Bilhetes não voados são resultado de imprevistos que ocorrem no processo de agendamento de viagens de negócios, como em qualquer área da nossa vida. As viagens corporativas, assim como as viagens pessoais, podem sofrer diversas situações inesperadas. 

Os cancelamentos de viagens corporativas podem acontecer por diversos motivos como: reuniões adiadas ou canceladas, indisponibilidade de horários, etc. Com a pandemia causada pelo vírus COVID-19, a maioria das empresas está com grandes desafios na gestão de bilhetes não voados. Mas afinal, o que é possível fazer para evitar que os cancelamentos aconteçam e para melhorar a gestão desses bilhetes?

Que situações levam aos cancelamentos e alterações?

Sua empresa pode perder muito dinheiro caso não acompanhe os bilhetes não voados. Mas analisando a raiz desse problema, o que então geraria os cancelamentos ou remarcações dessas viagens corporativas?

De modo geral, os motivos mais comuns para alterações de viagens giram em torno de mudanças de agenda ou pela própria empresa, que reavalia o deslocamento e entende que é desvantajoso. E claro, é essencial mencionar todos os voos cancelados devido à pandemia mundial que enfrentamos em 2020.

Como medida de segurança sanitária, devido à pandemia do vírus COVID-19, inúmeros vôos tem sido cancelados mundo afora e gestores de viagem tem ficado cada vez mais atentos à gestão dos saldos que restam junto às companhias aéreas. 

Esses cancelamentos tem dado dores de cabeça gigantes aos gestores de viagens devido ao dinheiro que pode ser perdido quando os saldos não são utilizados antes da sua data de expiração, principalmente porque as passagens e saldos são pessoais e  – até o momento – intransferíveis. O que pode ser feito para amenizar e contornar essa situação é o que os gestores de viagens tem se perguntado.  

Pensando em toda a gestão desses bilhetes não voados, separamos algumas dicas para facilitar o controle diário das despesas corporativas da sua empresa:

Tenha controle dos bilhetes voados e dos bilhetes não voados

O primeiro passo para gerir  com mais facilidade os aéreos de sua equipe é ter o registro claro dos que foram ou não voados, ou seja, manter o registro de qual o voo do colaborador e se ele embarcou ou não. Mesmo em casos de perda do voo por culpa do passageiro, é possível solicitar reembolso de taxas de embarque dependendo da cia aérea, então tenha esta informação em mãos.

Tenha um Banco de bilhetes atualizado

O cancelamento aconteceu, como acompanhar os crédito de aéreos resultantes dos bilhetes não voados?

Centralize todas as informações importantes sobre os aéreos não voados por seus colaboradores como: localizador, valor do crédito gerado, a companhia aérea, dados do colaborador, etc. Lembre-se de atualizar as informações sempre que o crédito for utilizado em uma nova emissão.

Evite planilhas para realizar este controle, dê preferência à softwares end to end em que você possua todo o registro, da compra ao cancelamento do aéreo, e que possibilite notificar ao solicitante que há saldos disponíveis para utilização nas próximas viagens.

Dissemine os direitos e deveres dos colaboradores na Política de Viagens

É importante que sua a empresa possua uma política de viagens clara sobre o que o colaborador deverá fazer caso surja a necessidade de cancelamento ou reagendamento da sua viagem, assim como ou quando utilizar os saldos remanescentes. Com políticas bem disseminadas e definidas, reagendamentos e até mesmo cancelamentos são mais bem avaliados pelos colaboradores. 

Outro ponto que deve ser observado são as aprovações das viagens. Deverão ser feitas de forma criteriosa a fim de evitar reavaliação da necessidade da viagem quando as passagens já estiverem compradas, gerando um acúmulo de bilhetes não voados.

Comunicação é essencial 

Estabelecer um processo de comunicação eficaz com seus colaboradores é uma peça chave para evitar que a lista de bilhetes não voados seja maior do que a dos voados.

Programar lembretes à seus viajantes com os horários de check in e embarque pode te ajudar a salvar algumas passagens ao fim do mês.

Fique atento às normas de bilhetes não voados e remarcação das companhias aéreas

Para aéreos, normalmente as empresas podem solicitar cancelamentos ou alterações. Porém, cancelamentos acabam sendo são bem mais “caros”, devido às taxas envolvidas. Então, em geral as empresas solicitam remarcação dos aéreos.

No cenário atual, com a pandemia, acabaram ocorrendo muitas demissões. Alguns desses colaboradores que foram desligados tinham aéreos comprados, e não é mais possível fazer alterações pois eles não trabalham mais para a empresa em questão. Por isso, as empresas estão em contato com as Cias para encontrar melhores condições de cancelamento.

Com o aumento da demanda por cancelamentos as cias aéreas estão repensando suas taxas e algumas delas já têm melhores condições de cancelamento e remarcação mais flexíveis. Fique atento às novas normas das cias aéreas para não perder boas oportunidades de diminuir suas perdas financeiras.

Faça com que a tecnologia seja sua aliada

Empresas com um grande fluxo de viajantes costumam lidar com uma quantia considerável de cancelamentos, pensando no cenário pandêmico atual, esta quantidade ainda aumenta. Por isso, é preciso otimizar a gestão dos bilhetes não voados.

Busque por soluções que possibilitam a centralização das informações dos aéreos de seus colaboradores em um só lugar, do início ao fim. É importante um acesso rápido e simplificado às informações para uma tomada de decisão assertiva, por isso priorize sistemas que apresentem uma interface amigável para a visualizações de todos os dados importantes. E ainda, que ao solicitar cancelamentos e remarcações através da ferramenta, mantenha o registro de justificativas assim como as tratativas com sua agência parceira. 

Evite maiores perdas com uma gestão próxima e precisa, solicite uma demonstração!