Existem algumas dificuldades nas prestações de contas de despesas de viagens corporativas que são comuns em diversos segmentos. No entanto, não faz sentido perder tempo com esses obstáculos, quando já existe no mercado o conhecimento e soluções necessárias para evitá-los.
Neste artigo, vamos discorrer sobre as 5 dificuldades mais comuns nesse processo e como contornar cada uma delas. Continue lendo para saber mais!
1. Não contar com regras definidas
Não possuir regras e políticas de viagens definidas para a gestão de despesas corporativas é um erro grave de muitos gestores. Ainda assim, está entre as principais dificuldades na prestação de contas das empresas.
Muitas vezes os colaboradores não sabem ao certo o que é prestar contas e controlar pagamentos, justamente porque a empresa não possui regras bem definidas e difundidas na empresa sobre o tema.
A falta de regras bem definidas compromete não só o controle, mas também a rotina das viagens ou deslocamentos. Tanto os viajantes como os coordenadores precisam ter em mãos um documento consolidado com acesso à informação sobre as normas de viagens, deslocamentos e prestação de contas.
Para contornar o problema o primeiro passo é realizar um levantamento dos últimos deslocamentos realizados e das principais necessidades dos viajantes. Com estes dados, o gestor deve criar as regras e basear-se nelas para a conferência nas prestações de contas.
Vale incluir com especificações sobre o tempo de antecedência de solicitação de viagens e adiantamentos, prazos para a prestação de contas, padrão de hotel a ser escolhido, entre outras regras que orientem colaboradores e gestores sobre as melhores práticas em viagens.
Definir as políticas para controle de despesas e viagens pode ser difícil e tomar tempo. Mas é um esforço que vale a pena devido a economia e segurança que gerará.
⇒Para auxiliar sua equipe nesse processo, criamos um modelo de políticas de despesas completo que você pode baixar gratuitamente clicando aqui ou no banner abaixo!
2. Informações desencontradas
Quando o controle das viagens corporativas é feito de forma manual, muitos dados acabam se perdendo. A troca de e-mails nem sempre é visualizada no prazo, as planilhas ficam desatualizadas e os dados muitas vezes são perdidos.
Essa falta de informações acaba tomando muito tempo da equipe para conferência dos deslocamentos ao invés de se dedicar ao cliente e aos negócios.
As dificuldades na prestação de contas impactam desde o colaborador que realiza as despesas à equipe que realiza as conferências. Para acabar com a descentralização de informações, adote uma solução tecnológica que permita unificar os canais utilizados para este processo.
Se hoje seus colaboradores prestam contas em planilhas, solicitam aprovação de adiantamentos via e-mail e recebem recursos em dinheiro, é possível eliminar todos os controles paralelos e centralizá-los em uma única plataforma especializada na gestão de despesas.
Saiba como a prestação de contas por aplicativo pode ajudar seu time a evitar este tipo de problema, lendo o artigo Vantagens da prestação de contas e reembolsos por aplicativo.
3. Prestação de contas burocrática
Indo na contramão da primeira dificuldade na prestação de contas que abordamos neste artigo, muitas empresas possuem as normativas bem definidas para a prestação de contas. No entanto, acabam engessando o processo e tornando-o extremamente burocrático.
Processos burocráticos fazem com que ciclo de prestação de contas seja muito longo e podem levar os colaboradores a desistir das prestações de contas, gerando furos nos dados relacionados às despesas da empresa.
A automatização da prestação de contas é uma ótima opção para desburocratizar o seu processo.Diversas soluções especializadas na gestão de reembolsos e prestação de contas de despesas corporativas permitem uma validação precisa das políticas da empresa, sem dificultar o processo para o usuário da ponta.
Na solução Expense da Paytrack, por exemplo, a prestação de contas da viagem corporativa acontece de forma automatizada e em tempo real, pode ser realizada por meio do aplicativo de qualquer lugar. Na mesma plataforma, gestores e conferentes podem aprovar ou reprovar as despesas reportadas pelos usuários.
4. Falta de controle global
Todas as questões que tratamos até aqui culminam em um descontrole total da área de gestão de viagens corporativas. Muitas vezes, os deslocamentos são registrados em planilhas que nem sempre são atualizadas corretamente. Ao gestor de viagens cabe conferir um a um os registros para ter a certeza de que tudo está ocorrendo conforme deveria. E sem a consolidação das informações, ele não consegue ter uma visão global.
Os gastos desnecessários são comuns aqui. Por exemplo: quais funcionários irão para a mesma cidade, ou proximidades, na mesma data? Eles poderiam alugar um só carro ou até mesmo a passagem poderia ser comprada em uma única transação.
Todas essas questões devem estar bem alinhadas internamente para que sua empresa tenha uma gestão financeira e operacional mais efetiva.
Com informações centralizadas em uma única plataforma e, aliado a isso,esta plataforma integrada aos principais sistemas de gestão da sua empresa, ter uma visão e controle global sobre as despesas é mais simples e assertivo.
5. Perda de tempo na gestão das viagens corporativas
Por último, pergunte a si mesmo: quanto tempo levo para prestar contas ou realizar a conferência das viagens? O que poderia fazer se tivesse este tempo de sobra?
Ao analisar essa questão, a maioria dos gestores percebe que perde boa parte do seu expediente com conferências e aprovações, que poderiam ser realizadas de forma automatizada, através de um sistema de gestão de viagens. Manualmente, há muito mais tempo dedicado ao processo, do que quando as ações são feitas em poucos cliques.
Em poucas palavras
Você deve ter notado que as principais dificuldades na prestação de contas podem ser resolvidas de forma relativamente simples: com o uso de tecnologia.
Não existem motivos para continuar se preocupando com obstáculos que podem ser tirados do caminho do seu time para que você possa focar em ações estratégicas que potencializam seus resultados.
Conheça mais sobre o papel da tecnologia na gestão de despesas e viagens corporativas lendo o artigo Automatização de processos: como eliminar as planilhas e ainda acabe com o medo de adotar novas tecnologias com o artigo Inovações tecnológicas: 4 dicas para perder seu medo de implementá-las.
