Você já parou para pensar sobre os diversos riscos e prejuízos que o adiantamento para despesas de viagens podem trazer para a sua empresa?

A sua empresa pode estar perdendo muito dinheiro com a falta de controle dos adiantamentos em espécie e depósitos em conta. Além de processos manuais e o risco de ações trabalhistas contra a empresa. 

Descubra agora como eliminar estes riscos na sua empresa. Neste artigo você verá:

• Quais os riscos do adiantamento em espécie 
• Quais os riscos do adiantamento depositado em conta
• Como conter os riscos do adiantamento em espécie e por depósito
• Vantagens do cartão pré-pago
• Como manter o controle dos adiantamentos

 

Quais os riscos do adiantamento em espécie 

 

Ao disponibilizar o adiantamento para despesas de viagens em espécie, a empresa e o viajante correm diversos riscos. Estes riscos, não só aumentam os gastos das empresas, como aumentam a insegurança dos colaboradores.

Vamos conferir a seguir quais os principais riscos causados por adiantamentos em espécie:

 

 

• O colaborador utiliza o dinheiro para necessidades pessoais

No momento que o colaborador tem o dinheiro em mãos, há chances dele ser utilizado para necessidades pessoais. Assim, a empresa perde esse valor e o colaborador fica sem adiantamento para despesas de viagens, o que gera um grande transtorno para contornar a situação.

 

 

• Roubos e perda do dinheiro durante a viagem

Manusear dinheiro vivo, sempre vem com o risco de roubos. O colaborador pode parar em postos de gasolina ou mesmo em restaurantes, se descuidar e ser alvo de roubos ou furtos. O que coloca o colaborador em grande risco.

Além disso, perder parte do valor adiantado é um acidente que pode ocorrer com qualquer um. Caso qualquer destas situações ocorra, a empresa será prejudicada e terá que desembolsar novamente o valor, aumentando suas despesas.

 

 

• Colaborador atrasa ou não realiza a prestação de contas

Após realizar a viagem o colaborador deve prestar contas de suas despesas.

Comumente, colaboradores atrasam ou nem realizam a prestação de contas. Sendo assim, a empresa e o setor financeiro perdem o controle do uso do adiantamento feito e quais os gastos gerados durante a viagem. 

Dessa forma, a empresa não consegue monitorar se o colaborador precisa devolver para a empresa ou receber reembolsos, afetando a previsibilidade das contas a pagar e a receber. Na sua empresa, os colaboradores costumam atrasar a prestação de contas das viagens?

 

Quais os riscos do adiantamento depositado em conta

 

 

• O colaborador saca o dinheiro 

Quando a empresa opta pelo adiantamento para despesas de viagens via depósito em conta, o colaborador pode sacar este adiantamento e utilizar para outros fins. Uma vez que a empresa não tem controle sobre a conta corrente do colaborador, é impossível monitorar este tipo de atitude. 

De que forma o setor financeiro poderia solucionar esta situação?

 

• A conta do colaborador está negativada

E agora, o que fazer quando a conta está negativada?

Quando a empresa deposita o adiantamento para despesas de viagens na conta corrente do colaborador e ela está negativada, é um grande problema. O valor depositado é automaticamente absorvido ao banco o que é devido. Assim, o colaborador não terá dinheiro para realizar a viagem e a empresa terá perdido o valor adiantado.

 

• Processo trabalhista

A partir do momento que o colaborador possua os comprovantes que a empresa depositou um certo valor na sua conta, de forma recorrente, é possível iniciar um processo contra a empresa, alegando que o valor depositado faz parte do seu salário.

Este é um risco muito grande para a sua empresa e pode fazer com que ela perca milhares de reais em uma única ação. 

Pense agora sobre quantas ações judiciais a sua empresa pode receber por estar realizando adiantamentos via depósito!

 

 

• Colaborador não realiza a prestação de contas

Como mencionamos no adiantamento em espécie, o colaborador pode não realizar a prestação de contas ou atrasá-la enquanto o adiantamento para despesas de viagens permanece em aberto no ERP da empresa.

 

Como conter os riscos do adiantamento em espécie e por depósito

 

É possível mitigar os riscos do adiantamento para despesas de viagens por meio do cartão pré-pago integrado à solução para prestação de contas. 

Com esta opção, cada colaborador pode ter o seu cartão onde a empresa deposita o saldo necessário para a viagem. Dessa forma, não acontece o adiantamento em espécie nem o depósito em conta, reduzindo os riscos.

Para te auxiliar, listamos abaixo as principais vantagens que ocorrem ao utilizar o cartão pré-pago para adiantamento para despesas de viagens.

 

Vantagens do cartão pré-pago

 

• Simplificação e centralização de processos

Através de uma carteira digital, a empresa transfere o valor necessário de forma automática para o cartão do colaborador.

Desse modo, o colaborador não precisa se deslocar até a empresa para pegar o dinheiro em espécie ou ir até uma agência bancária. Assim, a empresa também não precisa realizar a transferência manualmente, reduzindo tempo no processo, que abordaremos a seguir.

Com o cartão e a solução para prestação de contas integradas, tanto o propósito do adiantamento quanto as despesas realizadas, ficam devidamente registrados. Munindo a empresa com provas no caso de ações trabalhistas.

 

• Redução de tempo 

Como mencionado, a redução de tempo ocorre no momento em que o colaborador não precisa mais se deslocar para retirar o adiantamento. Para a empresa, o setor administrativo e financeiro tem redução do tempo em todo o processo. Seja na transferência automatizada ou na conferência de relatórios dos cartões. 

Com o cartão pré-pago, é possível controlar os saldos de cada colaborador em tempo real. Assim, o setor responsável pela conferência das informações e despesas, economiza tempo por ter em mãos as faturas dos cartões pré-pagos e não depende do colaborador realizar a prestação de contas.

 

 

• Controle de gastos e transparência

O controle de gastos e a transparência é muito importante e necessário no adiantamento para despesas de viagens. Com o cartão pré-pago, todos os gastos ocorridos estarão unificados na fatura. Sendo assim, o setor financeiro terá acesso ao valor utilizado pelo viajante, mesmo que ele não realize a prestação de contas, ampliando o  controle da empresa sobre estes gastos. 

Com o controle de gastos e o cartão pré-pago, a empresa pode ainda resgatar o valor que não foi gasto pelo viajante. Assim, a empresa não depende do colaborador para reaver este valor.

Não será mais necessário a sua empresa controlar gastos de forma manual em planilhas. O processo manual demanda muito tempo e abre espaço para a  ocorrência de erros humanos ao preencher as planilhas.

 

 

• Redução de custos 

Como ocorre a redução de tempo no setor administrativo e financeiro, automaticamente ocorre a redução de custos com a hora/pessoa despendida no processo. A empresa poderá utilizar o tempo reduzido para delegar atividades mais estratégicas para os profissionais, que dará maior retorno financeiro.

Outro ponto importante é que, recuperando o valor não utilizado pelo colaborador durante a viagem, a empresa pode realocar o recurso. Reduzindo o custo geral com adiantamentos.

 

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• Segurança

Com o cartão adiantamento para despesas de viagens, o colaborador não corre o risco de perder o dinheiro ou ser assaltado, assim ele tem segurança ao viajar.

Já a empresa possui controle sobre o valor adiantado e o que necessita ser reembolsado. Com o cartão pré-pago, a empresa tem como comprovar qual é o objetivo do valor adiantado e dessa forma não corre o risco de perder uma ação trabalhista.

Assim, ambas as partes terão segurança ao realizar ou utilizar o adiantamento para despesas de viagens corporativas.

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Como manter o controle dos adiantamentos

Uma das formas de ter controle dos adiantamentos para despesas de viagens é através de planilhas, de forma manual, porém de forma pouco eficiente.

A melhor forma de ter um controle exato dos adiantamentos é com uma solução tecnológica e com o cartão pré-pago. Assim a sua empresa consegue ter acesso em tempo real ao valor adiantado,  aos gastos que o viajante teve durante a viagem. 

Além disso, irá reduzir significativamente os custos e os riscos que os adiantamentos em espécie e via depósito bancário oferecem.

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