Viagens corporativas no futebol: como gerenciá-las?

O dia a dia de um clube de futebol é repleto de processos e tarefas que vão muito além das quatro linhas. Sendo que um dos maiores desafios encontrados pelos gestores é como fazer a gestão de viagens corporativas no futebol.

Seja para disputar jogos em outras cidades, realizar pré-temporadas internacionais ou mediar negociações, as viagens corporativas se apresentam como parte fundamental no dia a dia de clubes, jogadores, equipes técnicas e gestores.

Neste momento, é muito importante que o clube tenha uma política de viagens bem definida. Caso contrário, a gestão de viagens pode sair do controle e abrir espaço para fraudes e, principalmente, problemas financeiros.

Deste modo, uma solução encontrada por clubes como o Coritiba é contar com o suporte de um serviço especializado, como a Paytrack. Agora, nós cuidamos de todas as etapas, desde a reserva de passagens até a gestão de despesas, de forma integrada e sem complicações.

Neste artigo, vamos entender como um clube pode acertar na gestão de viagens corporativas no futebol. Acompanhe conosco e descubra também como um serviço especializado pode otimizar esse processo e deixá-lo mais simples.

O que são viagens corporativas?

As viagens corporativas são comuns em empresas de diferentes ramos, como no futebol. Elas nada mais são do que deslocamentos para outras cidades para que os colaboradores realizem atividades relacionadas ao trabalho.

Ou seja, quando o gestor de um clube precisa viajar para mediar uma negociação com um jogador, ele está em uma viagem corporativa.

Essas viagens envolvem planejamento e logística específicos, que incluem a reserva de passagens, hospedagem, transporte terrestre, e a gestão de despesas. Por isso, é preciso ter uma gestão bem definida e alinhada às necessidades do clube.

No futebol, as viagens corporativas são ainda mais complexas. Afinal de contas, elas precisam atender às demandas de jogadores, comissão técnica e demais membros da equipe, garantindo que todos estejam no local certo, na hora certa, com o mínimo de estresse e o máximo de eficiência.

Sendo assim, contar com uma agência de viagens corporativas surge como uma decisão assertiva para as empresas. Ela é a responsável por coordenar todas as etapas de uma viagem a trabalho, fazendo com que o clube foque no que realmente importa: o desempenho em campo.

Aproveite também para ler o nosso conteúdo sobre viagens e despesas corporativas: 5 tendências para ficar de olho

Quais as principais despesas em uma viagem corporativa?

As viagens corporativas no futebol representam um alto valor no orçamento dos clubes. Por isso, elas precisam ser tratadas com seriedade, a fim de fazer com que seja possível otimizar os custos envolvidos e evitar desperdícios.

Um clube de futebol lida com várias despesas em uma viagem corporativa. São elas que garantem que a viagem ocorra conforme planejado pelos gestores.

Deste modo, conheça a seguir alguns dos principais exemplos do que não pode faltar em uma viagem a trabalho:

• Passagens aéreas ou transporte terrestre;
• Hospedagem;
• Alimentação;
• Transporte local (ônibus, Uber, 99 etc);
• Taxas e seguros.

Portanto, gerenciar todas essas despesas de forma organizada e dentro do orçamento é essencial para o sucesso de uma viagem corporativa. Caso contrário, um clube de futebol corre o risco de lidar com problemas financeiros, podendo afetar até o desempenho em campo.

O que é uma política de viagens corporativas?

Para que as viagens corporativas no futebol sejam realizadas de forma eficiente e segura, é necessário que uma política bem definida seja estabelecida. Aqui, estamos falando de um conjunto de regras e diretrizes que orientam e padronizam as viagens a trabalho.

A política de viagens corporativas tem como objetivo garantir que todos realizem as viagens de forma organizada, eficiente e em conformidade com os padrões financeiros e operacionais já estabelecidos.

A definição de uma política dentro de um clube de futebol deve levar alguns fatores em consideração, como por exemplo:

• Limites de despesas: Define quais os tipos de despesas permitidas durante as viagens e os limites de gastos para cada categoria;
• Processos de aprovação: Ter procedimentos bem definidos para a solicitação e aprovação de viagens;
• Escolha dos fornecedores: Definir fornecedores preferenciais, o que permite controlar custos e garantir a qualidade dos serviços;
• Regras para adiantamentos e reembolsos: Define como os colaboradores devem solicitar adiantamentos e como realizar o reembolso das despesas de viagens;
• Conformidade e auditoria: Define o monitoramento dos processos, incluindo a realização de auditorias periódicas e a revisão das prestações de contas.

Em suma, uma política bem estruturada garante consistência no processo de gestão de viagens de um clube de futebol. Isso dá aos colaboradores orientações claras sobre o que se espera durante suas viagens a trabalho.

Por que é importante fazer a gestão de viagens corporativas no futebol?

Como foi possível entender, a gestão de viagens corporativas no futebol é crucial para o sucesso das equipes, tanto dentro quanto fora de campo.

Do ponto de vista do que acontece dentro das quatro linhas, uma logística de viagem bem planejada garante que jogadores e comissão técnica cheguem aos destinos no tempo certo, descansados e prontos para os jogos.

Além disso, uma gestão de viagens corporativas eficiente ajuda a controlar as despesas das viagens, otimizando assim o uso dos recursos financeiros do clube.

Outro ponto que não pode passar despercebido é a minimização de riscos e imprevistos. Com uma gestão assertiva, é possível prever e resolver rapidamente problemas comuns em viagens como atrasos, cancelamentos e mudanças de última hora.

Por isso, contar com uma agência de viagens corporativas facilita a gestão destes deslocamentos e suas variáveis. A agência garante que a programação do clube não seja comprometida, oferecendo suporte personalizado e disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Vantagens de uma agência de viagens corporativas

Ainda não sabe como um clube de futebol pode se beneficiar através de uma agência de viagens corporativas? A seguir, acompanhe conosco alguns dos benefícios proporcionados por um serviço especializado:

1. Planejamento detalhado

Toda e qualquer viagem corporativa começa com um planejamento. Neste momento, vale a pena contar com uma agência de viagens, uma vez que estamos falando de um serviço que entende a complexidade de deslocamentos no universo futebolístico.

Desde a escolha das rotas mais convenientes até a coordenação de horários e conexões, o planejamento é preciso. Isso garante que a equipe chegue ao destino final com o mínimo de desgaste possível.

2. Gestão integrada de despesas

Utilizar uma plataforma centralizada, como a Paytrack, possibilita monitorar todas as despesas relacionadas à viagem. Isso inclui desde a compra de passagens aéreas até os custos referentes à alimentação.

Deste modo, é possível fazer a gestão de despesas de forma mais eficiente. Além disso, processos como a prestação de contas e emissão de relatórios são facilitados, permitindo a tomada de decisões mais assertivas.

3. Suporte personalizado e sempre disponível

As viagens corporativas no futebol podem ser imprevisíveis. Contratempos como mudanças de última hora ou cancelamento de voos são uma grande dor de cabeça e podem comprometer os resultados dentro de campo.

Por isso, nada melhor do que contar com um suporte contínuo, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para resolver qualquer problema que possa surgir durante a viagem, como é o de uma agência de viagens corporativas.

4. Conformidade com as políticas do clube

A garantia de que todas as viagens estarão em conformidade com as políticas internas de um clube é essencial. Além de evitar problemas financeiros, essa prática também previne a instituição de problemas legais.

Sendo assim, uma agência de viagens corporativas assegura que todas as etapas do processo estejam alinhadas com as diretrizes do clube. Isso minimiza riscos e garante a segurança e a tranquilidade de todos os envolvidos.

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Otimize a gestão de viagens corporativas no futebol com a Paytrack

A gestão de viagens corporativas no futebol pode ser um desafio. No entanto, com as ferramentas e o suporte certo, esse processo se torna muito mais simples e eficiente.

A Paytrack é uma solução completa que oferece tudo o que você precisa para otimizar a logística e as finanças das suas viagens. Agora você centraliza todas as etapas, desde a reserva de passagens até a gestão de despesas, garantindo que as viagens sejam executadas com precisão.

Deste modo, ao usar a Paytrack, você possui à disposição uma plataforma integrada que facilita a comunicação entre todas as partes envolvidas em uma viagem: clube, fornecedores e colaboradores.

Automatizar o processo de prestação de contas, ter suporte contínuo e se manter em conformidade com as políticas do clube são apenas algumas das vantagens que fazem da Paytrack a escolha perfeita para a gestão das suas viagens corporativas.

Portanto, otimize a gestão de viagens corporativas no futebol com a Paytrack e colha todos os nossos benefícios. Fale com um dos nossos consultores e descubra como nós podemos te ajudar.