Integração de viagens e despesas corporativas: quais os benefícios que esta prática traz para a sua empresa?

Viagens corporativas são um grande agente de oportunidades de negócio, porém, os custos envolvidos em mobilidade são um fator decisivo na hora de programar novas viagens. E como tornar esta logística mais econômica? Através da integração de gestão de viagens e despesas corporativas!

No entanto, como identificar qual é a hora certa de investir na integração de viagens e gestão de despesas corporativas?

Para descobrir a resposta para essa pergunta, leia o nosso conteúdo! Confira como a Paytrack pode ajudar sua empresa a elevar o nível de gestão.

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O que é gestão de viagens e despesas corporativas?

A gestão de viagens corporativas é o processo de planejar, controlar e otimizar os custos das viagens feitas em nome da empresa. Com uma política de viagens bem definida, ela garante que os colaboradores sigam diretrizes claras, equilibrando economia, conforto e eficiência.

Com base nas diretrizes estabelecidas, é possível manter um maior controle sobre os custos, por exemplo.

Portanto, as viagens corporativas estão diretamente ligadas a custos e despesas, e a integração pode ser uma boa saída para as empresas garantirem saúde financeira, evitando gastos desnecessários.

Por que integrar a gestão de viagens e despesas corporativas?

Integrar a gestão de viagens e despesas corporativas traz mais controle, transparência e eficiência para a empresa. Com dados centralizados e visibilidade em tempo real dos gastos, fica mais fácil tomar decisões estratégicas, otimizar o orçamento e garantir que futuras viagens de negócios sejam viáveis e bem planejadas.

Por isso, a integração de viagens e despesas corporativas pode ser um facilitador para que gestores financeiros tenham total controle sobre dados como:

• Violação de políticas;
• Tempo despendido para reconciliar, revisar a aprovar solicitações e relatórios;
• Economia gerada na escolha dos serviços.

Com informações valiosas, é possível superar desafios pertinentes ao planejamento das viagens, agregando mais praticidade e eficiência a sua função.

Implementar a integração de viagens e despesas corporativas pode eliminar processos desnecessários, promovendo rotinas mais produtivas para as equipes, minimizando perdas de dados e gerando relatórios mais ricos e assertivos.

Benefícios da integração de viagens e despesas corporativas

O setor responsável por promover as viagens corporativas precisa lidar com os desafios pertinentes à mobilidade dos colaboradores, conciliando os custos e imprevisibilidades de todo o processo. 

Porém, ao aderir a integração de viagens e despesas corporativas, é possível simplificar um processo tão importante para as empresas, além de agregar valor ao serviço prestado pelo profissional.

Confira alguns benefícios ao adotar uma gestão automatizada para os seus processos:

Contenção de custos

A adoção de um processo para gerenciamento de viagens corporativas traz uma visibilidade ampla e assertiva sobre os gastos da empresa, possibilitando maior controle e  capacidade de diminuir despesas.

Visualizando por completo o cenário de viagens e despesas corporativas, através de um sistema completo como o Paytrack, será muito mais simples identificar os meios apropriados para a mobilidade destes colaboradores.

Otimização de tempo

A maneira mais fácil de otimizar tempo, é simplificando as operações em viagens corporativas, garantindo processos eficientes, além de eliminar uma demanda extra dos setores, promovendo uma rotina mais produtiva e fluída.

Com a tecnologia all in one, fornecida pelo Paytrack, a otimização e assertividade dos processos são reais e palpáveis, afinal, todas as despesas corporativas são inseridas em um mesmo lugar, de acordo com as políticas de despesas parametrizadas.

Agilidade de processos

Utilizando as ferramentas certas você pode tornar os processos de viagem mais ágeis e eficientes. Uma  boa gestão garantirá  economia de custo e tempo, além de ajudar a reunir as informações de forma acessível e segura.

Processos mais ágeis também promovem mais segurança aos viajantes, que podem ter acesso às políticas de viagem a qualquer momento e prestar contas de maneira prática, sem risco de perder informações importantes para as prestações de contas.

Como saber se é a hora de sua empresa integrar viagens e despesas corporativas

Se a empresa contar com um expressivo número de viajantes, os processos envolvidos em toda logística de viagens corporativas  certamente serão extensos, e a alta demanda irá afetar a produtividade do setor envolvido.

O pré e pós viagem podem causar muitos problemas para a empresa, principalmente para as que não dispõe de um sistema inteligente, capaz de empregar todas as funcionalidades necessárias para garantir uma boa gestão de despesas corporativas.

O setor financeiro que atua no pós-viagem, responsável pela  prestação de contas do viajante, pode sofrer com as consequências da falta de transparência nos dados, além do retrabalho causado por processos manuais, afetando toda a engrenagem de serviços e produtividade.

Se sua equipe não tem controle sobre o tempo gasto em processo de viagens, este é o momento de considerar um sistema de integração de viagens e despesas corporativas como o Paytrack.

Como fazer a integração de viagens e despesas corporativas?

Para integrar viagens e despesas corporativas de forma eficiente, o ideal é adotar um sistema que centralize todos os processos. Ou seja, desde a reserva até o reembolso, tudo é feito dentro da plataforma. Isso garante mais agilidade, controle e praticidade, permitindo que a empresa acompanhe os gastos em tempo real e simplifique a gestão.

No entanto, como saber qual o melhor sistema de viagens e despesas para minha empresa?

Avaliando as funcionalidades dispostas, um diferencial é o modelo all in one, que se traduz como “tudo em um”. Esta é  uma modalidade que integra todos os processos envolvidos em viagens corporativas, da solicitação de serviços, planejamento de viagens até a prestação de contas e conciliação de pagamentos.

A tecnologia, cada dia mais, impacta no dia a dia de corporações. Considerar automatizar seu processo de gestão de despesas é essencial para conquistar benefícios. 

A Paytrack dispõe para a sua empresa um sistema moderno de gestão de despesas corporativas, trazendo uma ferramenta completa. Através de tecnologia OCR e parametrização, o Paytrack entrega maior controle e boas práticas de gestão.

Como estão os processos de despesas e viagens corporativas da sua empresa?

Portanto, se você precisa de uma solução eficiente e completa, a Paytrack é a solução ideal para a sua gestão! Fale com um dos nossos especialistas.