Prestação de contas de viagens: um guia essencial para processos eficientes
Reembolso de quilometragem: o que é e como fazer o cálculo km para reembolso
O trabalho em campo, marcado por constantes deslocamentos, é uma realidade para colaboradores de diversos setores, principalmente o de vendas. Sendo que uma das partes mais importantes da rotina dessas pessoas é solicitar o reembolso de quilometragem.
Isso porque estamos falando de uma atividade que garante que esses funcionários consigam reaver os valores que foram gastos para custear suas viagens a trabalho.
Por parte da empresa, manter a organização na hora de receber essas solicitações e executar os pagamentos é fundamental. Afinal de contas, qualquer erro no cálculo de reembolso de quilometragem pode acarretar em prejuízos financeiros.
Além de manter uma relação eficaz com os seus funcionários, é preciso se preocupar também com as obrigações trabalhistas que precisam ser cumpridas. Portanto, estabelecer uma política de reembolso de quilometragem é fundamental.
Neste conteúdo, abordaremos este assunto por meio dos principais pontos que você precisa saber. Sendo assim, acompanhe conosco e entenda mais sobre o reembolso de quilometragem e descubra como fazer o cálculo de km.
Aproveite e leia também: Como usar Pix Corporativo para facilitar suas despesas corporativas
Tópicos do conteúdo Paytrack
O que é o reembolso de quilometragem?
Reembolso de quilometragem nada mais é do que reembolsar colaboradores que tiveram despesas em viagens de carro, utilizando seus próprios veículos, à serviço da companhia.
Este processo inclui despesas como combustível, pedágios, depreciação do veículo, estacionamento e outros gastos relacionados. Desde que elas estejam diretamente ligadas à necessidade de deslocamento.
Muitas empresas têm colaboradores, às vezes até mesmo equipes inteiras, que precisam estar em campo o tempo todo. São pessoas com papel operacional importante, geralmente ligadas a negociações, visitas a clientes e outras necessidades do tipo.
Desse modo, diante de um papel tão fundamental, esses colaboradores precisam ter todo suporte da companhia. Sendo que o reembolso de quilometragem é a garantia de que essas pessoas não terão nenhum prejuízo depois de terem que custear valores do próprio bolso.
Neste momento, algumas empresas optam por dar certa liberdade de gastos, desde que estejam dentro de um rol de custos pré-aprovados. Assim, basta somente fazer o reembolso, tornando o processo simples.
Como funciona o cálculo de reembolso de km?
Os funcionários podem estar nas ruas utilizando seus próprios veículos ou um da frota da empresa. Independentemente da situação, os custos precisam ser cobertos pela empregadora, afinal, essas pessoas estão em campo à serviço da companhia.
Desta maneira, quando os funcionários utilizam seus próprios veículos, o cálculo considera todos os fatores, desde a depreciação até o combustível. Esse é o cálculo de quilometragem tradicional e mais completo.
Agora, se o funcionário utiliza um carro alugado ou da frota da empresa, o reembolso será apenas o combustível custeado no dia a dia.
Caso a empresa não adote soluções como um cartão de crédito corporativo ou adiantamento, o reembolso é o único método adequado de custear as despesas. Por isso, tão importante quanto reaver esse dinheiro ao colaborador, é definir uma boa política de reembolso de quilometragem.
O que deve conter em uma política de reembolso de quilometragem?
Atualmente, uma das principais dificuldades que as empresas têm é garantir que os colaboradores respeitem as regras de despesas. Contudo, já existem tecnologias que podem auxiliar no cumprimento destas normas em políticas de reembolso.
Desta forma, uma política clara deve estabelecer quais são as situações de viagens em que o reembolso é válido, como por exemplo:
- Deslocamento em rotas de vendas;
- Viagens para atender clientes;
- Deslocamento para aeroportos, devido à viagens corporativas;
- Deslocamento em prol da compra de equipamentos e materiais de trabalho.
Além disso, também é necessário ter uma maior clareza na política de reembolso quanto aos casos nos quais os reembolsos não são permitidos. Com isso, acompanhe conosco alguns exemplos para estes casos:
- Trajetos de casa para o trabalho e vice-versa;
- Deslocamentos em momentos de lazer;
Sendo assim, alguns custos são essenciais e precisam ser reembolsados, mas quando eles não estão bem definidos, há margens para erros. Isso pode criar ruídos na comunicação entre empresa e seus colaboradores, onde ambos sairão perdendo.
É o que faz com que uma política de reembolsos bem definida se apresente como fator crucial para uma empresa que lida com viagens corporativas.
Não deixe de conferir o nosso conteúdo sobre o Reembolso de despesas corporativas: um guia de gestão de reembolso corporativo
Quais as melhores práticas para criar uma política de reembolso de km?
Regras bem definidas evitam problemas de interpretação, práticas inadequadas e despesas excessivas que não façam sentido. Ou seja, uma boa política de reembolso é fundamental em qualquer empresa, e o mesmo se aplica em questões de quilometragem.
Desta maneira, se a sua empresa ainda não possui uma política de reembolso de quilometragem, não perca mais tempo. Confira conosco algumas das melhores dicas para começar a colocar em prática hoje mesmo:
1. Estabelecer o cálculo para o reembolso de quilometragem
É preciso estabelecer o cálculo que define o quanto será reembolsado por km rodado aos colaboradores que utilizam veículos próprios em função da empresa.
Neste momento, os valores considerados para o cálculo km são médias dos custos de manutenção do veículo e esses números podem ser obtidos por meio de pesquisas na web ou estudo do histórico de custos que a empresa já tem.
Os custos considerados para o cálculo em geral são:
- Depreciação do veículo;
- Taxas gerais obrigatórias;
- Seguro obrigatório;
- Limpeza.
Depois disso, é necessário dividir todos esses valores pela quilometragem média anual dos funcionários. E então, esse valor deve ser multiplicado por 50%, dividindo os custos de manutenção do veículo entre empresa e funcionário.
Veja alguns exemplos considerando que a quilometragem média anual seja 24 mil km:
| Custo médio do seguro: R$ 2.000,00 / 24.000 km = 0,083 * 50% = 0,041 |
| Taxas médias: R$ 900,00 / 24.000 km = 0,037 * 50% = 0,018 |
O custo do combustível deve ser considerado de forma integral. Por isso, o cálculo é um pouco diferente. Neste caso, é necessário dividir o consumo médio do automóvel pelo litro da gasolina, ou outro combustível. Fica assim:
| Gasolina R$ 7,00/10 km = 0,7 |
Depois disso, basta somar todas as médias:
| 0,041 + 0,018 + 0,7 = 0,76 |
Então, o custo de quilômetro rodado é de R$ 0,76.
2. Definir a política do cálculo de quilometragem com base na lei
Aqui, é importante entender que não existe uma lei específica que determine regras para o processo de reembolso de quilometragem. No entanto, o reembolso de despesas é regulamentado por princípios gerais do Direito do Trabalho e do Direito Civil.
Neste caso, o que fazer? O ideal é que haja um acordo entre empregador e empregado sobre o reembolso de quilometragem.
Sendo assim, para evitar qualquer problema jurídico, é importante formalizar a política de reembolso de km por meio de um contrato de trabalho, garantindo uma maior clareza para ambas as partes e evitando disputas.
3. Comprovação de gastos
Para os reembolsos, a empresa tem a proteção legal de só os exercerem se houver comprovação. Acima de tudo, isso torna a prática mais precisa e justa para os dois lados.
Atualmente, a melhor forma de fazer isso é por meios digitais e automatizados, uma vez que entregam informações precisas e com risco de fraude mínimo.
O recurso ideal nos dias atuais é o GPS. Assim, dá para monitorar quais foram os trajetos realizados e, além disso, qual foi a quilometragem precisa.
Essa é a comprovação mais transparente e fácil de ser feita, tanto pelo colaborador quanto pelo setor financeiro, que pode fazer o controle de maneira facilitada.
Além disso, um software especializado, como o Paytrack, traz essa facilidade e precisão no controle, já que grava toda a quilometragem e calcula automaticamente o valor do reembolso baseado nas políticas da empresa.
Esta automatização gera também economia de custos, uma vez que aumenta a precisão do valor reembolsado.
Outra opção disponível é a elaboração de uma planilha de quilômetros rodados. No entanto, essa opção torna a atividade extremamente morosa e imprecisa, ficando à mercê de fraudes.
Como fazer o reembolso de quilometragem de forma eficiente?
O departamento financeiro da empresa necessita de organização e agilidade para gerir um número alto de solicitações de reembolso de quilometragem. Processar tantos pedidos de modo manual seria um grande erro. Primeiramente, pelo nível de esforço e tempo despendido, mas também, pelo maior risco de erros e fraudes.
A automatização dos reembolsos de despesas de quilometragem com soluções especializadas, como as soluções Paytrack, simplificam o processo e elevam o compliance.
A simplificação vem por meio da padronização e centralização das solicitações de reembolso em uma única plataforma. Enquanto o aumento do compliance ocorre por meio da validação automática das políticas da empresa e a precisão do cálculo de quilometragem via GPS.
Para isso, as soluções conectam o aplicativo mobile utilizado pelo viajante para gravar a rota ao software que o setor financeiro utiliza na gestão de despesas. Assim, a transmissão de informações é automática, evitando fraudes ou qualquer interferência.
A automatização garante também que os pagamentos sejam executados no dia certo, mediante aprovação de todas as solicitações que estejam de acordo com as diretrizes de reembolso.
O reembolso de quilometragem é uma atividade recorrente em muitas empresas. Portanto, tornar a tarefa mais fácil, organizada e livre de fraudes é uma indispensável. Com diretrizes claras e suporte de tecnologia, sem dúvidas tudo fica mais fácil.
