Self Booking: que é, como funciona e por que sua empresa precisa dessa solução?

Sua empresa já utiliza uma plataforma de self booking para viagens corporativas? Aqui, estamos falando de uma solução que pode tornar a gestão de deslocamentos da organização mais prática e, com isso, mais eficiente.

Quem já precisou planejar uma viagem corporativa sabe os desafios que é ter tudo com o melhor preço e dentro do prazo. Viagens como essa são comuns na rotina e no dia a dia de muitas empresas, seja para resolver pequenos problemas ou para fechar negócios importantes. 

Por serem tão valiosas, é necessário que tudo funcione da melhor forma possível para que todos os resultados esperados sejam alcançados do início ao fim. Entretanto, engana-se quem pensa que planejar uma viagem não requer tempo, atenção ou até mesmo muito cuidado.

Foi pensando justamente em todo esse processo necessário que uma peça-chave para os gestores surgiu: o self booking. 

Você já ouviu falar sobre esse termo e sabe o que significa? Ou sabe a sua importância para as viagens corporativas e como pode fazer toda a diferença?

Se a sua resposta for não, então esse artigo foi feito especialmente para você! Aproveite e tenha uma ótima leitura! 

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O que é self booking? 

Imagine ter à sua disposição uma solução onde o próprio colaborador viajante pode realizar buscas e reservas das melhores opções de passagens, hotéis e locação de automóvel? Isso é o self booking. 

Ou seja, o sistema permite agregar em um único lugar todos os processos necessários e essenciais para planejar uma viagem de negócios. Isso deixa o processo de logística mais ágil, seguro e muito mais econômico.

No passado, uma pesquisa desenvolvida pela Sabre indicou que 80% dos gestores de viagens possuem o uso de dispositivos móveis uma prioridade, apontando para a preferência ao self booking em comparação com agências tradicionais. 

Por meio de uma plataforma de self booking, os colaboradores podem realizar a pesquisa de fatores essenciais em uma viagem, como:

• Passagens (com ou sem bagagem inclusa); 
• Solicitação e emissão de reservas; 
• Cadastro de cartões corporativos; 
• Registro de despesas realizadas durante a viagem;
• Trechos e períodos mais econômicos.

Sendo assim, eles passam a ter em mãos a possibilidade de planejar uma viagem corporativa com um sistema que entrega as melhores condições para um destino, sempre de acordo com as políticas de viagens da empresa.

Aproveite para ler também sobre Plataforma de gestão de despesas: como escolher uma?

Como funciona o self booking? 

Como você pode entender, o self-booking é uma solução que permite que os colaboradores de uma empresa gerenciem suas próprias viagens corporativas de forma autônoma, utilizando uma plataforma centralizada, como a Paytrack.

Para passar a utilizar esse recurso, é necessário que o gestor comece contratando uma travel tech. Dessa forma, ela disponibilizará a plataforma de acordo com o que a empresa realmente necessita. Normalmente, as opções mais comuns são:

• Hospedagem;
• Transporte terrestre;
• Passagens aéreas;
• Aluguel de carros.

É na fase inicial de implantação que serão estipulados todos os parâmetros que a plataforma seguirá, já que a política de viagem da empresa é o que determina o que os usuários podem fazer ou não dentro da plataforma.

Dessa forma, os prazos das reservas, limites de valores e tipos de produtos disponíveis sempre seguirão o planejamento padrão sem que fuja do propósito do seu negócio, respeitando sempre o orçamento da empresa.

Quais as vantagens do self booking?

O self-booking é uma solução que oferece inúmeras vantagens para empresas que desejam otimizar a gestão de suas viagens corporativas. Por isso, começar a utilizar uma plataforma de viagens é visto como fundamental para gestores.

Além de proporcionar mais controle e eficiência na gestão de uma organização, essa tecnologia também melhora a experiência dos colaboradores e reduz custos. A seguir, exploramos os principais benefícios dessa solução:

1. Redução de custos

Ao implantar o self booking, os colaboradores podem ter acesso às melhores opções de preços com diferentes fornecedores. Afinal, o fato de comparar diferentes tarifas possibilita uma tomada de decisão mais assertiva.

Além disso, toda a busca é realizada de forma segura para não perder a política de viagens estabelecida, fazendo com que as despesas estejam dentro do planejado, evitando qualquer tipo de gasto desnecessário.

2. Maior autonomia

Um self booking para viagens corporativas permite que os próprios colaboradores escolham as melhores datas para suas viagens. Ou seja, ele pode decidir quais as opções que melhor se adequam às suas necessidades e aos objetivos da viagem.

Portanto, ele possui mais autonomia e flexibilidade durante o processo de organização de uma viagem. Agora, sem precisar esperar por opções oferecidas por uma agência ou ter que procurar em diferentes sites na internet.

3. Economia de tempo

Como todos os serviços estão reunidos em apenas uma plataforma, sendo utilizada de forma simples e intuitiva, o self booking auxilia os gestores a economizarem tempo durante todo o processo de planejamento.

Afinal, com apenas alguns cliques, é possível reservar passagens, hotéis e transportes, sem precisar de várias trocas de e-mails ou aprovações burocráticas. Essa simplificação torna o processo muito mais rápido e eficiente, permitindo que os colaboradores foquem no objetivo principal da viagem.

4. Maior número de fornecedores disponíveis

Por reunir tudo aquilo que o viajante necessita em um único local, ele não precisa mais se preocupar em deixar a melhor oportunidade passar. Afinal, através do self booking ele poderá fazer uma comparação exata em relação às opções disponíveis das melhores ofertas, seja de voos, hotéis, veículos para locação e outros.

Essa diversidade aumenta a competitividade entre os fornecedores e ajuda a encontrar melhores preços e condições de serviço, melhorando a experiência do viajante.

5. Aumento do compliance

Por fim, um dos grandes benefícios do self booking é a garantia de conformidade com as políticas da empresa. Esse tipo de sistema permite configurar regras específicas para cada organização, assegurando que as reservas sejam feitas dentro do que foi estabelecido.

Isso vale, por exemplo, para os limites de gastos por categorias, restrições referentes aos tipos de hospedagens e suas tarifas, fornecedores aprovados e transações feitas.

Além disso, o self booking contribui para um maior controle financeiro e transparência nos gastos. Isso reduz os riscos de fraudes, reembolsos indevidos ou violações das políticas.

Dessa forma, a empresa mantém um alto nível de compliance, garantindo que as viagens estejam alinhadas com as melhores práticas do mercado e com as regulamentações fiscais e trabalhistas vigentes.

Leia também sobre Aplicativos para viagens corporativas: veja as melhores opções

Como escolher um sistema de self booking? 

Agora que você sabe o que é um self booking, como funciona e todas as suas vantagens, tem a certeza e a comprovação de como uma ferramenta como essa é extremamente útil na gestão de viagens corporativas. Afinal, ela pode fazer toda a diferença, principalmente quando o assunto for orçamento e produtividade. 

Ao decidir implementar um sistema como esse na sua empresa, é importante contar com um trabalho profissional e de confiança para que as suas viagens sejam sempre bem sucedidas e não haja surpresas desagradáveis pelo caminho.

Por isso, saber escolher a opção correta para o seu negócio também é essencial. A seguir, confira alguns pontos que devem ser levados em consideração:

1. Conformidade com a política de viagens da empresa

Um bom sistema de self-booking deve permitir que você configure as políticas de viagem da empresa diretamente na plataforma. Isso inclui pontos como limites de gastos, preferências de voo e categorias de hospedagem.

Desta maneira, certifique-se de que o sistema escolhido oferece a flexibilidade necessária para adaptar tais diretrizes e garantir que todos os colaboradores sigam as regras, aumentando assim o nível de conformidade.

2. Facilidade de uso

A facilidade de uso é essencial para garantir que os colaboradores da empresa utilizem a plataforma de maneira eficiente. Por isso, escolha uma ferramenta com interface intuitiva, onde seja simples realizar reservas, pesquisar voos e comparar opções.

Neste momento, vale a pena entender que sistemas complexos podem gerar frustração e reduzir a adoção interna, diminuindo os benefícios esperados. Sendo assim, tome uma decisão assertiva e escolha a Paytrack para sua empresa.

3. Integração com outras ferramentas de gestão

Um sistema de self-booking eficiente deve ser capaz de integrar-se com outras ferramentas que sua empresa já utiliza, como por exemplo os sistemas de gestão de despesas, ERP ou plataformas de compliance.

Assim, é possível automatizar processos e facilitar o controle, uma vez que todas as informações ficam em um único lugar. Portanto, verifique as opções de integração antes de tomar a decisão para sua empresa.

4. Suporte técnico e atendimento 24/7

Garantir que a plataforma escolhida oferece suporte técnico de qualidade é essencial. Afinal, problemas como cancelamentos e atrasos podem surgir a qualquer momento, especialmente quando se trata de viagens.

Sendo assim, o sistema de self-booking escolhido deve oferecer atendimento 24/7 como o da Paytrack, para solucionar imprevistos rapidamente, sem prejudicar o andamento das viagens, resguardando o bem-estar do colaborador e preservando os objetivos da empresa.

5. Relatórios e análises de dados

Por fim, uma boa plataforma de self-booking deve fornecer relatórios detalhados e ferramentas de análise de dados para monitorar o uso e os custos das viagens. Assim, os gestores podem tomar decisões mais assertivas para a empresa.

Aqui, estamos falando de um recurso que permite que você acompanhe o desempenho das viagens corporativas, identificando oportunidades de redução de custos e melhorias no processo.

Confira: Acordos com locadoras de carros: como eles funcionam?

Quais os desafios ao adotar o self booking e como superá-los?

Apesar do self booking trazer inúmeras vantagens para a gestão de viagens corporativas, sua implementação pode enfrentar alguns desafios.

Por isso, saber como superá-los é fundamental para que as empresas obtenham sucesso em seus processos. A seguir, confira alguns deles:

Resistência dos colaboradores à mudança

Acontece quando muitos colaboradores já estão acostumados a utilizar métodos tradicionais de reserva. Com isso, eles podem relutar em adotar uma nova tecnologia.

No entanto, a empresa pode investir em treinamentos e manter uma comunicação clara sobre os benefícios do self booking, como maior praticidade, controle de gastos e autonomia.

Falta de personalização da ferramenta

Muitas empresas podem optar pela implementação de sistemas que não contemplam as necessidades apresentadas.

Por isso, é fundamental escolher uma solução flexível, com configurações personalizadas de políticas de viagem, aprovação de despesas, entre outros recursos. Neste momento, escolha a Paytrack.

Dificuldade na integração com outros sistemas

Para otimizar a gestão de viagens das empresas, o self booking deve se integrar a ERPs, plataformas de reembolsos e demais sistemas financeiros.

O ideal é optar por uma ferramenta que ofereça integração nativa ou APIs que permitam uma conexão fluida com outros softwares corporativos.

Escolha a Paytrack como parceira estratégica

A Paytrack oferece uma solução completa para as empresas que buscam elevar a gestão de viagens para outro patamar.

Ao oferecer uma plataforma intuitiva e integrada, a Paytrack garante que sua empresa adote o self booking de forma estratégica, garantindo maior conformidade, redução de custos e mais autonomia para os colaboradores.

Portanto, se você precisa e busca pela solução certa, a Paytrack pode ajudar! Fale com um dos nossos especialistas e tenha o diferencial no seu negócio.