Saiba tudo sobre o fechamento do mês empresarial

Rotinas financeiras são fundamentais para que empresas consigam manter a solidez econômica e a estabilidade de suas atividades. Entre as obrigações necessárias, o fechamento do mês é uma das mais importantes. 

Ter um balanço informativo detalhado e preciso ao fim de cada período de 30 dias é uma obrigação de qualquer negócio.

Mais do que simplesmente saber o quanto entrou e o quanto saiu, as empresas executam essa rotina para entender movimentações fiscais, fazer análises financeiras e também para realizar projeções. 

Uma empresa estável depende de um controle financeiro estratégico, ou seja, que além de contabilizar seja capaz também de estruturar o futuro do negócio.

Diante da importância do assunto, este conteúdo vai trazer em maiores detalhes o que é o fechamento do mês e como fazer isso da maneira certa. Acompanhe um guia sobre o tema!

O que é fechamento de mês?

O fechamento de mês é uma rotina administrativa financeira que permite que empresas consigam detalhar todas as movimentações realizadas nos últimos 30 dias. 

Isso contempla a análise de entradas e saídas financeiras, considerando recebíveis, custos, despesas, pagamento de folhas salariais e tributos, por exemplo.

A ideia dessa atividade é ter clareza sobre como as movimentações financeiras impactaram a empresa no mês anterior e, a partir disso, fazer projeções para o próximo período. Neste trabalho, estão envolvidos setores como financeiro, contabilidade, RH e, se necessário, áreas operacionais do negócio.

A rotina do fechamento do mês é obrigatória não só como atividade de detalhamento das movimentações financeiras, mas também para gerar relatórios de dados. Esses documentos são apresentados a gestores e diretores, servindo como material estratégico para embasar decisões que precisam ser tomadas na condução do negócio.

Por que o processo de fechamento financeiro mensal é fundamental para a empresa?

O fechamento do mês é uma daquelas rotinas que jamais podem ser negligenciadas, simplesmente porque as ações do negócio dependem dessa perspectiva financeira. Afinal, todo negócio atua em prol de lucro e, para exercer sua atividade, depende de estabilidade econômica. Logo, o fechamento é ferramenta fundamental para que esses dois lados funcionem adequadamente.

Todas as ações que a empresa pretende executar, não só do mês subsequente como de períodos de trimestre e semestre, dependem da análise financeira dos últimos 30 dias. Afinal, se algo fugiu do controle no período, é o fechamento que vai mostrar. Assim, a companhia pode traçar uma estratégia de recuperação e reequilíbrio.

O planejamento a médio e curto prazo de um negócio é sustentado também pelos resultados históricos e projeções do negócio. Ou seja, só é possível pensar no futuro da empresa se há uma percepção clara e detalhada de como está esse cenário econômico no momento atual. Com o fechamento, é possível:

• validar projeções ou, se necessário, ajustá-las de acordo com o que foi detectado no fechamento;
• pensar em estratégias de redução de custos, se for necessário;
• otimizar os custos que a empresa tem (o que pode incluir, por exemplo, mudar fornecedores em busca de um melhor custo-benefício);
• gerar relatórios detalhados que vão suportar decisões estratégicas do negócio;
• gerar informações importantes para as rotinas e obrigações fiscais da empresa.

O que é preciso para realizar o fechamento de mês?

Para fazer o fechamento do mês é necessário estar munido de algumas informações básicas e essenciais. Esses dados ajudam a traçar um balanço profundamente detalhado e com informações consistentes, o que é simplesmente indispensável para uma análise concreta e que permita projeções e otimizações.

Como o fechamento é um mecanismo de apuração financeira, são essas as informações que o setor responsável precisará captar:

• ativos;
• passivos;
• entrada e saída de dinheiro (toda movimentação dos últimos 30 dias);
• demissões, contratações, férias, recolhimento de INSS e FGTS, licenças médicas e benefícios (toda movimentação trabalhista no período apurado);
• notas fiscais, registros digitais, comprovantes de pagamento e comprovantes de recolhimento de impostos (movimentações fiscais).

Como fazer o fechamento de mês de uma empresa?

Um bom fechamento depende de um processo que seja padronizado e, naturalmente, seguido à risca mês a mês. Veja como fazer da maneira certa!

Determine quem serão os responsáveis pela tarefa

O fechamento do mês é uma tarefa que exige tempo e dedicação. Por isso, é necessário que pessoas do setor financeiro e contábil estejam integralmente dedicadas a essa demanda nos respectivos dias de execução. Cabe ao gestor de cada setor definir quem ficará responsável por apurar as informações da área e enviar ao financeiro.

É importante destacar que o RH também tem papel importante no fechamento, uma vez que as informações referentes a movimentações trabalhistas é de responsabilidade desse departamento. Portanto, um bom alinhamento garantirá que as pessoas certas saibam quando precisam dar atenção ao fechamento a partir da data de início do período de apuração.

Tenha uma lista do que será apurado

Parte essencial do trabalho de fechamento do mês, o recolhimento de documentação precisa ser feito seguindo um padrão. Portanto, para evitar que falte algum registro importante de um dos setores envolvidos, o financeiro deve definir uma espécie de checklist de conferência.

Nessa lista é importante incluir:

• recibos de salários;
• registros de férias;
• vale-transporte;
• pró-labore;
• comprovante de pagamentos a prestadores de serviço;
• recibo de rescisões;
• atestado médico;
• guias de impostos como INSS, FGTS e contribuição sindical;
• notas fiscais de compra e venda;
• extratos de contas bancárias;
• faturas de cartões corporativos;
• contas de energia, água, internet e qualquer outro serviço contratado;
• comprovantes de despesas e receitas;
• recibos de pagamento de aluguel.

Defina um processo para executar a demanda

Padronização de processos garante que o fechamento do mês seja feito da maneira certa. A grande importância de definir o método certo de realizar essa tarefa é que estamos falando de um controle extenso de informações, com a solicitação de muitos documentos de diferentes setores. Portanto, a organização é fundamental.

Com a padronização do processo, no dia certo, todos os setores envolvidos, com as pessoas delegadas para a tarefa, começam a organizar os documentos. Assim, há a troca deles da maneira definida previamente, sem a necessidade de agilizar inadequadamente a tarefa. Logo, há a menor incidência de erros, chegando a um fechamento perfeito.

Reúna os documentos comprobatórios

Reunir os documentos comprobatórios é outra etapa fundamental do trabalho de fechamento de mês. Esses arquivos serão o guia para o time financeiro fazer os registros baseado em informações corretas e consistentes. Portanto, é necessário que os outros setores que fazem o envio desses documentos colaborem para a organização do processo.

O mais recomendável é que essa documentação seja registrada toda de maneira digital. Ainda que o recebimento seja em papel, há hoje muitos recursos que permitem digitalizar as notas e comprovantes. Se a empresa em questão não tiver nenhum software especializado, ao menos uma foto do documento pode ser enviada para que o financeiro não precise lidar com nada físico durante o fechamento.

Estabeleça um monitoramento constante

Fazer o fechamento do mês pode ser uma tarefa menos complicada se houver um monitoramento contínuo dos resultados da empresa. Ou seja, em vez de deixar para checar tudo na hora de fazer o fechamento, os setores podem trocar as informações e monitorar custos, entradas e saídas durante a progressão do período de um mês de trabalho.

Primeiramente, será necessário um alinhamento entre os departamentos. O setor financeiro pode guiar as outras áreas acerca das melhores práticas para fazer esse acompanhamento. Com registros sendo feitos gradativamente, o período de fechamento contemplará apenas uma revisão final dos valores e o envio de informações e comprovantes ao financeiro da empresa.

Como a solução da Paytrack pode ajudar com o fechamento de mês da sua empresa?

Não só no fechamento do mês mas para diversas outras rotinas financeiras empresariais, ter um software automatizado para gestão e controle é fundamental. Uma das opções mais certeiras do mercado é a solução da Paytrack.

Com diversas funcionalidades orientadas a integrar processos em um ambiente digital e oferecer maior controle e monitoramento ao setor financeiro das empresas, o software pode ser fundamental no fechamento do mês. Veja como!

Conciliação de faturas

Com a solução da Paytrack é possível fazer a conciliação de faturas de maneira automática, uma vez que os cartões de créditos corporativos ficam integrados ao software. Assim, cada gasto é computado diretamente pela solução, que permite uma identificação facilitada da origem da despesa e também do valor.

Controle de reembolsos

Sua empresa tem reembolsos como um importante registro que precisa ser considerado no fechamento do mês? Com a Paytrack fica mais fácil fazer o monitoramento dos custos e o que deve, de fato, ser reembolsado. Isso é possível graças ao cadastro de políticas de reembolsos e a identificação de custos em notas fiscais com ajuda da tecnologia OCR.

Monitoramento de despesas corporativas

O mesmo módulo de controle de reembolsos também permite fazer um acompanhamento aprofundado de todas as despesas da empresa, considerando custos variados como ações de marketing, despesas gerais da empresa, capital de giro, entre outros itens. A identificação da origem dos custos é simples e otimiza muito o fechamento.

O fechamento do mês é uma tarefa recorrente que precisa ser feita de maneira padronizada e, principalmente, com suporte da tecnologia. Essa é a melhor maneira de evitar erros na captação de documentos e conferência de dados.

A Paytrack pode ajudar seu negócio a otimizar esse e outros processos de gestão financeira. Fale com um dos nossos especialistas e veja o que podemos oferecer!