Cartão VCN: como usar nas despesas com viagens corporativas?

Buscando novos meios de transformar a gestão de viagens corporativas em operações mais seguras e práticas, o cartão VCN surgiu como uma solução inovadora que funciona como um centro integrado de controle de gastos.

Os processos envolvidos no pré e pós viagem costumam contemplar etapas morosas e bastante burocráticas, certo? A fim de burlar as fragilidades do sistema que muitas empresas enfrentam quando se trata de viagens, o cartão VCN é um serviço inovador para gestão, monitoramento e segurança de gastos.

No entanto, nem todas as empresas utilizam este recurso, deixando assim de se beneficiar. Por isso, preparamos um conteúdo completo para que seja possível entender como o cartão VCN funciona e quais são as suas principais vantagens.

Sendo assim, o primeiro passo é entender o que é um Virtual Card Number (VCN) e o que ele pode fazer pela sua empresa. Neste material, vamos explorar todas as dúvidas referentes a esse novo serviço de pagamento. Acompanhe conosco!

Aproveite para ler o nosso conteúdo sobre: Meios de pagamentos em viagens: quais as melhores opções?

O que é um Virtual Card Number (VCN) e como ele funciona?

O Virtual Card Number (VCN) é um modelo virtual de cartão que, na prática, possui as mesmas características de um cartão físico. Ou seja, ele possui um número, data de validade e código de segurança, mas está conectado a um limite de crédito disponibilizado pelo banco de origem.

Com isso, em vez de fornecer os detalhes do cartão físico, o usuário utiliza o VCN, que pode ter um prazo de validade limitado ou ser válido para uma única transação.

No dia a dia da empresa, o uso do cartão convencional implica em conciliações de faturas que, normalmente, são operações morosas. A falta de controle sobre o uso do valor disponível do cartão é uma das principais queixas assim como o risco de fraudes.

Então, de maneira simplificada, o cartão VCN corporativo soluciona essas questões favorecendo o leadtime contábil.

Diferentes instituições financeiras oferecem esse recurso, que pode ser acessado através de apps bancários ou plataformas de pagamento digitais, como Apple Pay, Google Pay e outras soluções de fintech.

Qual a diferença entre o cartão virtual corporativo e VCN?

A empresa emite um cartão virtual corporativo especificamente para seus colaboradores. Ele é uma versão digital de um cartão de crédito físico, vinculado à conta da empresa.

O Virtual Card Number (VCN) é uma sequência de números que funciona como um cartão virtual, mas é utilizado exclusivamente para pagar fornecedores.

O VCN da Paytrack, por exemplo, é exclusivo para pagar serviços de viagens (hotéis e aéreo), agregando agilidade nessa etapa tão importante das viagens corporativas.

A grande diferença desses dois modelos é que o VCN, mesmo sendo um cartão virtual, não é só isso. Ele soluciona dores diferentes para personas diferentes.

Como funciona um cartão virtual?

O cartão virtual funciona como uma representação do cartão físico, mas com a finalidade de saldar apenas compras online e com uma grande evolução voltada a segurança de dados.

As empresas utilizam o cartão virtual corporativo para múltiplas transações, sendo que ele possui funcionalidades específicas para elas. Por exemplo, uma organização pode utilizá-lo para definir limites de gastos de diferentes colaboradores e, além disso, gerar relatórios detalhados das despesas.

Além disso, você pode reutilizar o cartão virtual corporativo por um período, assim como o cartão físico.

Hoje, empresas geralmente geram vários cartões virtuais corporativos para diferentes colaboradores ou departamentos, proporcionando maior controle e transparência sobre os gastos da empresa.

VCN é seguro?

Sim, o VCN vai ao encontro a proteção de dados pensado em reduzir os riscos de fraude e clonagem de cartão.

Neste momento, vale a pena entender que o cartão VCN para empresas é muitas vezes descartável ou de uso único, proporcionando um nível adicional de proteção. Afinal, os dados do cartão físico não são compartilhados diretamente.

Quanto ao uso, ele gera uma fatura por transação, com validade durante o período de uso, e só pode ser utilizado uma vez por compra.

Além do controle em relação aos gastos, a rastreabilidade em relação ao uso de verba é uma grande vantagem para a rotina corriqueira do backoffice, garantindo maior conformidade nas operações de pagamento.

Quais os benefícios do cartão VCN para empresas? 

Ficou evidente que o VCN é um meio de pagamento revolucionário pautado em segurança e visa facilitar cada vez mais o controle de gastos com viagens corporativas.

Mas, quais os principais benefícios em usar o cartão virtual? Nesse tópico, vamos explorar as principais vantagens em aderir essa tecnologia aos seus pagamentos. Acompanhe:

1.Redução de fraudes

Prático e seguro, o cartão VCN concilia suas faturas de maneira automática no momento da emissão. Ou seja, ao invés de investir em rotinas árduas repletas de operações burocráticas, ele traz uma vantagem para quem busca agilidade.

No final da transação ou do prazo de validade do VCN, o número é descartado, tornando-o inútil para tentativas de fraude futuras.

2. Alta rastreabilidade

O cartão VCN corporativo permite que empresas e consumidores acompanhem de forma precisa as transações realizadas. Cada número gerado pode ser vinculado a uma compra específica, o que facilita o rastreamento e a gestão de despesas.

3. Segurança

Como já falamos neste artigo, a proposta principal do Virtual Card Number é a proteção de dados. AAo fornecer apenas uma sequência de números em vez dos dados reais do cartão, uma camada extra de segurança é adicionada, reduzindo a zero o risco de fraude tanto para o viajante quanto para a empresa.

Sendo assim, mesmo que terceiros mal-intencionados o interceptem, não conseguem reutilizá-lo ou comprometer o cartão físico associado.

4. Limite de crédito

O cartão VCN está vinculado a um cartão físico. No entanto, o limite de crédito fica condicionado à análise do Banco de origem. Isso sem comprometer o cartão pessoal ou pagamentos e sem taxa de emissão.

Qual a diferença entre cartão VCN e carteira digital?

Um VCN e carteira digital são soluções financeiras que oferecem maior conveniência e segurança nas transações digitais. No entanto, eles funcionam de maneiras diferentes.

A carteira digital funciona como um sistema que armazena os dados financeiros e informações como conta bancária, cartão de crédito ou débito.

Com este recurso, você encontra uma forma mais conveniente de armazenas e usar várias formas de pagamento em um só lugar. Isso possibilita transações financeiras rápidas e seguras, tanto no ambiente online quanto no físico.

Já no VCN, as informações financeiras armazenadas como os dados do cartão ficam ocultas na hora da compra. Dessa forma, pode-se reduzir o risco de crimes cibernéticos ou fraudes.

Mesmo que seus dados sejam comprometidos, o risco de fraude é minimizado, pois o número não pode ser reutilizado.

Dúvidas frequentes sobre o cartão VCN

A seguir, confira conosco as devidas soluções para as principais dúvidas relacionadas ao cartão VCN e a sua utilização nas empresas:

Qual a diferença entre o Cartão VCN e os cartões corporativos físicos?

A principal diferença é que o cartão VCN não possui versão física. Ou seja, diferente de cartões corporativos físicos, o colaborador não corre o risco de perder o seu cartão ou de esquecê-lo.

Desta forma, ao gerar diferentes números para cada transação, tanto o usuário quanto a empresa colhem benefícios como uma maior segurança e um controle mais assertivo do seu uso.

O Cartão VCN é aceito em qualquer estabelecimento?

Em geral, o cartão VCN corporativo é aceito em qualquer estabelecimento que aceite cartões de crédito online. Com isso, dificilmente o colaborador terá problemas ao realizar seus pagamentos.

No entanto, para compras presenciais, o VCN não é a opção mais indicada. Sendo assim, cabe à empresa fornecer uma opção de cartão corporativo para os colaboradores em viagem.

Existe um limite para a emissão de Cartões VCN?

A quantidade de cartões VCN gerados para uso varia de acordo com as políticas da empresa e o provedor deste serviço. Isso porque algumas plataformas permitem somente a emissão de determinada quantidade de cartões virtuais.

Sendo assim, a empresa deve analisar qual é a sua real necessidade e, assim, determinar qual a quantidade de cartões que, de fato, venha corresponder às suas expectativas.

Como funciona o cartão VCN da Paytrack?

A Paytrack gera um VCN após o colaborador iniciar o processo de solicitação de viagem, ter a aprovação e a reserva feita, permitindo o pagamento com todos os dados gerenciais já conciliados de forma automática.

Deste modo, o colaborador recebe os vouchers e faz a sua viagem normalmente, Ou seja, para ele não muda em nada o processo de mobilidade. O grande valor está no backoffice, que realiza os pagamentos, geralmente de origem faturada.

Outro grande benefício para o financeiro é no pós viagem, no momento da conciliação de fatura. Esse processo normalmente demanda horas e o VCN surge com um recurso que elimina essa etapa e deixa tudo mais prático.

Garanta VCN integrado ao seu sistema de viagens

O VCN na Paytrack é uma funcionalidade que integra controle, segurança e praticidade as soluções de pagamento.

Em termos de controle, o sistema conta com uma dashboard gerencial completa que permite a visualização de todas as transações, códigos, encargos e até mesmo a distribuição dos valores entre aéreo e hospedagem, distribuídos em um painel de maneira a oferecer maior controle visual e intuitivo sobre todos os custos.

Em termos de integração, a Paytrack, que é autoridade no segmento de despesas e viagens corporativas, entre as operações internas por trás da mobilidade dos colaboradores e o processo durante e pós viagem, traz mais uma solução inovadora visando facilitar esse recurso tão valioso para as empresas.

A fim de proporcionar cada vez mais acuracidade e confiança, o cartão VCN é um produto Paytrack completamente focado em segurança e praticidade, para que tanto a empresa quanto os colaboradores possam desempenhar seu papel com tranquilidade.

Entre em contato com nossos especialistas para deixar seus processos de pagamentos de viagens corporativas ainda mais seguros!