As viagens corporativas estão entre os maiores gastos que uma empresa pode ter e com certeza é uma parte importante para o bom funcionamento dela. Se você não souber como administrar estes gastos de forma certeira, isso pode acabar gerando problemas futuros que em algum momento, podem acabar se tornando irreversíveis. 

É por isso que hoje, vamos mostrar as melhores formas de economizar em viagens corporativas, englobando tanto gestão como possíveis práticas que os colaboradores podem seguir. Confira!

Importância de uma boa gestão de viagens corporativas

Uma viagem corporativa pode ser muito mais complexa do que o que imaginamos e pode acabar gerando gastos que podem ser evitados. Uma economia que pode parecer não fazer diferença hoje, com certeza no futuro fará muita diferença para o caixa e o retorno financeiro de uma empresa.

Entender a importância de ter uma boa gestão até aqui foi prático, mas chegou o momento de descobrir como colocar isso em prática. Confira formas que você pode utilizar para economizar quando o assunto viagens corporativas!

Como economizar em viagens corporativas com uma boa gestão

Uma boa gestão faz toda a diferença em qualquer área de uma empresa, mas principalmente em conseguir reduzir possíveis custos desnecessários. Sendo assim, confira cinco dicas essenciais para aplicar na prática:   

Tenha uma política de viagens bem estruturada

Essa não poderia deixar de ser a número um! Seja em qualquer negócio, não se pode dispensar ter uma política de viagens bem estruturada. É com ela que os colaboradores vão saber quais são os procedimentos corretos, como agir em determinadas situações, assim como sanar qualquer tipo de dúvida que vier a ter durante o processo. 

Quando uma empresa possui a sua política de viagens estruturada de acordo com a sua realidade, não tem como o direcionamento ser diferente do que aquele planejado inicialmente.

Seja para o momento da hospedagem, para a compra das passagens, reservas de restaurantes ou gastos extras, o funcionário terá consciência do que pode ser feito ou não, assim como discernimento para escolher aquilo que é correto e de acordo com o local que trabalha.

Faça o controle de km quando necessário

Esse processo com certeza precisa fazer parte da rotina de empresas que possuem trabalhadores externos. É possível realizar montando uma planilha no Excel para o controle dos km rodados, dessa forma a empresa consegue ter uma real dimensão do combustível gasto, o valor que será necessário para reembolsar o funcionário, assim como identificar em qual ponto isso pode ser melhorado para que o valor gasto não seja maior do que o planejado.

Realize o processo de reserva e aprovação com antecedências

Claro que nem sempre dá para fazer tudo com antecedência, mas boa parte é possível sim. Ao obter o planejamento mensal ou até mesmo trimestral da empresa, você terá o conhecimento de quantos e quais funcionários devem se deslocar durante esse período.

Dessa forma, o ideal é que todo o processo de reserva, assim como a aprovação da viagem, seja realizado o quanto antes. Assim, a empresa com certeza conseguirá uma economia muito maior ao realizar a reserva de uma passagem aérea ou de uma hospedagem do que deixar tudo para cima do laço. Ah, importante reforçar que nesses casos acaba se tornando muito útil também caso imprevistos aconteçam.

Faça a conciliação de faturas de forma automatizada

Ao ter um processo automatizado que possa validar as informações passadas pelos colaboradores e os gastos lançados para o momento da prestação de contas, a organização fica menos sujeito a erros ou interpretações erradas dos dados.

Quando uma empresa possui um sistema apto para realizar esse funcionamento, o financeiro consegue realizar um acompanhamento diário de forma real de tudo aquilo que está em movimentação, tanto de entrada como de saída.

Invista em parcerias e convênios

Quando o assunto é gasto com viagens corporativas, vai muito além do que apenas uma passagem aérea ou uma reserva de hotel. Existem outros inúmeros gastos que podem ocorrer como transporte, alimentação, serviço de lavanderia e inscrições em possíveis eventos, por exemplo. 

Uma ótima alternativa é tentar reduzir esses custos com possíveis parcerias e convênios. Bons descontos, benefícios e facilidade de pagamento são ótimas opções que ajudam na hora de economizar.

Como economizar em viagens corporativas com os viajantes

Não só de uma boa gestão se faz um bom negócio. Para que a empresa possa colher bons frutos a longo prazo, é possível realizar um trabalho importante junto aos viajantes para que isso aconteça. Confira:

Acompanhamento próximo dos gastos da viagem

Uma ótima forma de fazer essa economia, é com o acompanhamento dos gastos. Ter em mente quais serão eles e a média de gastos, já é meio caminho andado para saber onde poupar e no que é possível evitar para que não haja desperdício de recursos. 

Garantir a melhor rota de deslocamento

Ao descobrir o destino, são inúmeras as rotas disponíveis para chegar até ele. Ao ter em mãos a localização final, encontrar a melhor rota economiza não apenas o tempo do motorista, como também os gastos com o combustível. Além de ajudar a economizar, consequentemente isso impacta também na satisfação do seu colaborador e do seu cliente.

Garanta um bom seguro de viagem

Antes de qualquer negócio, garantir a integridade do funcionário é primordial. Desde o momento que ele sai da empresa até a chegada no seu destino. Afinal, desde o momento em que realiza uma viagem a trabalho, ele está sob a responsabilidade da empresa. 

Tenha em mente que um seguro de viagem corporativo quando adquirido em alto volume para diversos colaboradores e viagens, ele tende a ser muito mais barato. Está aí uma ótima forma de já se antecipar garantindo não apenas a segurança do funcionário, mas também a economia para a empresa.

Disponibilize um cartão corporativo

Essa com certeza é uma solução inteligente quando o assunto é economizar. O cartão corporativo funciona da seguinte forma: a empresa define um valor máximo para os gastos de uma viagem e recarrega o cartão com o valor pré-estabelecido. Sendo assim, o colaborador terá muito mais controle dos seus gastos sabendo do seu limite. 

Além disso, a empresa consegue ter acesso através do aplicativo para monitorar e ter um detalhamento específico sobre todos os gastos.

Garanta uma prestação de contas dentro do prazo

Estabelecer um prazo e obedecer a ele pode ajudar, e muito, no momento de reduzir custos. Isso porque o processo para apresentar as notas ficais dos gastos, ter a aprovação de pagamento e após isso os reembolsos se tornam muito mais práticos, rápidos e sem mais delongas. 

Uma ótima opção para isso é utilizar uma ferramenta que ofereça esse tipo de serviço sem que abra margem para erros ou que algum gasto acabe passando despercebidos pela equipe.

O que evitar para não ter gastos extras

Como pode conferir, existem inúmeras formas de diminuir os custos em viagens corporativas. Entretanto, além de diminuí-las, existem formas de evitá-las antes mesmo que ocorram. Veja como: 

Não ter uma política de reembolso bem definida

Assim como ter um acompanhamento de toda a viagem é importante, ter uma política de reembolso bem definida também é. Ela é quem trará todas as normas, diretrizes e procedimentos necessários que a empresa precisa ter para que o reembolso de valores seja feito de forma correta. 

Lembre-se que dessa forma além de assegurar que não haja gastos extras, garantirá que o profissional receba todo o dinheiro gasto deixando-o mais motivado e tranquilo no seu meio de trabalho.

Não ter controle das viagens com políticas violadas

Se existe a política de viagens corporativas é porque precisa ser cumprida, mas infelizmente nem sempre isso acontece. Quando as políticas são violadas, isso significa que a empresa terá gastos não esperados e, consequentemente, um déficit no planejamento inicial.

O monitoramento constante é necessário justamente para que seja possível identificar se isso está ocorrendo, com quais funcionários isso está acontecendo e de que forma isso pode ser ajustado para que não venha a acontecer mais.  

Processos manuais que dão abertura para fraudes 

Investir em uma boa ferramenta de gestão não ajuda apenas na organização e monitoramento daquilo que é importante para a empresa, mas ajuda principalmente para que não sejam cometidas fraudes. 

Um levantamento realizado pela Fraud Magazine revelou que as fraudes cometidas nos processos de reembolso de viagens corporativas representam quase 15% de fraudes dentro de uma empresa. 

Garantir que o viajante não irá perder o voo

Perder o voo é uma dor de cabeça que ninguém quer passar! Além de acabar atrasando todo o cronograma do colaborador com atrasos em possíveis reuniões ou encontros importantes, será um trabalho redobrado para conseguir ajustar, além da taxa para conseguir remarcar o voo novamente.

Por isso, garantir para que o viajante não passe por uma situação dessa, com certeza é evitar não só um gasto a mais para a empresa, como também uma dor de cabeça.

Como um sistema de gestão de viagens e despesas corporativas pode te fazer economizar?

Agora você já sabe a importância de economizar, assim como colocar em prática para que isso aconteça! São inúmeros pontos importantes que precisam ser levados em conta, além de terem todo o acompanhamento necessário. 

Para que isso ocorra sem que haja uma sobrecarga de trabalho e para que não passe nada batido, um sistema de gestão de viagens e despesas corporativas permitirá modernizar e otimizar todas essas operações em um só local. Não permitindo que haja erros e nem retrabalhos.

Essa é a forma perfeita para garantir ainda mais produtividade e eficiência, além de segurança para o seu negócio! Se a sua empresa está em busca de uma ferramenta como essa, a Paytrack com certeza é a opção ideal.

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