Garantir que o colaborador tenha os recursos para uma estadia confortável e segura, e ainda assim manter as despesas dentro do orçamento. A gestão de viagens e despesas corporativas tem seus desafios.

Gerenciar todo o processo de adiantamentos para os diversos colaboradores sem que haja erros e fraudes, é um processo complexo se feito de forma manual.

Neste artigo vamos te mostrar maneiras para você aprimorar seu processo de adiantamento de viagens. Confira agora:

• O que são adiantamentos para despesas de viagens
• Defina um processo para o adiantamento de viagens
• Como disponibilizar um adiantamento de viagens
• Prestação de contas
• Priorize a segurança de seus colaboradores
• A tecnologia é sua amiga

O que são adiantamentos para despesas de viagem

Os adiantamentos são valores cedidos previamente ao colaborador que, quando baseados no custo estimado das despesas, auxiliarão a manter maior controle sobre o seu orçamento. 

Ao utilizar adiantamentos para as viagens de seus colaboradores, eles serão incentivados a manter suas despesas dentro dos valores cedidos, evitando surpresas com gastos inesperados.

No entanto, os adiantamentos demandam a comprovação de todo o uso do recurso. O que muitas vezes se torna um desafio para o gestor, que depende da prestação de contas dos seus colaboradores.

Para que os adiantamentos não sejam motivo de preocupação financeira e que as viagens corporativas não se tornem um ponto de atrito entre empresa e colaborador, é preciso levar algumas coisas em consideração. 

Vejamos a seguir o que facilitará a sua gestão de adiantamentos para viagens e deslocamentos:

 

Defina um processo para o adiantamento de viagens

 

Como garantir que um viajante saiba quando solicitar um adiantamento, que valor solicitar e quem deverá aprovar? São muitas perguntas, mas essas perguntas podem ter uma resposta muito simples: tenha uma política de adiantamentos bem definida.

Um estudo realizado pela GBTA demonstra que 19% dos relatórios de despesas possuem erros de preenchimento, enquanto outro estudo demonstra que 86% das fraudes empresariais estão no âmbito das apropriações indébitas.

Com um processo bem estruturado descrito na política de viagens da sua empresa, de forma clara e sucinta, não restarão dúvidas para o seu colaborador quanto à solicitação dos adiantamentos de viagem. Além disso, políticas de adiantamentos e despesas amplamente difundidas atuam na inibição de fraudes.

A definição de um valor de diárias com os custos estimados de despesas como alimentação e deslocamento, por exemplo, assim como o prazo mínimo de antecedência para solicitação de adiantamentos, são normas extremamente úteis para o viajante e para a sua previsão de caixa.

Mas lembre-se: é preciso educar os colaboradores, divulgar as políticas da sua empresa e incentivá-los a revisitar as normas de adiantamentos sempre que possível.

 

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Como disponibilizar um adiantamento de viagens

 

Agora que você já sabe como os adiantamentos e políticas de viagem poderão te auxiliar a manter o orçamento controlado, talvez você se pergunte como disponibilizar estes valores para seus colaboradores.

Isso dependerá da sua operação e o que faz mais sentido para a ocasião, mas separamos alguns tópicos sobre cada forma de adiantamento:

Dinheiro e débito em conta: Forneça o adiantamento em dinheiro apenas quando o colaborador tiver como destino cidades de interior ou fará longas viagens rodoviárias, pois postos de gasolina e conveniências mais isoladas podem não aceitar cartões de débito e crédito.

Cartão pré-pago ou cartão adiantamento: cartões pré-pagos são uma ótima opção pois evitam que o colaborador circule com dinheiro em espécie e, caso sobre algum saldo do adiantamento, ele já está pronto para ser reutilizado ou estornado para a empresa, sem a necessidade de transferências que possam acarretar eventuais taxas. Além de possibilitar a visualização de todos os gastos por meio  de um extrato.

Cartão de crédito corporativo: cartões de crédito corporativo são uma boa opção para empresas que desejam manter o fluxo de caixa, desta forma poderão provisionar o pagamento da fatura sem efetivar o adiantamento do valor antes da viagem. E ainda conta com a facilidade de aferição das despesas através da conciliação da fatura.

 

⇒ Confira também: Adiantamento para despesas de viagens: como conter os riscos?

 

Prestação de contas

 

Ao fim da viagem é importante que o colaborador comprove suas despesas com os documentos adequados, como notas e cupons fiscais. É interessante ressaltar que no Brasil, empresas optantes do Lucro Real podem fazer dedução de despesas com viagens, transportes e alimentação, o que faz toda a diferença no fim do ano fiscal, não é mesmo?

Além disso, para fins de auditoria é importante ter o registro destas despesas, então lembre-se de incluir todas as especificações para a prestação de contas nas suas políticas de adiantamento. Entenda mais sobre o assunto no artigo Armazenamento de documentos físicos e prestações de contas aqui no nosso blog.

 

Priorize a segurança de seus colaboradores

 

Hoje, com a pandemia do COVID-19, é de suma importância zelar pela saúde de seus colaboradores. A melhor forma de fazer isso,  é o distanciamento social.

Para diminuir a exposição dos colaboradores, tanto do setor financeiro quanto dos viajantes, possibilita que a solicitação e o recebimento do adiantamento de viagens sejam realizados com o mínimo contato físico possível. Para isso, forneça os valores através de débito em conta, cartões pré-pagos ou de crédito sempre que possível, assim como a prestação de contas de forma digital.

 

A tecnologia é sua amiga

 

Fazer a gestão de políticas de adiantamento e viagens, aprovações e conferências das despesas pode ser uma situação muito trabalhosa. Tempo é dinheiro e quanto mais rápido conseguimos realizar essas tarefas, sem perder a gestão e o controle, melhor!

Por isso, não deixe de tornar a tecnologia sua aliada. Utilize um sistema ou aplicativo para solicitação de adiantamentos e gestão de despesas, controle seu processo e o torne mais prático e intuitivo. Desta forma, as trocas de e-mails diminuem e o risco de um colaborador acabar não recebendo o seu adiantamento ou extrapolar nas despesas também.

 

Adiantamentos, reembolsos, solicitação de serviços. A gestão de despesas de viagens envolve muitos custos, que precisam ser devidamente analisados para que seja possível controlá-los.

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