Controlar a prestação de contas e despesas de uma empresa de forma manual e com várias planilhas para preencher, com certeza não é algo animador, por isso a automatização de processos é uma grande aliada de qualquer empresa. Neste sentido, hoje existem várias ferramentas e softwares que estão no mercado para te ajudar.

Se você tem interesse em saber mais sobre automatização de processos para prestação de contas, continue lendo este artigo e acompanhe os tópicos a seguir:

• Qual a importância da prestação de contas
• Por que o processo manual é ruim para a minha empresa
• Automatização de processos: como por em prática?
• Quais os benefícios da automatização dos processos

 

Qual a importância da prestação de contas

A prestação de contas é importante tanto para a empresa quanto para o colaborador. Para a empresa é a forma de controlar todos os gastos e despesas realizados pelo colaborador em nome da organização. Já para o colaborador é a forma de se receber o reembolso corretamente.

Porém muitas empresas ainda trabalham a prestação de contas de forma manual e com planilhas, o que gera frustração tanto para o colaborador como para o responsável pela gestão de prestações de contas. 

Quando é feita de forma manual o colaborador deve guardar aquela pilha de cupons fiscais para apresentar na empresa e, por muitas vezes, acaba perdendo ou não os apresenta, o que pode gerar atrito entre colaboradores e o backoffice, além de resultar em problemas fiscais para a empresa.

 

Por que o processo manual é ruim para a minha empresa

O processo manual, geralmente realizado pelo o uso de planilhas, gera um grande transtorno para a empresa e para o setor ou pessoa responsável pela gestão deste processo.

Por outro lado, como o gerenciamento de prestação de contas é realizado por seres humanos, é comum que diversos tipos de erros aconteçam. Além disso, o tempo despendido na solicitação de reembolsos ou conferências é alto, o que torna necessário ter uma pessoa dedicada exclusivamente para cuidar da prestação de contas, assim como aumenta ainda mais os custos da operação.

Além do processo manual ser ruim para a empresa, também é ruim para o colaborador, que terá que guardar cada cupom fiscal, preencher planilhas  e ainda apresentá-los um por um na volta da viagem corporativa.

 

Automatização de processos: como pôr em prática?

Hoje há várias soluções que foram criadas especificamente para a prestação de contas de viagens corporativas, que acabam por realizar a  automatização de processos. O principal objetivo dessas ferramentas é simplificar a forma de prestação de contas, através da extinção do uso planilhas. Desta forma, resultando na redução de tempo e de custos, além de dar autonomia para a empresa e para o colaborador.

Para iniciar a automatização dos seus processos é preciso, antes de qualquer coisa, mapear quais etapas da rotina podem e devem ser realizadas de forma autônoma. A partir daí você poderá procurar pela ferramenta ideal.

Para automatizar processos de gestão de despesas e viagens corporativas, é preciso colocar no papel (ou na planilha) todos os pontos essenciais que a ferramenta escolhida deverá atender. Para te auxiliar na escolha pela solução ideal criamos uma checklist de requisitos para escolher o melhor OBT, clicando neste link você poderá acessá-la e dar o primeiro passo para uma gestão mais moderna.

 

Quais os benefícios da automatização dos processos

 

Vejamos alguns dos benefícios proporcionados pela automatização de processos:

• Proteção e exatidão de dados: quando não existe a automatização dos processos, há chances maiores de ocorrer erros na hora da organização das planilhas. Quando ocorrer de forma automatizada esse processo, existe a proteção e exatidão desses dados.
• Praticidade: outra vantagem de automatizar o processo de prestação de contas é a praticidade que a ferramenta oferece. Quando o colaborador está em viagem, ele irá lançar os cupons fiscais na hora, por meio de fotos. Assim, essas fotos poderão ser lidas com auxílio de leitores de QR Code e OCR. Além disso, ele não precisará guardar os cupons fiscais. A empresa, terá mais praticidade na hora de conferir as despesas lançadas.
• Economia: com a automatização de processos, ocorre a redução de custos na mão de obra, papéis e espaço. Além da redução de custos, ocorre a redução em 90% no tempo de análise de contas.

 

Dessa forma, podemos concluir que a automatização de processos de prestação de contas é algo positivo, tanto para as empresas quanto para os colaboradores. Além disso, a automatização possui uma série de benefícios que aumentarão a precisão das prestações de contas, reduzindo custos e otimizando o tempo de toda a equipe durante o processo.

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