Integração de OBTs e sistemas de gestão, quais as vantagens?

São inúmeras as vantagens de se utilizar um bom OBT, quando adequado à realidade dos seus processos, entre diversas vantagens está a possibilidade de realizar a integração entre o OBT e outras ferramentas já utilizadas na organização. 

As Online Booking Tools são ferramentas de pesquisa por serviços e gestão de despesas de viagens em que os viajantes e gestores buscam por serviços que atendam às suas necessidades enquanto viajam em nome da empresa em que trabalham.

Além da aquisição de um bom OBT, a otimização da sua rotina de despesas de viagens ainda poderá ser aprimorada com a utilização de integrações, que tornam todo o processo mais fluido, com segurança das informações e gerando economia de tempo para gestores e colaboradores.

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Quais as dificuldades causadas pelo uso de sistemas isolados?

Não utilizar sistemas integrados poderá causar diversos problemas à médio e longo prazo para sua empresa. A principal dificuldade enfrentada por empresas que utilizam múltiplos sistemas isoladamente é a gestão de informações deficiente.

Com dados distribuídos em diversas ferramentas a análise e gestão destas informações é dificultada e, por consequência, o processo de tomada de decisões com base nestes dados fica mais lento e menos preciso, sendo necessária uma ação manual para reunir as informações mais relevantes para as análises.

Por outro lado, a queda na produtividade de colaboradores também é uma realidade. Inserir informações repetitivamente em diversas ferramentas enquanto se pode focar em demandas mais estratégicas, é uma atividade que constantemente desestimula colaboradores de todos os níveis hierárquicos e os impede de focar no que realmente importa, gerar resultados.

Por isso, a integração entre sistemas é um tópico tão importante à ser considerado pela gestão de companhias que buscam resultados maiores e mais precisos.

As vantagens da integração entre sistemas

Quando iniciamos o processo de transformação digital de processos desatualizados nos deparamos com a possibilidade de integrar ferramentas de gestão umas às outras, criando um ecossistema de informações que torna os processos ainda mais eficientes.

Por isso trouxemos algumas vantagens de se realizar estas integrações para que você compreenda como elas poderão auxiliar sua empresa no dia a dia.

1. Aumento da eficiência dos processos
   Como vimos anteriormente, a realização de atividades repetitivas, assim como a busca em diversas plataformas pelas informações necessárias para realizar uma ação eliminam a produtividade dos colaboradores e aumentam o tempo de execução das demandas.
   A integração de sistemas eliminará tarefas repetitivas, liberando seus colaboradores para focar nos resultados estratégicos da sua empresa. Além disso, com processos mais fluídos e com colaboradores sendo mais produtivos a empresa poderá investir em talentos de qualidade e não na quantidade de pessoas em uma equipe para atender às demandas.
2. Confiabilidade e segurança da informação
   Sem a necessidade de que as informações sejam manuseadas diversas vezes em diferentes plataformas, com a integração de sistemas a confiabilidade dos dados e a segurança são muito maiores.
   Ao usar um ecossistema integrado, você pode facilmente incorporar as ferramentas de segurança necessárias para evitar o acesso de usuários não autorizados e restringir edição e visualização de dados.
3. Redução de custos
   A redução de custos ocorrerá em todas as etapas do processo. Menos tempo despendido para realizar tarefas repetitivas será reinvestido em tarefas assertivas que gerarão resultado. Além disso, com tomadas de decisão baseada em dados mais completos e integrados dá a oportunidade de aumento do retorno sobre eventuais investimentos e geração de mais receitas.
4. Geração de informações gerenciais
   A geração de informações gerenciais completas, em tempo real que poderão ser acessadas por todos os interessados, independentemente da etapa do processo. O poder gerencial e de análise aumenta e, como mencionamos anteriormente, a tomada de decisão ocorre de forma muito mais precisa.

Integração entre OBTs e sistemas de gestão

Agora que sabemos como a integração entre sistemas é vantajosa para todo tipo de negócio, a pergunta que resta é: quais informações posso integrar ao meu sistema de gestão de despesas e viagens corporativas?

Reunimos algumas das informações mais relevantes para serem integradas ao seu OBT, que possibilitam a otimização e aumento da eficiência do seu processo, veja a seguir:

ERP – Ao integrar seu OBT ao ERP utilizado na sua empresa, as informações mais comuns à serem compartilhadas são a criação de títulos nos módulos financeiros do ERP. Assim, ao realizar a compra de uma passagem ou a solicitação de um reembolso, por exemplo, não há necessidade do esforço de um analista financeiro, os títulos a pagar são criados automaticamente na ferramenta;

RH – Em sistemas de RH são coletados dados colaboradores admitidos, demitidos e atualizações cadastrais para que os dados sejam utilizados para a criação ou extinção de usuários na plataforma de viagens, na reserva de hotéis e passagens aéreas assim como nos processos de aprovação de despesas ;

CRM – Integrações com CRM atuam na captação de informações referentes a clientes/referências para cobrança de despesas de viagens;

BI – A integração entre OBT e sistema de Business Intelligence permite o trânsito de informações entre as bases de dados para a criação de dashboards completas sobre despesas e viagens corporativas, de modo a permitir uma visão holística sobre custos e processos.

É importante levarmos em consideração as diversas formas de se realizar uma integração. Elas podem ser realizadas através de envio de arquivos, APIs ou integrações customizadas onde o fornecedor do OBT, por exemplo, atua de forma ativa adaptando o OBT para a recepção e envio de informações aos demais sistemas.

Fornecedores que possibilitam uma integração ativa e de forma consultiva tornarão todo o processo de integração de sistemas uma experiência mais simples, rápida e vantajosa para a sua empresa, que não precisará despender de tempo e esforço de uma equipe de TI própria para a adição de uma ferramenta ao seu ecossistema.

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