscais.

Dessa forma, independentemente da abordagem escolhida, é fundamental que a política de alimentação seja clara e disponível para os colaboradores. Assim, é possível evitar uma série de problemas.

Qual a importância de um relatório de despesas de viagem?

A gestão de viagens corporativas de uma empresa passa por vários fatores, como por exemplo definir limites de gastos para alimentação. Além disso, também é preciso se atentar para o relatório de despesas de viagens.

Este relatório é o responsável por centralizar todos os gastos realizados pelo colaborador durante a viagem. Por meio da sua análise, pode-se entender se as despesas com hotel, transporte, alimentação, entre outros estão em conformidade com a política da empresa.

Deste modo, estamos falando de uma ferramenta que facilita a gestão empresarial, uma vez que ele fornece dados e insights valiosos. Agora, é possível identificar padrões de consumo e, se necessário, ajustar os limites.

Além disso, o relatório ajuda a empresa a identificar excessos ou gastos fora da política, permitindo um controle mais eficaz e a correção de possíveis falhas no processo de gestão de despesas.

Já imaginou ter acesso a relatórios de despesas de viagens corporativas de forma automatizada? Ou seja, sem planilhas complexas e trabalho manual? Com a Paytrack, isso é possível!

Os relatórios fornecidos pela Paytrack podem simplificar os processos da empresa. Isso permite que ela faça o monitoramento das despesas em tempo real, garantindo eficiência e transparência.

Confira também: E se eu perder o voo? Saiba quais são seus direitos e os deveres da empresa

Simplifique processos com a Paytrack

Quando falamos em processos como alimentação em viagens corporativas, a gestão manual de despesas pode ser demorada e sujeita a erros. No entanto, com a Paytrack, tais demandas são automatizadas, garantindo que tanto o cálculo quanto o controle de gastos sejam rápidos e eficientes.

A plataforma permite que os colaboradores registrem suas despesas de forma prática, ao anexar recibos e notas fiscais diretamente no sistema. Isso facilita o registro e o acompanhamento em tempo real.

Além disso, a Paytrack ajuda a empresa a definir limites claros para gastos com alimentação em viagens corporativas, garantindo que todas as despesas estejam dentro das políticas previamente estabelecidas.

Que tal simplificar o processo de gestão de despesas? Aproveite para falar com um dos nossos consultores para descobrir como podemos te ajudar!