Gestão de despesas e viagens no varejo e atacado: como superar os desafios?

A gestão de despesas e viagens corporativas é um desafio constante para empresas de varejo e atacado. Afinal, estamos falando de setores conhecidos por características como complexidade operacional e alto volume de colaboradores em movimento.

Desde o controle de reembolsos até o monitoramento de custos pulverizados em diferentes filiais, manter o orçamento sempre alinhado às metas soa como uma tarefa impossível sem as devidas ferramentas e processos adequados.

Segundo dados da Associação Global de Viagens de Negócios (GBTA), 40% das empresas enfrentam dificuldades para garantir a conformidade com suas políticas internas de despesas e viagens. Além disso, cerca de 20% das despesas corporativas são reportadas de maneira inadequada.

Desse modo, as empresas precisam lidar com perdas financeiras significativas e tomada de decisões incertas. Tais números mostram que, no varejo e atacado, onde as margens de lucro já são desafiadoras, erros e ineficiências no controle de despesas podem ter um impacto bastante negativo.

Portanto, como sua empresa está lidando com esse cenário?   Você consegue acompanhar em tempo real para onde cada centavo está sendo destinado ou ainda depende de processos manuais e descentralizados?

Hoje, vamos explorar quais são os principais desafios da gestão de despesas e viagens no varejo e atacado. Confira e aproveite para identificar soluções práticas e mostrar como a Paytrack pode ser uma aliada estratégica para otimizar operações e transformar custos em oportunidades.

Fale com um dos nossos consultores e descubra como podemos ajudar sua empresa a superar os desafios:

Principais desafios na gestão de despesas e viagens no varejo e atacado

Quando o assunto é a gestão de despesas e viagens corporativas, o setor de varejo e atacado lida com vários desafios específicos.

Diferentemente de empresas centralizadas, essas organizações operam em múltiplas unidades, que estão espalhadas por diversas cidades e estados. Consequentemente, isso envolve um grande número de colaboradores em deslocamento.

Sendo assim, esse cenário exige um controle rigoroso das despesas a fim de se evitar desperdícios, fraudes e desorganização financeira.

Além disso, vale ressaltar que os gastos operacionais variam de acordo com diferentes fatores, como o cargo do colaborador, a região e a necessidade de deslocamento. Sem uma solução eficiente, a empresa corre o risco de perder visibilidade sobre suas despesas, o que impacta diretamente sua lucratividade e governança financeira.

Confira conosco alguns dos principais desafios que tornam a gestão de despesas e viagens no varejo e atacado ainda mais complexa:

1. Dispersão geográfica:

As empresas do varejo e atacado podem operar em diversas cidades, estados e até países, possuindo unidades espalhadas de forma estratégica para atender às demandas dos clientes.

Contudo, é justamente essa dispersão geográfica que torna a gestão de despesas e viagens algo extremamente desafiador. Afinal, os gestores precisam lidar com os seguintes cenários:

Por exemplo, um gerente de loja precisa visitar diferentes filiais e, com isso, ele acaba acumulando várias despesas em seus deslocamentos. Se a empresa não contar com um sistema automatizado para reportar os custos em tempo real, os comprovantes podem se perder, gerando atrasos no fechamento financeiro e aumentando o risco de reembolsos indevidos.

Sendo assim, os gestores que atuam no varejo e atacado precisam levar em consideração os seguintes desafios:

• Controle de múltiplas unidades: o fato de gerir despesas de colaboradores em diferentes localidades sem uma plataforma centralizada gera atrasos e inconsistências nos registros;
• Dificuldade para rastrear gastos: sem integração digital, os comprovantes acabam sendo enviados por e-mails, planilhas ou até mesmo malotes, o que aumenta o risco de perdas e erros;
• Variações regionais de custos: o preço de passagens, hospedagem e alimentação tende a variar de acordo com a região. Se a empresa não acompanha essas diferenças, ela pode gastar mais do que o necessário.

Para lidar com eles, é fundamental ter à disposição uma ferramenta de gestão que centralize todas as informações financeiras em um único ambiente, como a Paytrack. Isso garante maior transparência e previsibilidade de gastos.

2. Variabilidade de despesas

Na gestão de despesas e viagens no varejo e atacado, as despesas corporativas podem variar de acordo com a função do colaborador.

Afinal, vendedores, equipes de logística e gestores possuem diferentes necessidades em um deslocamento, o que impacta diretamente no tipo de gasto gerado.

Isso pode acontecer quando, por exemplo, um vendedor relata um almoço com um cliente como uma “alimentação”, enquanto outro a classifica como “Almoço com o cliente”. Essa falta de padronização compromete a transparência financeira e gera gastos desnecessários.

Deste modo, a variabilidade de despesas no varejo e atacado traz consigo alguns desafios para as empresas, como:

• Diferentes categorias de despesas: a falta de categorização de despesas na política pode gerar erros, fraudes e inconsistências;

• Dificuldade na categorização de despesas: o registro de despesas feito de forma manual abre brecha para falhas, podendo um mesmo gasto ser classificado de diferentes maneiras, comprometendo auditorias e análises financeiras;
• Falta de padronização: faz com que cada colaborador interprete as políticas de maneira subjetiva, levando a registros inconsistentes.

Portanto, as empresas devem investir na automação da gestão de despesas, uma vez que plataformas como a Paytrack garantem que  todas as transações sejam registradas corretamente e alinhadas às políticas internas.

3. Reembolsos e adiantamentos

Uma particularidade da gestão de despesas e viagens no varejo e atacado é a dependência de processos manuais para tarefas como reembolsos e adiantamentos. Consequentemente, isso gera ineficiência, falta de transparência e maiores riscos de erros.

Dessa forma, os colaboradores ainda precisam guardar os comprovantes físicos, preencher formulários e, geralmente, aguardar semanas para o reembolso, o que impacta na sua experiência e produtividade.

Em processos de reembolsos e adiantamentos, as empresas podem encontrar vários desafios, como por exemplo:

• Processos demorados e burocráticos: com a falta de automação, as empresas precisam validar cada solicitação de forma manual, resultando em atrasos e, muitas vezes, retrabalho;
• Risco de erros e fraudes: com processos manuais, valores incorretos podem passar despercebidos e despesas fictícias podem ser aprovadas sem a auditoria adequada;
• Falta de transparência e rastreamento: empresas que não contam com uma plataforma integrada podem perder o controle sobre as despesas.

Com um sistema de gestão completo, as empresas podem automatizar as solicitações de reembolso, validar despesas em tempo real e garantir maior transparência na gestão financeira. Isso reduz o tempo de processamento e também evita fraudes, tornando a gestão mais eficiente.

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Processos manuais e seus riscos na gestão de despesas e viagens no varejo e atacado

No setor de varejo e atacado, fazer a gestão manual de despesas e viagens ainda é uma realidade para muitas empresas. Com isso, planilhas em excesso, recibos físicos e aprovações descentralizadas colaboram para um cenário caótico, onde erros se acumulam, os custos aumentam e a transparência se perde.

Segundo a GBTA (Global Business Travel Association), 78% dos gestores financeiros afirmam que o controle de custos será uma prioridade estratégica para 2025. Entretanto, muitas empresas ainda enfrentam desafios para implementar processos eficientes.

A seguir, vamos explorar quais são os principais impactos da gestão manual e como eles podem comprometer a saúde financeira e operacional das empresas de varejo e atacado.

1. Custo real da gestão manual

Os processos manuais na gestão de despesas e viagens corporativas consomem mais tempo, recursos financeiros e limitam a eficiência das equipes.

Isso porque o preenchimento de formulários, a coleta de comprovantes fiscais físicos e a falta de automação nos fluxos de aprovação podem gerar custos ocultos que afetam a lucratividade das empresas.

Uma gestão manual compromete tanto a empresa quanto o colaborador. Afinal, depois de uma viagem, o viajante precisa aguardar semanas para receber seu reembolso, visto que os recibos físicos precisam ser enviados via malote para a matriz. Em contrapartida, a empresa encontra dificuldades no seu fluxo de caixa.

Desta maneira, a falta de automação gera diferentes impactos na gestão de despesas. Conheça alguns deles:

• Perda de tempo com burocracia: os colaboradores podem gastar horas preenchendo relatórios e aguardando aprovações, o que prejudica a produtividade;
• Retrabalho e erros frequentes: erros de digitação, valores lançados incorretamente e despesas duplicadas geram retrabalho e desgaste das equipes;
• Impacto no fechamento contábil: as empresas demoram mais para consolidar suas despesas, comprometendo a tomada de decisões estratégicas.

Portanto, empresas que continuam dependendo de métodos manuais para gerenciar despesas e viagens correm o risco de perder competitividade e eficiência.

2. Processos não padronizados

A falta de padronização na gestão de despesas e viagens é, sem sombra de dúvidas, um dos principais desafios enfrentados por empresas do varejo e atacado.

Com várias unidades e colaboradores espalhados pelo país, cada filial pode interpretar as regras impostas pela política de forma diferente. Isso resulta em inconsistências e falta de controle.

Por exemplo, um gestor de uma filial classifica uma viagem corporativa como “despesa de transporte”, enquanto outro faz o registro como “despesa de representação”. Essas discrepâncias tendem a dificultar a análise das despesas reais e podem gerar distorções no orçamento empresarial.

No entanto, essa situação não é o único problema causado por processos não padronizados. Confira outros desafios:

• Dificuldade no cumprimento das políticas internas: sem regras claras e um sistema automatizado, os colaboradores podem registrar as despesas de maneiras diferentes, dificultando a auditoria;
• Variações na categorização de gastos: o mesmo tipo de despesa pode ser classificado de forma distinta, o que torna a análise mais complexa;
• Baixa rastreabilidade: as informações ficam mais dispersas, deixando a empresa mais vulnerável a falhas.

Para garantir uma gestão eficiente, é fundamental implementar um sistema que padronize as regras e automatize os processos, reduzindo erros e facilitando a realização de auditorias.

3. Risco de fraudes

A falta de um sistema automatizado e de processos bem estruturados torna a gestão de despesas e viagens no varejo e atacado mais suscetível a fraudes financeiras.

Afinal, sem mecanismos de validação e monitoramento, as empresas podem enfrentar prejuízos significativos devido a reembolsos fraudulentos, comprovantes fiscais falsificados e despesas fora da política.

Imagine que um colaborador solicite o reembolso de um jantar com um cliente e apresente uma nota fiscal duplicada de outra refeição. Sem uma plataforma que detecte irregularidades, a empresa pode acabar pagando a mesma despesa duas vezes.

Além disso, acompanhe outros desafios relacionados ao risco de fraudes na gestão de despesas e viagens corporativas:

• Reembolsos inflacionados ou inexistentes: os colaboradores podem solicitar valores acima do real ou até mesmo criar despesas falsas;
• Dificuldade na auditoria de despesas: empresas podem não conseguir monitorar desvios em tempo real, tornando-se alvos fáceis para fraudes;
• Falta de transparência nos gastos: os gestores não conseguem identificar  padrões suspeitos, aumentando os riscos de prejuízos.

Garantir a segurança nos processos internos é indispensável para toda empresa. Por isso, o ideal é contar com soluções digitais para reduzir significativamente o risco de fraude e aumentar a transparência.

Confira também: Como calcular o ROI de viagens corporativas

Como a tecnologia resolve os desafios da gestão de despesas e viagens no varejo e atacado?

Uma gestão de despesas e viagens corporativas eficiente exige rapidez, controle e transparência. Contudo, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades devido aos processos manuais e descentralizados, resultando em perdas financeiras, retrabalho e maior ocorrência de erros e fraudes.

Hoje, com o avanço da tecnologia, soluções automatizadas vêm transformando a forma com a qual as empresas gerenciam seus gastos. Afinal, a digitalização reduz erros, elimina gargalos e garante maior controle sobre cada centavo gasto, independentemente da quantidade de unidades ou colaboradores envolvidos.

Deste modo, vamos explorar três pilares fundamentais da tecnologia na gestão de despesas e viagens corporativas que sua empresa deve explorar. Acompanhe conosco:

1. Centralização digital

A centralização digital é um fator essencial. Afinal, ela garante que todas as despesas e viagens sejam devidamente registradas, monitoradas e analisadas em um único ambiente.

No setor de varejo e atacado, onde existem múltiplas unidades e colaboradores em viagem, ter um sistema que unifique essas informações faz toda a diferença. Ele não só elimina inconsistências, como também melhora a tomada de decisão.

Dentre os principais benefícios proporcionados, podemos ressaltar:

• Informações consolidadas em um só lugar: todas as despesas e viagens ficam armazenados em um sistema único, o que facilita a auditoria e evita erros manuais;
• Redução do tempo de processamento: solicitações como reembolso, adiantamento e aprovações são feitas digitalmente, reduzindo tempo e burocracia;
• Monitoramento em tempo real: os gestores podem visualizar as despesas de cada filial, equipe ou colaborador, obtendo um controle financeiro rápido e eficiente.

Imagine uma rede de supermercados que precisa consolidar as despesas de mais de 100 lojas espalhadas pelo país. Sem um sistema centralizado, cada filial pode enviar suas despesas, o que torna o controle mais propenso a falhas.

No entanto, com a centralização digital, todas as informações são registradas automaticamente, garantindo uma visão mais ampla dos custos operacionais.

Sendo assim, as empresas que adotam sistemas centralizados reduzem drasticamente o tempo de processamento das despesas e aumentam a eficiência da equipe financeira.

2. Políticas automáticas

Definir regras claras para reembolsos e despesas é essencial. Afinal, essa prática evita desperdícios e garante conformidade com as políticas internas da empresa.

Entretanto, quando essas diretrizes dependem somente da interpretação dos colaboradores, erros e desvios podem se tornar cada vez mais normais.

Com a automação, as políticas de despesas são programadas diretamente no sistema, o que garante que todas as solicitações sigam os critérios estabelecidos pela empresa.

Pense em um vendedor que viaja frequentemente e que possua um limite diário de R$ 150 para refeições. Neste caso, se ele tentar solicitar um reembolso de R$ 250, o sistema vai fazer o bloqueio automático ou solicitar uma justificativa antes da aprovação.

Isso garante que todas as despesas estejam dentro dos padrões estabelecidos, evitando erros e, principalmente, fraudes.

Com políticas automáticas, empresas do varejo e atacado colhem benefícios como:

• Aprovação automática de despesas dentro da política: o sistema bloqueia ou alerta os gestores sempre que uma despesas estiver fora da política, reduzindo a necessidade de auditoria manual;
• Prevenção de gastos indevidos: as compras fora da política podem ser negadas automaticamente;
• Personalização por departamento ou cargo: as regras podem ser ajustadas de acordo com a necessidade de cada área.

Portanto, deve-se entender que a automação de políticas torna a gestão de despesas mais eficiente e transparente.

3. Visibilidade por unidade ou colaborador

No setor de varejo e atacado, a falta de visibilidade sobre as despesas individuais pode comprometer a previsibilidade orçamentária.

Isso porque, sem informações detalhadas, os gestores acabam tomando decisões com base em dados desatualizados ou incompletos, o que resulta em falhas na alocação de recursos.

A boa notícia é que a tecnologia vem para sanar esse problema ao oferecer relatórios ricos em dados e dashboards personalizados. Agora, é possível monitorar cada despesa por unidade, equipe ou colaborador.

Desta forma, veja quais são as principais que essas empresas podem usufruir na gestão de despesas e viagens corporativas:

• Acompanhamento detalhado de gastos por unidade: com cada filial podendo visualizar suas próprias despesas, evitam-se discrepâncias, melhorando a organização financeira;
• Identificação de padrões de consumo: relatórios atualizados permitem prever gastos futuros e ajustar orçamentos de acordo com a realidade da empresa;
• Maior controle sobre reembolsos e adiantamentos: é possível monitorar cada uma das solicitações em tempo real, aumentando a conformidade com as políticas.

Ao dispor de um sistema de gestão digital, as empresas têm acesso a dados precisos e atualizados. Com isso, elas podem tomar decisões estratégicas mais assertivas.

Veja como a automação transformou a gestão de despesas e viagens do Grupo Mateus

O Grupo Mateus, uma das maiores redes varejistas do Brasil, possui mais de 238 lojas distribuídas em 93 cidades, o que significa que é preciso lidar com um alto volume de deslocamentos e custos.

Para resolver esses desafios, o Grupo Mateus contou com a Paytrack, que trouxe automação, transparência e eficiência para a gestão de despesas e viagens.

A plataforma digitalizou todo o processo, permitindo que as solicitações fossem aprovadas em tempo real, os gastos fossem monitorados de forma centralizada e os reembolsos fossem processados sem atrasos. Com isso, a empresa reduziu custos e ganhou maior previsibilidade financeira.

“Implementamos a Paytrack como forma de unir todas essas iniciativas e o resultado tem sido muito satisfatório. Nós estamos com quase 40% de redução nas despesas de viagens até o mês de agosto, que representa muito para a companhia.”

Para empresas do porte do Grupo Mateus, contar com um sistema robusto e eficiente como a Paytrack fez toda a diferença. Afinal, a transformação digital não apenas reduziu custos e melhorou a governança financeira, como também permitiu que a equipe financeira se concentrasse em decisões estratégicas, em vez de lidar com processos burocráticos e repetitivos.

Este caso reforça como a tecnologia pode revolucionar a gestão de despesas e viagens no varejo e atacado, trazendo controle, transparência e economia para empresas que operam em larga escala.

Transformação estratégica para liderar no varejo e atacado

O setor de varejo e atacado opera em um ambiente altamente dinâmico, marcado por margens apertadas e  grandes volumes de transações. Por isso, é preciso ter um controle rigoroso das despesas e viagens corporativas.

Entretanto, a falta de automação ainda é um desafio que pode travar o crescimento das empresas, visto que compromete sua eficiência operacional e dificulta a tomada de decisões estratégicas.

A implementação de soluções tecnológicas não se trata somente de otimizar processos, mas de uma transformação cultural que permite às empresas economizar mais, melhorar a governança e fortalecer sua competitividade no mercado.

Portanto, se sua empresa ainda não experimentou essa mudança, veja a seguir alguns pilares que não podem passar despercebidos:

1. Mudança cultural: decisões baseadas em dados

No passado, a gestão financeira no varejo e atacado era baseada em relatórios manuais, aprovações demoradas e informações descentralizadas.

Hoje, as empresas que buscam crescer e se destacar precisam adotar uma mentalidade diferente. Ou seja, orientada por dados, onde cada decisão é embasada em informações precisas e atualizadas em tempo real.

Afinal, decisões com base em dados traz diversas vantagens para as empresas, como por exemplo:

• Maior previsibilidade financeira: é possível antecipar tendências, prever despesas e ajustar o orçamento de forma estratégica;
• Redução de desperdícios e fraudes: identificar padrões suspeitos e eliminar gastos desnecessários antes que se tornem um problema;
• Tomada de decisão rápida e eficiente: os gestores podem agir com base em dados em tempo real, obtendo maior agilidade.

Desta forma, estamos falando de uma mudança que torna a empresa mais ágil, transparente e preparada para lidar com o futuro.

2. Reinvestimento estratégico: automação gera economia

A automação na gestão de despesas e viagens no varejo e atacado não apenas reduz os custos operacionais, como também libera recursos que podem ser utilizados em áreas estratégicas.

Ou seja, ao eliminar desperdícios e otimizar seus processos, as empresas deste setor encontram a oportunidade de realocar capital para inovação, expansão e outras melhorias.

Neste sentido, confira conosco algumas das áreas que podem ser beneficiadas pela economia proporcionada:

• Capacitação e desenvolvimento de equipes: com mais recursos disponíveis, pode-se investir em treinamentos para colaboradores e elevar o nível de produtividade;
• Melhoria da experiência do cliente: empresas que economizam internamente podem investir em inovação, qualidade de produtos e atendimento, fortalecendo sua marca e fidelizando seus clientes;
• Expansão da empresa: oportunidade de investir em novas unidades, melhorando sua presença no mercado.

Ao investir de forma estratégica na economia gerada pela automação, as empresas criam um ciclo sustentável de crescimento e inovação.

3. Governança financeira como diferencial competitivo

Por fim, ter uma governança financeira eficiente vai além do compliance, ou seja, ela se tornou uma vantagem competitiva que impacta diretamente a confiança de investidores, fornecedores e clientes.

Hoje, empresas que possuem processos financeiros bem estruturados ganham maior credibilidade e previsibilidade. Isso garante controle sobre o orçamento e um posicionamento mais assertivo no mercado.

Deste modo, uma governança financeira robusta traz consigo benefícios como:

• Transparência: processos automatizados e dados centralizados faz com que todas as transações financeiras sejam documentadas e auditáveis;
• Redução de riscos e maior conformidade: boas práticas de governança evitam multas, fraudes e problemas com os órgãos reguladores;
• Atração de investidores: finanças bem estruturadas são mais confiáveis e atrativas para investimentos e novas parcerias.

Assim sendo, as empresas que priorizam a governança financeira não apenas evitam riscos, mas também fortalecem sua marca e melhoram sua reputação.

Transforme a gestão de despesas e viagens no varejo e atacado com a Paytrack

Como foi possível entender, o setor de varejo e atacado exige um controle rigoroso das despesas e eficiência operacional, especialmente quando se trata da gestão de viagens corporativas.

Com isso, é preciso abandonar processos manuais e apostar na digitalização e inovação, que são caminhos para garantir maior eficiência.

Afinal, empresas que não investirem agora na modernização da gestão financeira correm o risco de ficar para trás, enquanto concorrentes mais ágeis e estratégicos aproveitam as vantagens da transformação digital.

Com a Paytrack, sua empresa tem acesso a uma plataforma all-in-one que centraliza, automatiza e simplifica toda a gestão de despesas e viagens corporativas. Nossa solução permite:

• Visibilidade total sobre os gastos, em tempo real;
• Políticas automatizadas para evitar desperdícios e fraudes;
• Processos de reembolso e adiantamento rápidos e eficientes;
• Integração com ERPs e sistemas financeiros.

Portanto, não deixe sua empresa presa a processos manuais. Modernize sua gestão financeira e ganhe eficiência agora!

Assista à demonstração guiada e descubra como a Paytrack pode transformar a sua operação: