Direitos e deveres em viagens corporativas: guia completo

As viagens corporativas são pilares fundamentais em milhares de empresas espalhadas pelo Brasil. Para garantir uma maior eficiência na gestão, é essencial entender quais são os direitos e deveres em viagens corporativas.

Isso porque a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) possui algumas diretrizes que regem as viagens corporativas de uma empresa. Por isso, é muito importante se manter atualizado e, assim, em conformidade com o que diz a lei.

Seus colaboradores sabem o que podem ou não fazer durante uma viagem a trabalho? Ou ainda, na gestão de viagens, a empresa tem garantido todos os direitos trabalhistas dos profissionais viajantes?

Essas dúvidas (e muitas outras) podem abrir brechas legais para que uma empresa venha a lidar com questões trabalhistas. Sendo assim, vamos entender quais são os direitos e deveres em viagens corporativas.

Portanto, acompanhe conosco e aproveite para tirar todas as suas dúvidas sobre este assunto tão importante.

Em primeiro lugar, o que é uma viagem corporativa?

Uma viagem corporativa acontece quando um colaborador precisa se deslocar para outra cidade ou país a fim de atender às necessidades da empresa. São várias finalidades que demandam uma viagem a trabalho, como por exemplo:

• Reuniões;
• Visitas a clientes;
• Conferências;
• Treinamentos;
• Qualquer outro compromisso relacionado ao negócio.

Atualmente, empresas de vários segmentos utilizam as viagens corporativas como estratégia para o crescimento. Afinal de contas, elas são essenciais para fechar novos negócios, expandir parcerias ou capacitar os colaboradores.

Deste modo, a definição de uma política de viagens corporativas é fundamental para uma gestão eficiente. Aqui, estamos falando do conjunto de regras que estabelecem como os deslocamentos devem ser feitos.

A política de uma empresa estipula diretrizes sobre os tipos de despesas permitidas, os limites de gastos e os procedimentos de reembolso. Essas diretrizes claras evitam problemas e mantêm as viagens sempre em conformidade com o que a empresa estabeleceu.

Por isso, o conhecimento dos direitos e deveres em viagens corporativas se mostra mais importante ainda. Assim, tanto empresa quanto colaboradores se mantêm alinhados e protegidos em relação às políticas e procedimentos de viagem.

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Quais os direitos e deveres em viagens corporativas?

Seja para estabelecer uma política clara de viagens corporativas ou aumentar o compliance, conhecer os direitos e deveres que estão por trás das viagens a trabalho é fundamental.

Por um lado, os colaboradores agora entendem quais despesas são permitidas durante a viagem, como o reembolso de despesas deve ser feito, além de outros fatores que estão associados ao período fora da empresa.

Quanto à empresa, o correto conhecimento dos direitos e deveres ajuda a ter uma política de viagens clara, evitando mal-entendidos e conflitos. Além disso, ela se protege legalmente, assegurando que todos os processos estejam de acordo com as normas fiscais e trabalhistas.

Por isso, vamos entender agora alguns dos direitos do colaborador que possui as viagens a trabalho como parte da sua rotina. Portanto, leia com atenção e descubra tudo o que você precisa saber sobre o assunto.

1. Sobreaviso

Quando falamos em direitos e deveres em viagens corporativas, não podemos deixar de citar o sobreaviso. Ele ocorre quando o colaborador permanece à disposição da empresa mesmo fora do horário regular de trabalho.

De acordo com o art. 4º da CLT:” Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada”.

Com isso, durante uma viagem a trabalho, o profissional pode precisar ficar de prontidão, aguardando um direcionamento da empresa ou a resolução de um problema.

É importante entender que o viajante pode ficar de sobreaviso por, no máximo, 24 horas, podendo este período ocorrer em feriados ou nos finais de semana. No entanto, é preciso que todas essas informações estejam no contrato de trabalho.

Além disso, segundo a legislação trabalhista brasileira, o colaborador em sobreaviso pode receber até um terço do valor da hora normal de trabalho.

2. Horas extras

As horas extras são aquelas trabalhadas além da jornada regular de um colaborador. É comum que, em viagens corporativas, o colaborador precise trabalhar mais horas do que o previsto, seja por reuniões longas, imprevistos, entre outras situações.

Desta forma, caso precise trabalhar mais que o estabelecido, as horas extras devem ser compensadas ou com o pagamento adicional ou banco de horas, que resulta em uma folga quando o profissional precisar.

Levando em consideração a legislação trabalhista, o viajante deve receber 50% a mais sobre o valor da hora normal.

No entanto, os colaboradores precisam registrar as horas extras. Se a empresa possui um controle de ponto, o funcionário deve fazer o registro das horas trabalhadas, sendo responsabilidade do setor de Recursos Humanos fazer o cálculo e efetuar o pagamento.

3. Intervalos e descanso

O descanso remunerado nada mais é do que o período no qual o colaborador não está trabalhando, mas recebe o seu salário. Isso inclui intervalo diário entre jornadas, descanso semanal remunerado e intervalos durante o expediente.

Assim como acontece no escritório, o funcionário que está viajando a trabalho também tem o direito de fazer pausas. Ou seja, ele deve tirar intervalos para descansar e se desligar um pouco das atividades relacionadas ao trabalho.

Outro ponto importante é que a empresa deve garantir que o colaborador tenha dias para descansar, mesmo que esteja em uma viagem. Logo, se o descanso remunerado for interrompido por algum compromisso do trabalho, a empresa precisa compensá-lo com folga ou pagamento adicional.

4. Segurança

A empresa também possui a responsabilidade de garantir a segurança do colaborador durante uma viagem corporativa. Isso inclui escolher meios de transporte seguros, oferecer toda e qualquer informação sobre os riscos locais e fornecer suporte em casos de emergências.

Desta forma, é importante ressaltar que o colaborador também tem direito a seguros de viagem e saúde que cubram possíveis incidentes enquanto viaja. Neste caso, a empresa precisa se planejar para lidar com imprevistos, seja por um seguro-viagem ou outras alternativas.

5. Reembolso das despesas

Durante uma viagem corporativa, o funcionário precisa lidar com uma série de despesas. Dentre as mais comuns, podemos citar os gastos com a compra de passagens aéreas, reserva de hotel, transporte e alimentação.

Neste momento, a empresa pode optar por diferentes formas para reembolsar as despesas corporativas. Enquanto algumas optam pelo adiantamento das despesas, outras preferem o reembolso após o retorno da viagem.

As empresas costumam definir um valor diário para cobrir essas despesas ou solicitar que o colaborador guarde os comprovantes para solicitar o reembolso depois. Seja qual for o método utilizado, é preciso gerí-lo de forma eficiente.

Além disso, é comum encontrar organizações que optam por ceder aos funcionários um cartão corporativo. Com isso, a empresa controla as despesas de forma mais assertiva, garantindo a conformidade com a política.

Quais os deveres do colaborador em viagens corporativas?

Agora que você já sabe quais são os direitos do colaborador durante uma viagem corporativa, chegou o momento de entender os seus deveres também. Ambos andam de mãos dadas para garantir uma gestão mais eficiente.

Ou seja, seguir as diretrizes da empresa faz com que o colaborador utilize os recursos de forma responsável e, além disso, promova a conformidade com as normas internas. Por isso, acompanhe alguns dos seus deveres:

1. Respeitar a política de viagens

Em primeiro lugar, é preciso que o colaborador respeite as políticas de viagens corporativas da empresa. Isso inclui, por exemplo, quais são os gastos permitidos durante a viagem, procedimentos para fazer a reserva das passagens, padrão de hospedagem etc.

Desse modo, ele garante que todas as despesas corporativas estejam alinhadas com as diretrizes financeiras e operacionais da empresa.

Por exemplo, se a política de viagens de uma empresa define um valor limite para a hospedagem, cabe ao funcionário respeitar o limite e, com isso, não optar por um hotel que ultrapasse o valor definido pelos seus gestores.

2. Seguir o propósito da viagem

Se o colaborador viajou em nome da empresa para participar de uma conferência, é preciso que ele honre o seu compromisso. Ou seja, é dever manter o foco nas tarefas e responsabilidades relacionadas à empresa.

O colaborador realiza viagens corporativas para atender demandas específicas da empresa e ele deve assegurar a realização de todos os compromissos impostos a ele.

Sendo assim, é muito importante manter a pontualidade em reuniões e compromissos agendados, mantendo a concentração em cada um dos objetivos traçados para aquela viagem.

3. Prestar contas das despesas

Nos direitos e deveres em viagens corporativas, um dos deveres mais importantes do colaborador é a prestação de contas das suas despesas durante a viagem.

Logo após retornar para a empresa, ele precisa comprovar todos os seus gastos, seja por meio de comprovantes ou notas fiscais. Dentre as despesas mais comuns, temos as passagens, hospedagem, refeições, transporte local etc.

Desta maneira, a prestação de contas será feita de acordo com as políticas da empresa. O mesmo vale para o reembolso do que foi gasto durante a viagem. Por isso, é importante ter regras e diretrizes claras e disponíveis para todos na empresa.

4. Justificar alterações e imprevistos

Caso seja preciso realizar alguma alteração no itinerário da viagem ou até mesmo cancelar algum compromisso, o colaborador tem o dever de informar a empresa e justificar a razão para essas mudanças.

Por exemplo, se uma reunião for cancelada ou um voo precisou ser remarcado para outra data, o colaborador precisa avisar a empresa com antecedência e, logo em seguida, seguir as orientações seja para reagendar ou cancelar os compromissos.

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