Definir como despesas de T&E serão administradas é essencial para mantê-las sob controle, o que pode ser feito de forma manual, em planilhas ou utilizando soluções para gestão de despesas e viagens.

Antes de decidir se faz sentido ou não adquirir um sistema de gestão de despesas, é importante entender exatamente quais o benefícios que essas ferramentas podem trazer ao seu processo. 

Para te ajudar a decidir o que se adequa melhor à realidade do seu processo, reunimos os 6 benefícios que soluções para gestão de despesas e viagens podem trazer para sua operação.

 

Soluções para gestão de despesas e a centralização das informações

Despesas registradas em planilhas, passagens aéreas que precisam ser consultadas no site das companhias e adiantamentos registrados apenas no ERP. Informações descentralizadas dificultam tanto a análise quanto a gestão de informações relacionadas à despesas de T&E.

Soluções para gestão de despesas e viagens corporativas oferecem a possibilidade de centralizar informações que serão facilmente acessadas, tanto pelos gestores quanto por viajantes. Consultar serviços, verificar despesas cadastradas, realizar o abatimento das despesas no adiantamento, tudo isso é possível ser realizado em uma única ferramenta.

Com dados centralizados o cálculo de ROI das viagens pode ser feito com mais agilidade, assim como o controle de políticas, além de simplificar o acesso às informações necessárias.

 

As possibilidades de integração 

Centralizar sua gestão em uma única ferramenta, como um OBT, por exemplo, possibilitará a integração destas informações com outras soluções já utilizadas na sua empresa.

As integrações possibilitam a criação de um ecossistema integrado onde o retrabalho de inserção de informações em plataformas diferentes deixa de existir. Estes ecossistemas resultam no aumento da eficiência de processos, mais confiabilidade e segurança das informações, assim como redução de custos e geração de informações gerenciais completas.

Além das integrações entre sistemas, é importante ressaltar que soluções para gestão de despesas e viagens atuam ainda na integração entre áreas da sua empresa. Com colaboradores, gestores e backoffice atuando em uma mesma plataforma a comunicação entre todas as partes interessadas do processo se torna mais fluida e sem ruídos.

 

Redução de esforço ao utilizar soluções para gestão de despesas

Como vimos anteriormente, em processos manuais a inserção ou consulta de informações em vários locais são processos comuns. Utilizar ferramentas especializadas na gestão destas informações reduz o esforço dos colaboradores, gestores e backoffice.

Para colaboradores e viajantes a redução ocorre ao deixar e-mails, planilhas e cupons fiscais físicos de lado para prestar contas e solicitar serviços em uma plataforma digital diretamente em seu celular.

Gestores poderão aprovar solicitações de serviços e adiantamentos sem precisar procurar por e-mails intermináveis em sua caixa de entrada, além do acesso às informações necessárias para tomar decisões em uma plataforma intuitiva, de qualquer lugar.

Enquanto isso, o backoffice pode, de forma simples e prática, realizar a conferência das despesas e comprovantes fiscais, verificar adiantamentos aprovados e provisionar pagamentos de forma centralizada.

 

Soluções para gestão como meio de evitar aborrecimentos

Informações desencontradas ou de difícil acesso são motivo de aborrecimento entre viajantes e seus gestores. Não saber quando receberão seus reembolsos ou qual o localizador do seu vôo são aborrecimentos comuns para viajantes.

Gestores se aborrecem diariamente com informações que são importantes mas difíceis de localizar, colaboradores que constantemente violam políticas e com custos que sobem exponencialmente.

Centralizar todas estas informações em uma plataforma que permita maior controle e validação de políticas, pode eliminar grande parte dos aborrecimentos de colaboradores e gestores.

 

Redução de custos

Entre os grandes benefícios proporcionados por soluções para gestão de despesas e viagens corporativas está a redução de custos.
Isso porque, ao aumentar o nível de controle e visibilidade das despesas, é possível realizar análises sobre o custo médio dos serviços, adaptar  políticas e aplicá-las com mais eficiência. 

Além disso, reduzindo o tempo despendido em atividades repetitivas, colaboradores poderão focar em ações voltados ao propósito do negócio, economizando horas de trabalho, logo, reduzindo custos.

 

Economia de tempo

Otimizar rotinas e processos com o uso de soluções para gestão de despesas reduz o tempo para realizar prestação de contas e conferências de despesas.

A automatização da prestação de contas deixa esta atividade muito mais simples. Substituir planilhas complexas por um aplicativo mobile onde o colaborador possa tirar fotos dos comprovantes e cadastrar as despesas rapidamente reduz em até 90% o tempo despendido neste processo. A redução impacta também a atividade de conferência destas despesas, conferentes e analistas financeiros gastam até 75% menos tempo para isso.

 

Estes benefícios são apenas alguns dos viabilizados por boas soluções para gestão de despesas e viagens corporativas. Ao optar por migrar seu processo para ferramentas especializadas você perceberá aumento significativo na produtividade de colaboradores.

Processo mais rápido, simples e prático garante que o foco sejam as atividades que realmente importam e geram mais resultados.