5 processos para simplificar em suas viagens corporativas

Das necessidades de empresas que trabalham com viagens corporativas, simplificar os processos é um dos pontos chave do negócio.

Isso porque sabemos que o setor de viagens passa por mudanças significativas a cada instante, seja pelos avanços tecnológicos, a transformação de comportamento dos viajantes, como até mesmo a chegada de uma pandemia não esperada.

O ritmo de mudanças pode ser algo incrível, mas também pode acabar gerando sobrecarga. 

O que uma empresa e o viajante buscam, é que o processo ocorra sem problemas que possam se tornar uma futura dor de cabeça.

Se você está em busca de processos que possam trazer esse benefício para a sua empresa, então está no lugar certo! Continue a leitura para aprender os 5 processos para simplificar as suas viagens corporativas.

Por que simplificar as viagens corporativas da sua empresa? 

Em qualquer área ou setor, buscar formas que simplifiquem os processos sempre será um passo inteligente, visto que essas mudanças ajudam a reduzir custos, melhorar a satisfação dos viajantes e trazer economia de tempo e dinheiro. 

Para mostrar na prática como isso pode acontecer, separamos motivos reais para você simplificar suas viagens corporativas. Confira:

Economia de tempo

Tempo é um dos bens mais preciosos que se tem, principalmente quando existem formas de economizá-lo. Ao simplificar suas operações em uma viagem corporativa, você garante mais agilidade e controle, além de oferecer mais autonomia para os setores eliminando as tarefas repetitivas, por exemplo.

Redução de custos

Imagine ter uma situação em que a empresa não consegue identificar exatamente como o dinheiro está sendo gasto. Ao simplificar os processos das viagens e despesas corporativas, a visibilidade será muito maior, assim como a compreensão do que fazer para que esses custos extras possam ser cortados de forma definitiva.

Melhor experiência para os viajantes

O viajante necessita que a viagem seja efetuada da forma correta e com a segurança de que não encontrará problemas pelo meio do caminho. Quando eles possuem experiências positivas, isso beneficia não apenas ele, mas a empresa também. Visto que colaboradores satisfeitos se tornam mais produtivos, confiantes e preocupados em entregar uma melhor performance em suas funções.

Quais processos merecem atenção especial? 

Saber dos seus benefícios torna mais fácil ter consciência de que investir nos processos de viagens corporativas é de extrema importância. 

Entretanto, escolher qual processo investir pode mudar de acordo com os interesses da empresa e quais os planos para o futuro. Para te ajudar, separamos algumas das opções chaves para qualquer negócio. Entre elas, estão:

• reservas; 
• aprovação; 
• prestação de contas; 
• processo de reembolso ao colaborador.

5 dicas para simplificar suas viagens corporativas 

Confira os cinco processos que podem simplificar suas viagens corporativas e como executá-los:

Adote um sistema unificado de gestão de viagens e despesas corporativas

Use a tecnologia a seu favor! Sabemos o quão complicada uma gestão de viagem pode ser, principalmente por ser complexa e possuir inúmeras etapas que precisam ser cumpridas. 

Optar por um sistema unificado aprimora o passo a passo necessário em uma determinada atividade.

Essa é uma excelente opção para que todos os componentes funcionem perfeitamente e que nenhum gasto extra seja realizado de forma indevida.

Tenha uma integração do sistema de gestão de viagens e despesas com ERP que a empresa já possui

Essa é uma ótima opção para otimizar todos os processos da empresa, seja em qual setor for. Isso porque, ao integrar o sistema de gestão de viagens e despesas junto com o sistema de gestão empresarial, você permite que eles interajam entre si poupando tempo e trabalho para que alguns processos não precisem ser realizados de forma manual. 

Automatize a prestação de contas e conciliação de faturas

Um dos principais passos ao realizar a prestação de contas, é conferir e garantir que a regularidade dos gastos está correta, além de manter a transparência financeira e impedir que fraudes ou erros ocorram. Ao simplificar esse processo, a empresa passa a ter a segurança necessária de que tudo está ocorrendo de forma ágil e sem margem para erros. Uma ótima forma de poupar tempo, trabalho e ainda garantir um reembolso sem prejuízos.

Utilize um aplicativo para processos rápidos

Implementar um aplicativo para gerir as viagens faz com que a empresa possua uma ferramenta intuitiva e fácil de ser usada pelos colaboradores. Essa é uma excelente forma de melhorar a produtividade, dar a segurança não só para os viajantes, mas para o setor responsável do que está acontecendo, além de garantir que não haja nenhuma ação em desacordo com a política de viagens corporativas da empresa.  

Adote um cartão corporativo integrado ao sistema de gestão

Em qualquer viagem há os gastos previamente estabelecidos pela empresa. Acompanhá-los para ter a certeza de que estão de acordo com o planejamento economiza tempo e possíveis gastos extras não esperados. Com o cartão corporativo integrado ao sistema, é possível realizar esse acompanhamento em tempo real e de forma segura. 

Como seus viajantes podem simplificar suas viagens corporativas

Não é apenas a empresa que pode tornar esse momento mais memorável! Os viajantes também podem melhorar essa experiência com base em algumas ações. Como, por exemplo:

Cuidado com a política de viagens

É de extrema importância que o viajante esteja ciente de todas as diretrizes da política de viagens corporativas da sua empresa. Dessa forma, ele saberá a forma correta de agir em determinados momentos, além de ter consciência de quais são seus direitos e deveres.

Fique atento com as normas de reembolso

Ao retornar de uma viagem, um dos passos mais importantes é o da prestação de contas. Lembre-se sempre de ter em mãos todos os comprovantes de pagamentos dos gastos realizados durante o trabalho. Dessa forma, você evita transtornos, além de ajudar para que o processo de reembolso seja ainda mais rápido. E claro, fique sempre de olho no planejamento de gastos para não sair dele.

Esteja por dentro do sistema 

De nada adianta a empresa investir em uma plataforma para simplificar suas viagens corporativas, se o colaborador não estiver ciente dela. É essencial saber utilizar para poder aproveitar todas as suas funcionalidades! A integração não é necessária apenas com um sistema de software, mas também entre a sua equipe.

Agora você já sabe o porque simplificar suas viagens corporativas sempre será a melhor opção, além de ter na palma de suas mãos os processos necessários para fazer acontecer. Mas se a sua busca ainda for pelo sistema certo, a Paytrack pode ajudar! 

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