RFI: o que é e para que serve um pedido de informação?

Um bid de viagens corporativas bem-sucedido traz consigo uma série de processos que não podem ser ignorados pelas empresas. Um deles é o RFI (Request for Information), documento utilizado para colher informações iniciais sobre fornecedores ou serviços.

Para empresas que possuem um alto volume de viagens corporativas, elaborar um RFI é essencial. Afinal de contas, estamos falando de um processo que antecede e direciona a elaboração de um RFP (Request for Proposal).

Ou seja, antes de solicitar uma proposta para possíveis parceiros estratégicos, é preciso obter informações sobre eles. Neste momento, elaborar um Pedido de Informação completo e bem estruturado é indispensável.

E é exatamente sobre isso que vamos falar hoje! Portanto, continue acompanhando o nosso conteúdo e descubra o que é um RFI, como elaborar um e qual a sua importância dentro de um bid de viagens corporativas.

O que é um RFI (Request for Information)?

Também conhecido como “Pedido de Informação” , um RFI é um processo no qual uma empresa solicita informações detalhadas de fornecedores potenciais sobre os seus produtos, serviços ou soluções antes de uma contratação.

Com isso, a empresa pode entender melhor quais são as opções disponíveis no mercado e quais delas podem atender às suas necessidades. Ou seja, um RFI é capaz de guiar uma empresa a tomar decisões mais assertivas.

Dentro de um bid de viagens corporativas, processo no qual a empresa seleciona potenciais parceiros na gestão de viagens, o RFI é essencial. Afinal, ele oferece uma visão inicial das competências de cada fornecedor, desde locadoras de veículos, companhias aéreas e até mesmo plataformas de reserva.

Por meio deste documento, as empresas conseguem alinhar suas expectativas e esclarecer dúvidas iniciais, criando uma base sólida para a tomada de decisão. Esta análise permite a escolha de parceiros que respeitem as políticas da organização, garantindo conformidade e eficiência.

O que é um RFP e qual seu papel em um RFI?

Um RFP (Request for Proposal) é um documento que detalha alguns requisitos específicos e solicita propostas detalhadas para diferentes fornecedores para um serviço ou solução.

Ao levar em consideração um processo de bid de viagens, o RFI antecede o RFP, uma vez que, antes de solicitar propostas, a empresa precisa conhecer estes fornecedores. Este entendimento vem por meio de um pedido de informação.

Ou seja, ele ajuda a empresa a entender quais são os prestadores de serviços em potencial que possuem o potencial necessário para corresponder ao que ela procura. Enquanto isso, o RFP aprofunda o processo, proporcionando propostas detalhadas e de acordo com o que uma organização precisa.

Portanto, podemos entender o RFI como essencial para uma triagem inicial, sendo fundamental para esclarecer quais são os fornecedores que devem avançar para a fase de RFP, onde já se espera um alinhamento maior com a empresa.

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Quais os benefícios de um RFI?

Como já foi possível entender, um RFI é uma etapa fundamental para que uma empresa escolha os melhores fornecedores para seu processo de viagens corporativas. Deste modo, são vários os benefícios proporcionados por um Request for Information.

Sendo assim, acompanhe conosco como uma organização pode se beneficiar por meio da criação de um RFI:

1. Redução de custos e tempo

A partir de uma triagem inicial mais eficiente, as empresas podem colher uma maior economia de tempo e recursos. Ou seja, elas podem focar somente nos fornecedores mais adequados antes de avançar para etapas mais detalhadas, como é o caso do RFP.

2. Maior clareza nas especificações

Por meio de um RFI, as empresas podem solicitar informações específicas para os fornecedores de seu interesse. Com isso, é possível ter acesso a uma visão mais ampla, entendendo quais deles realmente compreendem o que elas realmente precisam.

3. Comparação entre fornecedores

O RFI possibilita uma avaliação prévia de diferentes fornecedores. Deste modo, as empresas podem realizar uma comparação de serviços e capacidades, identificando aqueles que melhor se alinham com suas necessidades.

Como elaborar um RFI?

Para elaborar um RFI eficaz e que proporcione uma visão mais assertiva dos fornecedores para uma empresa, é preciso seguir alguns passos. Com isso, cada etapa deve ser pensada para extrair o máximo de informações relevantes.

Desta maneira, para garantir uma avaliação precisa dos potenciais fornecedores, confira quais são as etapas que devem ser seguidas pelas empresas:

1. Defina quais são os objetivos de um RFI

O primeiro passo para elaborar um Request for Information é entender quais são as razões por trás da sua criação. Ou seja, quais são os dados específicos que a empresa deseja extrair dos fornecedores de seu interesse.

Neste momento, deve-se entender que o RFI é um documento que irá guiar o processo de análise inicial e, além disso, esclarecer as necessidades específicas da empresa para os potenciais parceiros. Por isso, ele precisa ter um objetivo claro e bem definido.

2. Estabeleça perguntas essenciais e personalizadas

Definir perguntas bem formuladas e de acordo com a realidade da empresa é fundamental para uma avaliação precisa dos fornecedores. No entanto, é normal encontrar dúvidas no momento de estabelecê-las.

Com isso, além de perguntas gerais relacionadas ao porte da empresa, estrutura de custos e compliance, é importante incluir questões personalizadas que tragam os desafios específicos enfrentados pelo setor ou da empresa.

Por exemplo, se a demanda de uma empresa for relacionada a sua gestão de viagens, vale a pena perguntar sobre tecnologias de compliance ou integração com ERPs financeiros.

3. Elabore um resumo detalhado sobre a empresa

É de fundamental importância que os fornecedores entendam a realidade da empresa para responder as perguntas adequadamente. Por isso, deve-se levar uma série de fatores em consideração, como por exemplo:

• Visão da empresa;
• Desafios enfrentados;
• Metas da empresa;
• Expectativas quanto aos serviços e produtos.

Sendo assim, os fornecedores podem identificar como suas ofertas podem agregar valor à realidade da empresa, correspondendo às suas expectativas.

4. Deixe claro quais os critérios de seleção

O RFI deve constar quais são os critérios de seleção dos fornecedores, a fim de garantir uma maior transparência ao processo. A seguir, confira alguns dos exemplos que podem fazer a diferença na hora de selecionar os melhores:

• Inovação;
• Eficiência;
• Qualidade do serviço;
• Valores sustentáveis.

Aqui, o foco é orientar os fornecedores a demonstrarem essas qualificações em suas respostas. Isso, além de facilitar a comparação, evita possíveis ambiguidades.

5. Defina prazos e quais os próximos passos

Por fim, é importante detalhar um cronograma do processo de seleção, incluindo prazos claros para submissão do RFI, análise das respostas fornecidas e quais serão os próximos passos.

Deste modo, estabelecer um cronograma alinhado e transparente é essencial pois mantém todos os fornecedores cientes das expectativas e, além disso, acelera a transição para a fase de tomada de decisão.

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