Online Booking Tool, ou simplesmente OBT , se você é um viajante corporativo ou gestor de viagens já deve ter se deparado com este termo. Online booking tools são ferramentas de pesquisa por serviços de viagem de forma online, em que viajantes e gestores de viagem podem buscar por serviços como reserva de aéreos, hospedagens e aluguéis de veículos.
Em geral todos os OBTs possibilitam o selfbooking, a pesquisa online sem atuação de um agente de viagens. Porém, nem todos permitem a emissão da passagem de forma independente, o selfticketing. Pensando nisso, é importante destacar que existem diversos tipos de OBTs no mercado, dos mais simples que permitem apenas a pesquisa pelos serviços até os mais completos que permitem a gestão das despesas de viagem com abordagem end to end, que se inicia no momento da pesquisa até a prestação de contas de despesas como alimentação e deslocamentos locais.
O universo dos OBTs é bastante vasto e aqui apresentaremos alguns dos principais benefícios de se utilizar este tipo de ferramenta além dos pontos chaves para escolher o OBT que melhor atenderá à sua empresa.
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Os benefícios dos OBTs
Economia de tempo durante o processo: com diversos fornecedores disponíveis em uma única ferramenta o viajante ou responsável pelas solicitações evita a pesquisa em diversos sites e realiza sua seleção em poucos minutos de forma simples e intuitiva.
Redução de custos: além de ganhar tempo com fornecedores centralizados, OBTs permitem a economia de recursos através da comparação de preços entre dois ou mais fornecedores de serviços. Esta economia é reforçada pelo compliance dos serviços selecionados com as políticas da empresa.
Compliance mais apurado: com a aplicação de políticas realizada no momento da pesquisa dos serviços, colaboradores são mais propensos à segui-las. Online Booking Tools mais robustos permitem ampla parametrização de políticas que garantirão o compliance de despesa nas viagens corporativas.
Disponibilidade: em OBTs que permitem o selfticketing é possível pesquisar e emitir passagens e reservas 24 horas por dia, 7 dias por semana, durante o ano inteiro sem depender de agentes de viagem. Esta disponibilidade flexibiliza a rotina do viajante que poderá realizar a pesquisa de suas viagens à qualquer momento e de qualquer lugar.
Centralização e organização dos dados: tanto para a empresa quanto para o colaborador, um bom OBT auxiliará na organização das informações de suas viagens. Não será necessário entrar em sites diferentes para consultar informações de cada serviço utilizado, assim como será possível manter um histórico de todas as viagens realizadas.
Como escolher o melhor OBT para a sua empresa?
Para escolher o OBT mais indicado para as necessidades da sua empresa podemos elencar alguns pontos que auxiliarão na tomada de decisão assertiva. Veja a seguir o que analisar para esta escolha:
Analise seu processo atual
Realize uma análise sobre o seu atual processo de gerenciamento de viagens. Identifique as principais dificuldades da sua equipe para que ao pesquisar por novas ferramentas você identifique quais e quantos problemas ela estará atendendo. Algumas das dificuldades mais comuns são:
- Dificuldade em difundir políticas;
- Falhas de comunicação entre fornecedores, gestores e viajantes;
- Falta de visibilidade das despesas;
- Falta de relatórios completos para a análise de custos.
Entenda o que empresa e viajantes querem e o que precisam
É importante elencar quais funcionalidades são importantes para o seu processo e quais seriam interessantes para sua equipe, embora não sejam indispensáveis. Esta definição ajudará no momento de tomada de decisão pela ferramenta ideal.
Qual o objetivo da sua empresa?
Alinhar os objetivos da companhia no momento da aquisição de qualquer software, incluindo OBTs é extremamente importante. Se o objetivo da sua empresa é aumentar a visibilidade dos gestores sobre o processo, diminuir custos ou aprimorar o compliance, haverão OBTs que atenderão melhor à esta demanda que outros. Por isso certifique-se de ter estes objetivos elencados de forma clara.
Considere a complexidade do seu processo
Pequenas startups e grandes corporações têm necessidades e dores diferentes dentro do processo de aquisição de serviços de viagens corporativas. Ter um software que atenda estas necessidades sob medida é a forma mais eficiente de escolher seu OBT. Nem sempre o sistema mais robusto será o que melhor resolverá seus problemas.
Usabilidade
Ao contratar os serviços de um OBT leve em consideração se o sistema é fácil de usar. O usuário final da ferramenta terá muitas outras atividades além da pesquisa e solicitação de serviços de viagem, todas as ações que não fazem parte da atividade principal deste colaborador deverão ser simples e rápidas de se realizar. Priorize soluções desenvolvidas tanto para desktop quanto para dispositivos móveis.
Integração
Online booking tools são soluções periféricas, ou seja, não incorporam o arsenal de ferramentas que atendem ao core do seu negócio. Por isso é extremamente importante a possibilidade de integrá-lo com outros sistemas já utilizados pela sua empresa como o ERP ou CRM. Isso otimizará vários processos além da pesquisa por serviços. Fornecedores de OBTs que prestam consultoria no momento das integrações entre sistemas são um verdadeiro diferencial.
Analisando estes pontos o seu processo de escolha de um OBT será muito mais assertivo e, por isso, mais eficiente. O impacto da escolha de um bom OBT é sentido diretamente na fluidez do processo e na autonomia dos gestores da sua empresa, que serão empoderados por uma solução que entregue visibilidade, controle e agilidade no processo.
Agora que você já sabe o que analisar no seu processo e na solução, vamos facilitar ainda mais seu processo.
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