Benefícios de uma agência de viagens corporativas

Como a sua empresa lida com o planejamento e gestão das viagens a trabalho? Se ela ainda não usufrui de benefícios de uma agência de viagens corporativas, saiba que ela está perdendo uma grande oportunidade.

Muitas empresas desejam otimizar alguns dos seus processos, mas não sabem por onde começar. Para aquelas organizações que lidam com profissionais viajando a trabalho, ter o apoio de uma agência de viagens corporativas é essencial.

Isso porque, além de simplificar a gestão de viagens, os serviços de uma agência especializada proporcionam outras vantagens competitivas. Dentre elas, podemos destacar a redução de custos e uma maior conformidade com as políticas da empresa.

Ou seja, ao aproveitar os benefícios de uma agência de viagens corporativas, a empresa ganha tempo, reduz custos e melhora a experiência dos colaboradores em viagens de negócios.

Neste artigo, vamos explorar esses benefícios e descobrir como você pode transformar a gestão de viagens corporativas da sua empresa. Acompanhe!

O que são viagens corporativas?

As viagens corporativas são todos os deslocamentos feitos por colaboradores de uma empresa para atender os interesses da organização.

Ou seja, estamos falando de situações que variam desde a visita até um cliente para o fechamento de um negócio até a participação de eventos e conferências em outras cidades.

Uma viagem corporativa traz consigo uma série de responsabilidades para o gestor de viagens ou outro responsável. Afinal, é preciso lidar com burocracias como a reserva da viagem, hospedagem, alimentação do funcionário etc.

Neste momento, visando centralizar a gestão de viagens a trabalho e ganhar eficiência internamente, muitas empresas optam por contratar as soluções de uma agência de viagens corporativas.

Por isso, nada melhor do que compreender como um serviço especializado pode beneficiar uma empresa, certo? Confira a seguir:

O que é uma agência de viagens corporativas?

Uma agência de viagens corporativas nada mais é do que uma agência focada em atender as demandas relacionadas aos deslocamentos de colaboradores de uma empresa.

Também conhecida como TMCs (Travel Management Company), as agências de viagens corporativas visam gerenciar e organizar todas as etapas das viagens a trabalho demandadas por uma organização.

Ou seja, elas são as responsáveis por cuidar de todos os detalhes por trás de uma viagem. Agora, detalhes como a reserva de passagens, hospedagens, a gestão de reembolsos e até a conformidade com a política de viagens corporativas são desempenhados por especialistas no assunto.

Essas agências são parceiras estratégicas das empresas, fazendo com que todas as viagens sejam planejadas e executadas de acordo com as diretrizes internas. Assim, a probabilidade de fraudes se torna cada vez menor.

Portanto, para compreender melhor quais são os benefícios de uma agência de viagens corporativas, continue nos acompanhando.

Quais os benefícios de uma agência de viagens corporativas?

Agora que você já entendeu quais são os principais desafios das empresas que possuem um elevado número de viagens a trabalho, vamos descobrir o porquê delas recorrerem aos serviços de uma agência especializada. Veja:

1. Processos automatizados

O planejamento de uma viagem corporativa envolve uma série de etapas e burocracias. Consequentemente, a empresa precisa dispor de uma equipe responsável por garantir a eficiência dos deslocamentos dos seus funcionários.

Deste modo, uma agência de viagens corporativas surge para facilitar este processo. Isso porque todo o planejamento e gestão são automatizados por meio de uma plataforma all-in-one, otimizando assim os processos.

Agora, desde a pesquisa de tarifas até a reserva e emissão de passagens são feitas em questão de minutos. Enquanto isso, a empresa pode direcionar a equipe para lidar com questões mais estratégicas do negócio.

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2. Acesso a tarifas mais vantajosas

Buscar as melhores condições no momento de comprar passagens aéreas ou reservar hospedagens pode gerar uma grande economia para a empresa. No entanto, estamos falando de uma tarefa que demanda bastante tempo.

Enquanto isso, as agências de viagens corporativas possuem parcerias estabelecidas com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos. Com isso, a empresa tem acesso a tarifas exclusivas e condições de negociação mais vantajosas.

Além disso, a agência pode negociar políticas de cancelamento mais flexíveis e outras condições que favoreçam a sua empresa. Neste momento, até o próprio colaborador é beneficiado, uma vez que ele se resguarda contra eventuais surpresas.

3. Alto índice de resolução de problemas

As viagens corporativas não estão imunes a contratempos e imprevistos. Deste modo, sempre que surgir alguma urgência, os colaboradores precisam deixar as suas demandas de lado para encontrar uma solução.

Por isso, contar com uma agência de viagens corporativas como aliada é essencial. Afinal de contas, soluções como a Paytrack oferecem um atendimento humanizado e personalizado, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Ou seja, ela está sempre pronta para resolver quaisquer problemas que possam surgir, garantindo assim que os colaboradores continuem sua jornada sem interrupções.

4. Conformidade com a política de viagens

Já imaginou um colaborador em viagem gastar mais do que o orçamento previsto para o deslocamento? Este exemplo é mais comum do que muitos imaginam e pode trazer sérias complicações financeiras para a empresa.

Para se resguardar contra este tipo de problema, é necessário ter uma política de viagens corporativas. Aqui, temos um conjunto de regras e diretrizes que possuem o objetivo de determinar como os deslocamentos devem acontecer.

Sendo assim, as agências de viagens corporativas poderão planejar os deslocamentos de acordo com o previsto. Além de se resguardar contra surpresas, a empresa também ganha em compliance.

5. Maior controle de despesas corporativas

Controlar as despesas dos funcionários que estão viajando em nome da empresa é um dos maiores desafios da gestão de viagens. Neste momento, qualquer erro ou fraude pode comprometer as finanças da organização.

Neste sentido, é muito importante ter o apoio de um serviço especializado como uma agência de viagens corporativas. Afinal, será possível acompanhar todas as despesas em tempo real, o que proporciona uma tomada de decisão mais assertiva.

Além disso, a centralização das informações facilita a prestação de contas e a realização de auditorias em suas finanças. Consequentemente, a empresa mantém um controle financeiro rigoroso.

6. Experiência personalizada para viajantes

Por fim, precisamos falar dos benefícios de uma agência de viagens corporativas para os colaboradores também. Afinal de contas, elas melhoram a satisfação dos colaboradores, fazendo com que eles possam focar nas suas atividades.

Portanto, ter o apoio de um serviço especializado pode transformar a gestão das viagens corporativas tornando-as ainda mais econômicas, eficientes e alinhadas com todos os objetivos estratégicos da organização.

Dicas para escolher uma agência de viagens corporativas

Mesmo após entender os benefícios de uma agência de viagens corporativas para a empresa, é possível encontrar alguns desafios. Dentre eles, estão os fatores que influenciam na escolha do melhor serviço do mercado.

Isso porque ser assertivo na sua escolha pode fazer toda a diferença na gestão de despesas de viagens. Por isso, confira alguns detalhes que devem ser levados em consideração neste processo:

• Vasta experiência comprovada no setor corporativo;
• Utilização de tecnologias e ferramentas para realizar a gestão;
• Como é o suporte fornecido à empresa e colaboradores mediante a necessidade de acioná-lo;
• Capacidade de se manter em conformidade com as políticas de viagens corporativas da empresa;
• Personalização dos serviços, a fim de atender as demandas da empresa.

Saiba que a tecnologia pode tornar a gestão de viagens corporativas mais eficiente e menos suscetível a erros. Por isso, busque por um serviço especializado capaz de corresponder ao que sua empresa busca, como a Paytrack.

As nossas soluções integradas para despesas, cartões e viagens corporativas garantem que os seus processos e informações não se percam. Nós proporcionamos uma experiência fácil tanto para colaboradores quanto empresas.

Centralize os seus processos com a Paytrack

Escolher a Paytrack é uma decisão estratégica para todas as empresas que estão buscando mais eficiência, controle e economia em processos como a gestão de despesas e viagens corporativas.

Com nossa plataforma, você pode centralizar todos os processos em um único lugar, garantindo visibilidade e transparência em cada etapa, desde a solicitação da viagem até a prestação de contas do colaborador.

A Paytrack oferece soluções personalizadas que visam atender às necessidades específicas de vários setores, como por exemplo a construção civil, tecnologia e serviços. Dê adeus aos processos manuais e ganhe mais agilidade no dia a dia.

Nossa equipe está apta e disponível para ajudar a sua empresa a otimizar a gestão financeira, tornando-a ainda mais ágil e eficiente. Portanto, entre em contato conosco e fale com um dos nossos especialistas.

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