Ao adquirir uma ferramenta de gestão de despesas e viagens corporativas, metrificar o ROI ou retorno de investimento, ajudará a entender as vantagens desta aquisição de forma mais concreta.

Por isso, neste artigo vamos falar sobre a importância de saber o ROI. Além disso, te mostraremos os 5 aspectos que precisam ser analisados para calcular o ROI sobre a aquisição deste tipo de solução para sua empresa.

 

O que é e qual a importância do ROI?

ROI é uma sigla designada para “return on investment”, retorno de investimento em português. Em qualquer tipo de investimento, seja em tempo ou em dinheiro, poderá haver ganhos financeiros, perdas ou o ponto de equilíbrio poderá ser alcançado. O ROI é a métrica utilizada para analisar a performance financeira do seu investimento.

Saber o retorno esperado de um investimento antes de realizá-lo auxilia sua empresa a tomar decisões financeira mais assertivas, que trarão mais resultados para o crescimento do negócio. Além disso, o ROI ajuda a determinar qual investimento faz mais sentido para sua operação na busca por resultados mais significativos.

 

Por quê investir em ferramentas de gestão de despesas?

As soluções para gestão de despesas e viagens corporativas resolvem diversas problemas relacionados a processos morosos, auxiliam na redução de custos das despesas e com pessoal do backoffice.

Além disso, a experiência do colaborador ao prestar contas ou solicitar serviços e reembolsos é muito mais simples e intuitiva, diminuindo o tempo para prestar contas e aumentando a aderência às políticas da empresa.

Em outras palavras, investir neste tipo de solução trará inúmeros benefícios. Mas a pergunta que nos resta é: Como mensurar o retorno deste investimento? 

 

O que analisar para calcular o ROI de um sistema de gestão de despesas

Sua empresa optou por investir em uma ferramenta de gestão de despesas, mas antes de efetivar o negócio é importante saber quais aspectos analisar para o cálculo de ROI mais preciso.

O cálculo do ROI esperado, à grosso modo, pode ser realizado ao dividir o resultado do investimento, seja em lucro líquido ou economia total gerada, pelo valor total do investimento inicial. Ao fim do cálculo, basta multiplicar por 100 para obter o percentual de ROI.

(RESULTADO ÷ CUSTO INICIAL DO INVESTIMENTO) X 100

 

Os valores que serão economizados em cada etapa do processo dependerão da eficiência da solução implementada e da estrutura que já existe ou não na sua empresa. Empresas com um processo menos estruturado perceberão maior economia e impacto no seu processo. Isso ocorre porque a diferença entre processos mal estruturados e uma solução automatizada e digital é muito grande.

Nos tópicos a seguir entenderemos alguns dos aspectos que impactam positivamente no ROI. Os pontos abaixo ao serem analisados juntos, resultam na redução de custos com transporte, hospedagem, correios para documentação e ainda redução do tempo despendido por funcionários de backoffice em atividades relacionadas à este processo, que gera uma grande economia financeira.

 

1.Viagens e Gestão das agências

Para calcular métricas relacionadas à viagens podemos levar em consideração, entre outros aspectos, a redução do tempo despendido entre a solicitação do serviço e a compra efetiva da passagem ou hospedagem; direcionamento do usuário nas políticas de solicitação, garantindo o compliance, além da conciliação automatizada de faturas de fornecedores.

Estes indicadores resultam na economia de despesas com aéreo, hospedagens e aluguel de veículos. Reduções nestas categorias de despesas poderão chegar até à 23%, dependendo da operação.

 

2.Mobilidade urbana

Despesas de mobilidade urbana são as relacionadas à deslocamentos locais, utilizando táxis e/ou aplicativos de transporte compartilhado e o reembolso de quilometragem à colaboradores que usam veículo próprio em nome da empresa.

Neste tipo de despesa o cálculo exato da quilometragem via GPS, comparativo de preços entre aplicativos de transporte e a integração destes aplicativos com a sua solução para gestão de despesas a viagens, podem resultar em uma economia de cerca de 20%.

 

3.Correios e papéis

Despesas com o envio de cupons fiscais para a empresa, assim como com a impressão de relatórios de viagem podem sofrer uma redução de até 100%. Isso é possível porque toda a documentação poderá ser armazenada digitalmente.

 

4.Impacto do processo automatizado

A automatização da prestação de contas ou solicitação de serviços de viagens inibe a ocorrência de cobranças indevidas, aumenta o nível de compliance com a validação de políticas no momento da prestação de contas e fornece mais agilidade em todo o processo.

Despesas gerais com alimentação, diárias de viagem e lavanderia, por exemplo, têm reduções de quase 10% em função da automatização do processo.

 

5.Custo das horas dos colaboradores

Este talvez seja o ganho mais expressivo entre os tópicos que mencionamos até o momento. A redução de tempo gasto em atividades manuais, digitalização de comprovantes, aprovações, conferências de relatórios e geração de relatórios para análise é incrível. Uma economia de até 90% no tempo despendido nestes processos e, consequentemente, o valor das horas destes colaboradores é economizado pela empresa.

 

Que tal um exemplo prático?

Em uma empresa temos os valores abaixo despendidos mensalmente em despesas de variados tipos. Da mesma forma, o fornecedor tem a economia projetada de acordo com a realidade da companhia especificada abaixo:

 

Tipo de despesa	Total mensal	Economia projetada	Total economizado
Aéreos	R$100.000,00	15%	R$15.000,00
Táxi/Uber	R$100.000,00	18%	R$18.000,00
Correios	R$500,00	100%	R$500,00
Gerais	R$150.000,00	9%	R$13.500,00
*Responsável por compras	R$5,704.09	60%	R$3,422.45
Conferente	R$2,277.27	70%	R$1,594.09
Financeiro	R$3,545.45	87%	R$3,084.55
Viajante/Prestador de contas	R$6,818.18	60%	R$4,090.91
Gestor	R$4,554.55	60%	R$2,732.73
Total economizado em um mês de uso da ferramenta			R$ 47.0000
Valor mensal da ferramenta			R$20.000,00

*Total mensal em horas despendidas em atividades relacionadas à gestão de despesas e viagens corporativas, multiplicadas pelo valor hora médio para cada profissional.

Neste exemplo a empresa deixa de gastar, mesmo investindo mensalmente em uma solução, cerca de R$27.000,00, ao fim de um ano a economia poderá chegar à R$324.000,00. O retorno deste investimento chega à 135%!

 

Colocar na ponta do lápis (ou na planilha) os resultados que espera-se alcançar com o investimento que será realizado é parte fundamental do processo de tomada de decisão, e levará à um investimento mais eficiente, que trará resultados positivos para o negócio. 

Não deixe de solicitar uma análise apurada ao seu fornecedor em negociação, baseado no que a ferramenta dele é capaz de proporcionar à sua gestão.

 

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