Carta de reembolso: veja o que é e como fazer uma

Como a sua empresa realiza o reembolso de despesas de viagens corporativas? Enquanto algumas optam por utilizar o adiantamento, outras preferem a apresentação de uma carta de reembolso dos seus funcionários.

Os trabalhadores que viajam a trabalho precisam lidar com uma série de gastos. Seja de alimentação, transporte ou serviços, é muito importante entender qual o processo de reembolso de despesas da empresa.

Por meio da prestação de contas, a empresa deverá reembolsar o funcionário que precisou gastar do próprio dinheiro durante uma viagem. Neste momento, encontramos diferentes métodos, como o adiantamento, o uso de um cartão corporativo ou a apresentação de uma carta de reembolso.

No entanto, como escrever uma carta de reembolso da forma correta? Para entender como evitar riscos e facilitar a gestão de despesas corporativas de uma empresa, preparamos este artigo. Leia e descubra tudo!

O que é uma carta de reembolso?

Uma carta de reembolso é um documento no qual o colaborador viajante solicita a devolução de valores gastos por ele durante uma viagem a trabalho.

O correto preenchimento desta carta é o que garante que todos os valores gastos serão ressarcidos quando ele voltar. Por isso, é muito importante seguir todas as diretrizes e regras definidas pela empresa.

Ou seja, se a empresa definir que o colaborador deverá apresentar as notas fiscais das suas despesas durante o período fora, ele deverá guardá-las e, assim que chegar, anexá-las junto à sua carta de reembolso.

Para isso, o funcionário deverá viajar em conformidade com as políticas de viagens corporativas da empresa. Em contrapartida, é necessário que a empresa tenha um conjunto de políticas claras, bem definidas e disponíveis para todos.

Quais são as despesas reembolsáveis?

Entender quais são as despesas reembolsáveis e políticas de reembolso de uma empresa é essencial. Mas, para que isso aconteça, cabe à organização definir bem quais são as suas políticas de reembolso e deixá-las claras para os colaboradores.

De modo geral, as despesas oriundas de viagens corporativas que são reembolsadas são aquelas relacionadas aos interesses da empresa. A seguir, confira alguns dos principais exemplos:

• Passagem aérea;
• Reserva da hospedagem;
• Alimentação do funcionário;
• Transporte (ônibus, transfer, uber, 99 etc);
• Aluguel de carros.

Neste momento, é indispensável entender que compras pessoais e que não estão associadas ao trabalho não são reembolsáveis. Caso seja encontrada uma movimentação deste caráter na carta de reembolso, cabe aos responsáveis investigá-la.

Aproveite também para ler o nosso conteúdo sobre Fraudes em reembolsos de viagens: como identificá-las?

Por que fazer uma carta de reembolso?

Como você pode perceber, uma carta de reembolso é uma ferramenta utilizada com o objetivo de fazer com que a empresa pague o que foi gasto pelo colaborador enquanto ele viajava a trabalho.

Ao elaborar uma carta de reembolso, o colaborador assegura que o seu pedido seja tratado com a devida seriedade. Com isso, todos os detalhes relevantes serão considerados pela empresa na análise do reembolso.

Desta forma, uma das principais razões para fazer uma carta de reembolso é a necessidade de garantir a transparência e, além disso, o controle sobre as despesas de viagens corporativas.

Isso porque quando uma empresa permite que o colaborador solicite o reembolso sem um processo formal, ela corre o risco de encontrar  falta de clareza nos gastos e inconsistências, abrindo brechas para fraudes.

Sendo assim, uma carta de reembolso é muito importante para padronizar as solicitações, detalhando cada uma das despesas reembolsáveis e, caso seja preciso, justificando sua necessidade.

Como fazer uma carta de reembolso?

Para os funcionários, elaborar uma carta de reembolso é fundamental para garantir que os seus gatos serão ressarcidos. Em contrapartida, as empresas garantem que as viagens corporativas estão sendo feitas de acordo com as políticas internas.

Por isso, o ideal é que todos saibam como elaborar uma carta de reembolso. E, caso a sua empresa ainda não tenha definido um modelo padrão, não se preocupe! Acompanhe conosco algumas das melhores dicas:

1. Registre todas as despesas

Durante todo o período da viagem a trabalho, é necessário que o colaborador registre todas as suas despesas. Neste momento, ele deve guardar todos os comprovantes e notas fiscais disponibilizados pelos estabelecimentos.

Ao chegar de viagem, elabore a carta de solicitação de reembolso com todas as informações referentes às despesas. É a garantia de que elas serão pagas pela empresa.

2. Informe todos os dados relevantes

Ao escrever uma carta de reembolso, é preciso se atentar para detalhes e informações que não podem passar despercebidas. Aqui, estamos falando de dados básicos, como por exemplo:

• Data;
• Assunto;
• Período da viagem;
• Listagem de todas as despesas;
• Solicitação do reembolso;
• Assinatura.

Neste momento, muitas empresas já disponibilizam um modelo de carta para os seus colaboradores. Com isso, basta somente utilizá-lo para fazer a solicitação do reembolso das despesas feitas durante a viagem.

3. Anexe os comprovantes e notas fiscais

Caso seja necessário anexar os comprovantes de pagamento e notas fiscais, tenha-os em mãos para garantir o reembolso. Certifique-se de anexar recibos, notas fiscais, comprovantes de pagamento e qualquer outro documento que suporte sua solicitação.

Pode-se fazer a carta à mão?

Embora uma carta de reembolso de despesas possa ser feita à mão, o recomendado é que ela seja digitada, especialmente em ambientes corporativos. Sendo que ela pode ser entregue por e-mail ou de forma impressa.

Modelo de carta de reembolso de despesas

Caso a sua empresa opte pela carta de reembolso e ainda não tenha um modelo, não se preocupe. Isso porque preparamos um modelo que poderá te ajudar a definir como os colaboradores deverão solicitar o reembolso.

Confira:

Prezado (a) [NOME DO RESPONSÁVEL]

Eu (nome completo), portador do CPF (nº do documento), RG (nº do documento), na qualidade de (cargo ocupado), solicito o reembolso de (valor das despesas) referente às despesas incorridas durante os dias (período da viagem).

Seguem as despesas:

Em anexo, deixo os comprovantes e notas fiscais referentes a cada despesa.

Atenciosamente,

(Assinatura do colaborador)

(Dia, mês e ano)

Lembre-se de que este é apenas um modelo, ok? Portanto, cada empresa deve fazer a carta de reembolso de acordo com suas especificidades.

Como fazer o reembolso de despesas corporativas?

Realizar o reembolso de despesas corporativas de maneira eficiente e organizada é fundamental por diferentes motivos, que vão desde manter a conformidade financeira até garantir a satisfação dos colaboradores.

Desta forma, é muito importante que o processo seja claro, transparente e que siga as políticas de despesas da empresa. Assim, é possível garantir que o colaborador comprove suas despesas da maneira correta.

A seguir, acompanhe conosco algumas dicas sobre como estruturar um processo de reembolso mais eficaz:

1. Defina uma política de despesas corporativas

O primeiro passo para estabelecer um processo de reembolso de despesas corporativas eficiente é ter políticas claras e bem definidas. Neste momento, é necessário levar em consideração uma série de fatores.

Ou seja, as políticas de uma empresa devem especificar, por exemplo, quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso, os limites de valores permitidos, tipos de comprovantes necessários e o prazo para a solicitação do reembolso.

Definir regras e diretrizes para o processo de reembolso é fundamental, pois isso garante que os colaboradores façam suas viagens sempre em conformidade com o que a empresa estabeleceu.

2. Revise as solicitações de reembolso de despesas

No momento do colaborador solicitar o reembolso de despesas de viagens a trabalho, ele deve seguir as diretrizes estabelecidas, certo? Isso inclui fornecer uma descrição clara da despesa, anexar os comprovantes necessários e garantir que o colaborador faça a solicitação dentro do prazo definido.

Desta forma, o ideal é sempre revisar as solicitações, a fim de verificar se ela está de acordo com as políticas. As empresas podem realizar esse processo de diferentes formas, mas utilizar uma plataforma de gestão é a melhor delas.

Portanto, não deixe de considerar a implementação de um sistema como a Paytrack, que visa automatizar os processos de reembolso e, com isso, facilitar a gestão da empresa.

3. Utilize uma plataforma de gestão de despesas

Automatizar o processo de reembolso com uma plataforma de gestão de despesas pode simplificar os procedimentos da empresa.

Ferramentas como a Paytrack permitem que os colaboradores submetam suas despesas digitalmente, anexem comprovantes e acompanhem o status de suas solicitações em tempo real.

A digitalização do processo de reembolso de despesas reduz o risco de erros, facilita a auditoria e acelera a aprovação e o pagamento dos reembolsos.

Entenda mais sobre o cálculo de reembolso de quilometragem: o que é e como fazer

Como otimizar o processo de reembolso de despesas?

Processos manuais como a carta de solicitação de reembolso são eficazes, mas não são a melhor alternativa para reembolsar despesas de viagens corporativas.

Deste modo, você pode contar como a Paytrack como a sua aliada na gestão de despesas. Afinal, você pode fazer o monitoramento em tempo real e automatizar os processos em uma plataforma all-in-one.

Tenha em mãos insights valiosos para otimizar os orçamentos e despesas da empresa. Economize tempo, recursos e mantenha os processos da empresa sempre em conformidade com as políticas de reembolso.

Com a Paytrack, você pode definir regras e limites para adiantamentos e reembolsos, adaptando a plataforma às necessidades específicas do seu negócio.

Portanto, aproveite para falar com um especialista e descobrir como as soluções da Paytrack podem te ajudar.