Carta de reembolso: veja o que é e como fazer uma

Como a sua empresa realiza o reembolso de despesas de viagens corporativas? Enquanto algumas optam por utilizar o adiantamento, outras preferem a apresentação de uma carta de reembolso dos seus funcionários.

Os trabalhadores que viajam a trabalho precisam lidar com uma série de gastos. Seja de alimentação, transporte ou serviços, é muito importante entender qual o processo de reembolso de despesas da empresa.

Por meio da prestação de contas, a empresa deverá reembolsar o funcionário que precisou gastar do próprio dinheiro durante uma viagem. Neste momento, encontramos diferentes métodos, como o adiantamento, o uso de um cartão corporativo ou a apresentação de uma carta de reembolso.

No entanto, como escrever uma carta de reembolso da forma correta? Para entender como evitar riscos e facilitar a gestão de despesas corporativas de uma empresa, preparamos este artigo. Leia e descubra tudo!

Aproveite também para falar com um dos nossos especialistas e descobrir como a Paytrack pode te ajudar:

O que é uma carta de reembolso e para que serve?

Uma carta de reembolso é um documento no qual o colaborador viajante solicita a devolução de valores gastos por ele durante uma viagem a trabalho.

O correto preenchimento desta carta é o que garante que todos os valores gastos serão ressarcidos quando ele voltar. Por isso, é muito importante seguir todas as diretrizes e regras definidas pela empresa.

Ou seja, se a empresa definir que o colaborador deverá apresentar as notas fiscais das suas despesas durante o período fora, ele deverá guardá-las e, assim que chegar, anexá-las junto à sua carta de reembolso.

Para isso, o funcionário deverá viajar em conformidade com as políticas de viagens corporativas da empresa. Em contrapartida, é necessário que a empresa tenha um conjunto de políticas claras, bem definidas e disponíveis para todos.

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Quais são as despesas reembolsáveis?

Antes de conferir um modelo de carta de reembolso, deve-se entender quais são as despesas reembolsáveis e políticas de reembolso de uma empresa.

Para que isso aconteça, cabe à organização definir bem quais são as suas políticas de reembolso e deixá-las claras para os colaboradores.

De modo geral, as despesas oriundas de viagens corporativas que são reembolsadas são aquelas relacionadas aos interesses da empresa. A seguir, confira alguns dos principais exemplos:

• Passagem aérea;
• Reserva da hospedagem;
• Alimentação do funcionário;
• Transporte (ônibus, transfer, uber, 99 etc);
• Aluguel de carros.

Neste momento, é indispensável entender que compras pessoais e que não estão associadas ao trabalho não são reembolsáveis. Caso seja encontrada uma movimentação deste caráter na carta de reembolso, cabe aos responsáveis investigá-la.

Por que fazer uma carta de reembolso?

Como você pode perceber, uma carta de reembolso é uma ferramenta utilizada com o objetivo de fazer com que a empresa pague o que foi gasto pelo colaborador enquanto ele viajava a trabalho.

Ao elaborar uma carta de reembolso, o colaborador assegura que o seu pedido seja tratado com a devida seriedade. Com isso, todos os detalhes relevantes serão considerados pela empresa na análise do reembolso.

Desta forma, uma das principais razões para fazer uma carta de reembolso é a necessidade de garantir a transparência e, além disso, o controle sobre as despesas de viagens corporativas.

Isso porque quando uma empresa permite que o colaborador solicite o reembolso sem um processo formal, ela corre o risco de encontrar  falta de clareza nos gastos e inconsistências, abrindo brechas para fraudes.

Sendo assim, uma carta de reembolso é muito importante para padronizar as solicitações, detalhando cada uma das despesas reembolsáveis e, caso seja preciso, justificando sua necessidade.

Como fazer uma carta de reembolso?

Para os funcionários, elaborar uma carta de reembolso é fundamental para garantir que os seus gatos serão ressarcidos. Em contrapartida, as empresas garantem que as viagens corporativas estão sendo feitas de acordo com as políticas internas.

Por isso, o ideal é que todos saibam como elaborar uma carta de reembolso. E, caso a sua empresa ainda não tenha definido um modelo padrão, não se preocupe! Acompanhe conosco algumas das melhores dicas:

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1. Registre todas as despesas

Durante todo o período da viagem a trabalho, é necessário que o colaborador registre todas as suas despesas. Neste momento, ele deve guardar todos os comprovantes e notas fiscais disponibilizados pelos estabelecimentos.

Ao chegar de viagem, elabore a carta de solicitação de reembolso com todas as informações referentes às despesas. É a garantia de que elas serão pagas pela empresa.

2. Informe todos os dados relevantes

Ao escrever uma carta de reembolso, é preciso se atentar para detalhes e informações que não podem passar despercebidas. Aqui, estamos falando de dados básicos, como por exemplo:

• Data;
• Assunto;
• Período da viagem;
• Listagem de todas as despesas;
• Solicitação do reembolso;
• Assinatura.

Neste momento, muitas empresas já disponibilizam um modelo de carta para os seus colaboradores. Com isso, basta somente utilizá-lo para fazer a solicitação do reembolso das despesas feitas durante a viagem.

3. Anexe os comprovantes e notas fiscais

Caso seja necessário anexar os comprovantes de pagamento e notas fiscais, tenha-os em mãos para garantir o reembolso. Certifique-se de anexar recibos, notas fiscais, comprovantes de pagamento e qualquer outro documento que suporte sua solicitação.

Quais informações devem constar na carta de reembolso?

Uma carta de reembolso é um documento formal que precisa conter informações específicas para garantir que ela tenha clareza, conformidade e aceitação do pedido. Para te ajudar na sua elaboração, selecionamos elementos essenciais que não podem faltar:

1. Dados do solicitante

As primeiras informações relevantes que não podem faltar em uma carta de reembolso são os dados pessoais do solicitante, como por exemplo:

• Nome completo;
• CPF ou CNPJ;
• Endereço e contato (telefone e e-mail).

2. Informações da empresa

Outro ponto relevante são as informações referente à empresa. Neste momento, a carta de reembolso precisa conter:

• Nome da empresa responsável pelo reembolso;
• Dados bancários ou endereço para correspondência.

3. Descrição detalhada das despesas

Como estamos falando de uma carta de reembolso, um dos pontos mais importantes são as despesas que devem ser reembolsadas. Deste modo, é necessário acrescentar os seguintes dados:

• Tipo de despesa (viagem, alimentação, hospedagem, etc.);
• Data e local onde a despesa foi realizada;
• Valor de cada item, especificando a moeda (se aplicável).

4. Comprovantes anexados

As despesas informadas devem vir acompanhadas dos devidos comprovantes. Afinal, eles são a prova de que os gastos, de fato, existiram. Sendo assim, é preciso ter:

• Recibos, notas fiscais ou qualquer outro comprovante das despesas listadas;
• Detalhamento adicional em casos de despesas específicas, como combustível ou pedágios.

5. Justificativa do reembolso

Neste momento, é necessário que o colaborador explique o motivo da despesa e sua relação com atividades profissionais ou corporativas. Assim, a empresa terá uma maior clareza sobre cada uma das despesas do viajante.

6. Dados bancários para o reembolso

Para o correto recebimento dos valores gastos durante uma viagem corporativa, o colaborador deve informar quais são os seus dados bancários em sua carta de reembolso. Desta maneira, não deixe de informar dados como banco, agência e número da conta para depósito.

7. Assinatura e data

Por fim, assim como qualquer documento oficial, é preciso que a carta de reembolso seja assinada pelos responsáveis e contenha a data correta da sua elaboração.

Portanto, todos os itens citados garantem que o pedido seja claro e bem fundamentado, facilitando o processamento por parte da empresa ou organização.

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Pode-se fazer a carta de reembolso à mão?

Embora uma carta de reembolso de despesas possa ser feita à mão, o recomendado é que ela seja digitada, especialmente em ambientes corporativos. Sendo que ela pode ser entregue por e-mail ou de forma impressa.

Hoje, plataformas como a Paytrack eliminam a necessidade de cartas manuscritas ou mesmo de documentos físicos. Ou seja, elas permitem que os colaboradores insiram todas as informações de reembolso diretamente em um sistema integrado, otimizando a comunicação e o processamento.

Além disso, a ferramenta garante conformidade com as políticas da empresa, reduzindo erros e agilizando a análise. Isso não somente facilita a gestão de viagens e despesas corporativas, como também a rotina do colaborador durante uma viagem.

Modelo de carta de reembolso de despesas

Caso a sua empresa opte pela carta de reembolso e ainda não tenha um modelo, não se preocupe. Isso porque preparamos um modelo que poderá te ajudar a definir como os colaboradores deverão solicitar o reembolso.

Confira:

Prezado (a) [NOME DO RESPONSÁVEL]

Eu (nome completo), portador do CPF (nº do documento), RG (nº do documento), na qualidade de (cargo ocupado), solicito o reembolso de (valor das despesas) referente às despesas incorridas durante os dias (período da viagem).

Seguem as despesas:

Em anexo, deixo os comprovantes e notas fiscais referentes a cada despesa.

Atenciosamente,

(Assinatura do colaborador)

(Dia, mês e ano)

Lembre-se de que este é apenas um modelo, ok? Portanto, cada empresa deve fazer a carta de reembolso de acordo com suas especificidades.

Como fazer o reembolso de despesas corporativas?

Realizar o reembolso de despesas corporativas de maneira eficiente e organizada é fundamental por diferentes motivos, que vão desde manter a conformidade financeira até garantir a satisfação dos colaboradores.

Desta forma, é muito importante que o processo seja claro, transparente e que siga as políticas de despesas da empresa. Assim, é possível garantir que o colaborador comprove suas despesas da maneira correta.

A seguir, acompanhe conosco algumas dicas sobre como estruturar um processo de reembolso mais eficaz:

1. Defina uma política de despesas corporativas

O primeiro passo para estabelecer um processo de reembolso de despesas corporativas eficiente é ter políticas claras e bem definidas. Neste momento, é necessário levar em consideração uma série de fatores.

Ou seja, as políticas de uma empresa devem especificar, por exemplo, quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso, os limites de valores permitidos, tipos de comprovantes necessários e o prazo para a solicitação do reembolso.

Definir regras e diretrizes para o processo de reembolso é fundamental, pois isso garante que os colaboradores façam suas viagens sempre em conformidade com o que a empresa estabeleceu.

2. Revise as solicitações de reembolso de despesas

No momento do colaborador solicitar o reembolso de despesas de viagens a trabalho, ele deve seguir as diretrizes estabelecidas, certo? Isso inclui fornecer uma descrição clara da despesa, anexar os comprovantes necessários e garantir que o colaborador faça a solicitação dentro do prazo definido.

Desta forma, o ideal é sempre revisar as solicitações, a fim de verificar se ela está de acordo com as políticas. As empresas podem realizar esse processo de diferentes formas, mas utilizar uma plataforma de gestão é a melhor delas.

Portanto, não deixe de considerar a implementação de um sistema como a Paytrack, que visa automatizar os processos de reembolso e, com isso, facilitar a gestão da empresa.

3. Utilize uma plataforma de gestão de despesas

Automatizar o processo de reembolso com uma plataforma de gestão de despesas pode simplificar os procedimentos da empresa.

Ferramentas como a Paytrack permitem que os colaboradores submetam suas despesas digitalmente, anexem comprovantes e acompanhem o status de suas solicitações em tempo real.

A digitalização do processo de reembolso de despesas reduz o risco de erros, facilita a auditoria e acelera a aprovação e o pagamento dos reembolsos.

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Erros comuns ao preencher uma carta de reembolso

Embora a carta de reembolso seja um documento simples, existem alguns erros em sua elaboração que podem atrasar ou até invalidar o processo de ressarcimento.

Sendo assim, para evitar contratempos, veja quais são os principais equívocos cometidos ao preencher esse tipo de solicitação:

1. Falta de informações obrigatórias

Um dos erros mais comuns na elaboração de uma carta de reembolso é a falta de dados essenciais, como por exemplo:

• Nome completo e CPF do solicitante;
• Detalhes da empresa (CNPJ, razão social);
• Descrição clara das despesas a serem reembolsadas.

Sem essas informações, a análise do reembolso de despesas de viagens corporativas pode ser inviabilizada. Por isso, é preciso ter atenção no momento de elaborar a carta.

2. Descrições vagas ou imprecisas

Outro erro que deve ser evitado se encontra na descrição das despesas que devem ser reembolsadas. Fornecer informações genéricas, sem detalhar os gastos específicos pode dificultar a aprovação.

Desta forma, é fundamental ser claro e objetivo, fornecendo todos os detalhes sobre as despesas, como passagens aéreas, refeições, hospedagem etc.

3. Não anexar documentos comprobatórios

Em uma carta de reembolso, toda solicitação deve vir acompanhada de comprovantes, como notas fiscais, recibos ou faturas.

Isso porque, sem eles, a empresa não terá como verificar a legitimidade das despesas, o que pode inviabilizar o processo de reembolso aos funcionários.

4. Erros nos valores ou cálculos

Apresentar valores errados ou divergentes entre a descrição e os comprovantes em uma carta de reembolso é um problema bastante recorrente.

Portanto, antes de enviá-la aos responsáveis, é de fundamental importância conferir os números para garantir que tudo está correto.

Principais dúvidas sobre carta de reembolso

Como foi possível perceber, a carta de reembolso, embora seja uma prática um tanto quanto ultrapassada, visto que existem soluções que simplificam este processo, cumpre um papel importante na gestão de despesas corporativas.

Por isso, é comum que muitas empresas se deparem com algumas dúvidas no momento de utilizá-la. A seguir, reunimos alguns dos principais questionamentos sobre o assunto:

Quais despesas podem ser reembolsadas?

As despesas relacionadas ao trabalho, como viagens corporativas, alimentação durante deslocamentos, transporte e hospedagem, são as mais comuns.

Porém, é necessário verificar se tais despesas estão de acordo com as políticas internas da empresa, garantindo assim uma maior conformidade neste processo.

Preciso incluir comprovantes obrigatoriamente?

Sim, na elaboração de uma carta de reembolso, anexar documentos como recibos e notas fiscais é essencial para validar as despesas e evitar rejeição do pedido.

Afinal de contas, os comprovantes são essenciais para, de fato, comprovar que os colaboradores tiveram tais gastos durante uma viagem a trabalho.

A carta de reembolso precisa seguir um formato específico?

Não existe um padrão universal, mas a maioria das empresas possui um modelo próprio ou requisitos específicos. Por exemplo, algumas organizações definem que as cartas não podem ser feitas à mão e, sim, digitalizadas.

Deste modo, certifique-se de sempre seguir as orientações da organização, mantendo a carta dentro das políticas de despesas.

Como a Paytrack pode ajudar no processo de reembolso?

Com a automação de processos, a Paytrack elimina a necessidade de documentos manuais, permitindo que os dados de despesas sejam inseridos diretamente no sistema, garantindo agilidade e conformidade com as políticas da empresa.

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Como otimizar o processo de reembolso de despesas?

Processos manuais como a carta de solicitação de reembolso são eficazes, mas não são a melhor alternativa para reembolsar despesas de viagens corporativas.

Deste modo, você pode contar como a Paytrack como a sua aliada na gestão de despesas. Afinal, você pode fazer o monitoramento em tempo real e automatizar os processos em uma plataforma all-in-one.

Tenha em mãos insights valiosos para otimizar os orçamentos e despesas da empresa. Economize tempo, recursos e mantenha os processos da empresa sempre em conformidade com o modelo de políticas de reembolso.

Com a Paytrack, você pode definir regras e limites para adiantamentos e reembolsos, adaptando a plataforma às necessidades específicas do seu negócio.

Portanto, aproveite para falar com um especialista e descobrir como as soluções da Paytrack podem te ajudar.