Tire todas as suas dúvidas sobre viagens corporativas

Em muitas empresas o número de pessoas e a frequência das viagens é expressivo e demandam uma gestão de viagens corporativas de alto nível. Frequentemente as despesas de viagem chegam a ser a segunda maior categoria de despesas entre os gastos gerais da organização.

Neste artigo, você vai entender porque a gestão de viagens corporativas é tão importante para a saúde financeira  da empresa, bem como para o bem-estar e satisfação dos viajantes. Se você quer saber mais sobre o assunto, continue com a gente e boa leitura! 

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O que é uma viagem corporativa?

Uma viagem corporativa é quando um colaborador se desloca para representar a empresa em atividades estratégicas, como reuniões, eventos, treinamentos e negociações, impulsionando o crescimento e a competitividade do negócio.

O colaborador precisa se manter atento à política de viagens, sobre o que pode ser reembolsado, além de ter uma solução para o registro e acompanhamento das despesas geradas. Prestar atenção ao conforto e segurança do viajante, ao mesmo tempo que se dá foco ao custo-benefício, é sempre importante.

Leia também: Como calcular o ROI de viagens corporativas

O que é a gestão de viagens corporativas?

Geralmente, a gestão das viagens é feita dentro da própria empresa, e em alguns casos, conta com apoio de uma agência de viagens especializada na emissão desses serviços. Caso a atividade seja feita pela agência, é necessário certificar-se de que a terceirizada compreenda as necessidades do contratante. 

A gestão de viagens corporativas é essencial para centralizar, padronizar e otimizar processos, garantindo mais controle de custos, eficiência e alinhamento com os objetivos da empresa.

Tudo para fazer a viagem acontecer, com a máxima segurança para o colaborador e com o alinhamento entre as necessidades da organização e dos funcionários.

Outro ponto de atenção é a reputação, a qualidade do serviço e a estrutura da agência de viagens que vai prestar esse serviço. 

Não importa o modelo de gestão que a instituição vai utilizar: quando o volume de viagens corporativas for expressivo, sempre haverá alguém responsável por receber as solicitações e garantir que durante a viagem tudo corra da melhor forma possível.  

O papel do Gestor de Viagens corporativas

Percebemos que a gestão das viagens corporativas envolve inúmeros pontos de atenção, inclusive em relação ao profissional que vai exercer essa atividade. É papel do Gestor de Viagens analisar e colocar em prática todo o conhecimento que envolve o mercado de viagens e o cenário da empresa.

Também é preciso estar atento às metas e ao orçamento. Esse profissional deve controlar, acompanhar e buscar a redução dos gastos que envolvem as despesas de viagens corporativas, sem esquecer da segurança e do conforto do viajante.

Além disso, um diferencial é ter conhecimento em relação às tecnologias e em como a inovação pode auxiliar, facilitando a execução, oferecendo praticidade e reduzindo os custos dentro do processo.

O Gestor de Viagens precisa ser um profissional multifacetado, que:

• Saiba gerir e tenha controle sobre os processos de viagens corporativas,
• Entenda sobre o cenário do mercado em que atua.
• Faça as viagens acontecerem da forma mais segura e confortável possível.
• Compreenda o orçamento da empresa e trabalhe para manter-se dentro ou, se possível, reduzir os gastos.
• Conheça as tecnologias disponíveis no mercado para facilitar o processo, torná-lo mais prático e mais otimizado. 
• Garanta e tome as atitudes necessárias para o cumprimento da política de reembolsos, adiantamentos e da viagem como um todo.
• Mensure e analise os pontos de melhoria dos relatórios gerenciais.

O desafio da gestão de viagens corporativas

Seja quem for o responsável por gerir as despesas das viagens corporativas, essa atividade, feita de forma eficiente e bem-sucedida é aquela que além de garantir o cumprimento de todas as políticas, ainda trabalha constantemente para diminuir os gastos, sem perder a qualidade dos serviços. 

Não existe um procedimento padrão para atingir a excelência quando o assunto é reduzir os custos sem perder a qualidade. Existem alguns erros comuns na gestão de viagens corporativas que impedem que gestores consigam gerar economia, como por exemplo:

• A falta de um planejamento adequado quanto às decisões a serem tomadas, o que consequentemente, vai tornar tudo mais vagaroso.
• A falta de antecedência ao reservar passagens, hospedagens e outros serviços, faz com que o responsável pela atividade perca descontos ou alertas.
• Falta de centralização e integração de dados, que muitas vezes precisam ser lançados de forma manual. Isso pode resultar na desorganização e na perda de informações importantes.
• A falta de conhecimento ao gerir remarcações ou adiamentos de passagens, além da ausência da aplicação de descontos obtidos previamente, faz com que não haja redução nenhuma nos custos.
• Empecilhos com fornecedores e colaboradores.

Para que o processo flua de maneira favorável para todos, é fundamental que os sistemas de prestação de contas das viagens funcionem perfeitamente, prezando a qualidade dos relatórios gerenciais. Em outras palavras, isso concederá informações úteis para a análise e identificação de despesas que podem ser evitadas. 

4 principais dúvidas sobre viagens corporativas

Dúvidas são comuns em qualquer área e em viagens corporativas não é diferente. Seja na gestão ou colaboradores que precisam viajar. Por isso, separamos as principais dúvidas sobre o tema para te auxiliar. Confira!

Viagens corporativas contam como horas extras? 

Viagens corporativas podem contar como horas extras, dependendo da política da empresa e do tempo gasto em deslocamentos fora do horário normal de trabalho. É importante esclarecer como o banco de horas funciona nesses casos.

Como bate o ponto? As horas em traslado são consideradas como extras? 

O colaborador pode realizar atividades que ultrapassam sua jornada de trabalho? Como ele deve receber essas horas a mais? 

Uma forma é realizar o controle de horas remotamente. Assim, o colaborador consegue cadastrar as horas trabalhadas e será possível contabilizar as horas extras. É importante lembrar que tudo pode, e deve, ser acordado entre ambas as partes. 

O tempo de deslocamento em viagens a trabalho é considerado como a disponibilidade que o colaborador oferece à empresa, portanto, conta como horas trabalhadas, sendo pagas de acordo com o combinado (remuneração ou folgas). 

O que será reembolsado na viagem corporativa? 

Com a reforma trabalhista, os acordos entre empregado e empregador se tornaram mais flexíveis. Isso quer dizer que o reembolso das viagens a trabalho podem ser pré-estabelecidas. 

É dever da empresa cobrir custos como passagens, hospedagens e locação de veículos, por exemplo. Para os custos durante a viagem, como alimentação, deslocamento, entre outras despesas, cada empresa deve ter definido em sua política de viagens o que será ou não reembolsado ao colaborador.

Não é obrigação da empresa cobrir custos como aquisição de bens e outros itens que não fazem jus com a proposta da viagem, por exemplo.

Para facilitar o controle desses custos, a organização é primordial. Leia mais sobre como criar um relatório de despesas de viagens corporativas. 

Os custos da viagem devem ter encargos?

Esse tipo de despesa pode gerar muitas dúvidas e a principal delas é sobre os encargos.

O art 457, § 2º da CLT trata das despesas como diárias de viagem, ajuda de custos, entre outras, que não integram a remuneração do colaborador, ou seja, não tem incidência de encargos trabalhistas e previdenciários.

Viagem a trabalho custeada como recompensa. É possível? 

Viagem a trabalho está relacionada às atividades empresariais ou capacitação, diferente de uma viagem de recompensa oferecida ao trabalhador através de prêmios ou bonificações.

Quando o empregado realiza a viagem que ganhou da empresa, alguns pontos precisam estar claros, como por exemplo, quais custos estão inclusos nesta bonificação e quais custos serão de responsabilidade do empregado. 

A empresa pode oferecer apenas passagens, passagens + hospedagem ou um pacote inteiro. Além disso, fica a critério do empregado escolher os dias da viagem entre as opções oferecidas pela empresa.

Quais direitos o trabalhador tem em uma viagem corporativa?

Em uma viagem corporativa, a empresa deve arcar com os custos básicos, como transporte, hospedagem e alimentação. Caso o colaborador ultrapasse o valor estabelecido, ele é responsável pelos custos adicionais. Essas condições devem ser acordadas entre empregador e empregado, respeitando as normas trabalhistas.

De modo geral, este é o princípio fundamental dos acordos que cercam o tema viagens a trabalho, mas não podemos esquecer que o funcionário precisa seguir as políticas de viagens. 

Aprimore sua gestão de viagens corporativas

Com as dicas abaixo, você vai saber exatamente por onde começar na hora de otimizar o processo de gestão de viagens corporativas. 

• Tenha uma política de viagens estruturada;
• Defina as práticas de reembolso e o que vai caracterizar os adiantamentos.
• Oriente adequadamente os profissionais que estiverem envolvidos no processo, tanto os viajantes quanto os gestores da viagem. 
• Crie padrões, como e-mails com o passo a passo da utilização, check-list de processos etc.
• Automatize o que for possível, assim o risco de perder algum dado ou esquecer de registrar alguma coisa diminui. 
• Esteja por dentro do processo de gestão dos seus concorrentes, faça benchmarking.

Todo assunto que trata sobre a gestão de viagens corporativas envolve ramificações, pois é um tema muito abrangente no mercado. Esperamos que este artigo tenha ajudado você a compreender um pouco mais sobre o assunto!

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