Gestão de despesas na construção civil: as melhores práticas

A gestão de despesas na construção civil é, sem sombra de dúvidas, um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas do setor. Lidar com projetos complexos e prazos apertados exige um controle de custos eficiente.

Isso porque empresas de construção civil lidam com um alto índice de despesas. Custos com materiais, mão de obra e equipamentos são só alguns dos exemplos que precisam ser gerenciados com maior precisão.

Deste modo, a falta de uma gestão de despesas na construção civil pode gerar uma série de problemas para as empresas. Além de riscos como o desperdício de recursos, também é possível haver estouro de orçamento, fraudes etc.

Para evitar tais consequências, preparamos um conteúdo completo com tudo o que a sua empresa precisa saber sobre gestão de despesas. Acompanhe conosco e descubra como a Paytrack pode se tornar uma parceira estratégica.

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Qual a importância da gestão de despesas na construção civil?

A gestão de despesas na construção civil exerce um papel crucial quando o assunto é garantir a sustentabilidade e o sucesso de todos os projetos. Ter um controle financeiro eficiente é fundamental para manter os custos dentro do orçamento e evitar problemas que podem comprometer a lucratividade e os prazos.

Ou seja, tomar os devidos cuidados para colocar em prática uma gestão eficaz resulta em vários benefícios para empresas da construção civil.

Com um controle rígido dos gastos na construção civil, pode-se identificar rapidamente áreas onde existem desperdícios ou até mesmo gastos desnecessários. Isso contribui para otimizar os recursos e garantir uma maior eficiência operacional.

Além disso, a gestão de despesas na construção civil é a responsável por garantir mais transparência em todas as etapas de um projeto, aumentando a credibilidade da empresa junto aos clientes e investidores.

No entanto, muitos gestores enfrentam dificuldades no momento de gerir suas despesas, enquanto outros fazem de forma equivocada. Isso abre brechas para diferentes riscos. Os quais vamos conhecer a seguir.

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Quais os riscos de uma gestão ineficiente?

A falta de uma gestão de despesas na construção civil deve ser vista como preocupante. Isso porque as empresas podem ter que lidar com problemas orçamentários,  questões relacionadas a prazos, entre outros.

Deste modo, acompanhe conosco alguns exemplos que podem ser evitados por meio de uma gestão mais eficiente:

• Estouro de orçamento: Sem um controle rigoroso, existe o risco elevado dos projetos ultrapassarem o orçamento previsto.
• Falta de transparência: Dificuldades para rastrear gastos, prejudicando a relação com clientes e investidores.
• Desperdícios de recursos: A falta de uma gestão gera compras duplicadas, perda de material, entre outros desperdícios;
• Atrasos: Os projetos tendem a sofrer atrasos devido a questões como a falta de material, atrasos em pagamentos, etc.
• Fraudes: As fraudes ocorrem com mais frequência, seja com gastos indevidos ou mesmo inflacionados.

Esses riscos deixam evidente a importância de contar com uma plataforma de gestão de despesas, como é o caso da Paytrack. Assim, a empresa automatiza processos, aumenta a transparência e garante um controle detalhado sobre os gastos.

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Quais os principais erros na gestão de despesas?

A gestão de despesas corporativas na construção civil conta com desafios únicos. Isso, principalmente devido à complexidade que envolve os projetos e à variedade de custos envolvidos.

Dessa forma, quando não administradas da forma correta, as empresas podem perder o controle das despesas, abrindo brechas para que a lucratividade e as entregas no prazo sejam comprometidas.

Para evitar esse tipo de problema, é importante conhecer os erros mais comuns na gestão de despesas na construção civil. Confira alguns deles e saiba como se prevenir:

• Falta de controle centralizado das despesas: Muitas empresas ainda utilizam processos manuais e planilhas que tornam difícil o acompanhamento preciso das despesas.

• Não acompanhar as despesas em tempo real: Quando as despesas não são monitoradas de forma contínua, é mais fácil ocorrerem excessos que só serão percebidos quando o orçamento já tiver sido ultrapassado.

• Falta de definição clara de responsabilidades: Se não houver clareza sobre quem deve aprovar determinadas despesas, o risco de sobrecarga de custos aumenta.

• Falta de auditorias: A falta de auditorias faz com que erros passem despercebidos, como despesas que não estão de acordo com o orçamento ou até mesmo fraudes.

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Melhores práticas para a gestão de despesas na construção civil

Devido a fatores como a complexidade dos projetos, volume de materiais e coordenação de várias equipes e fornecedores, a gestão de despesas tende a ser uma tarefa desafiadora na construção civil.

No entanto, existem algumas práticas que podem torná-la menos suscetível a erros e fraudes. Desse modo, implementá-las é essencial e traz consigo uma série de benefícios.

A seguir, acompanhe conosco algumas das medidas que podem fazer a diferença na gestão de despesas na construção civil:

1. Tenha uma política de despesas bem definida

Uma das principais estratégias para uma gestão de despesas eficiente é ter uma política de despesas bem definida. Para isso, é preciso levar em consideração todas as fases do projeto, desde a compra de materiais até a alocação de mão de obra.

Uma política de despesas contribui para todas as etapas estejam sempre em conformidade com o orçamento definido. Além disso, é possível se prevenir contra erros e fraudes que podem comprometer um projeto.

2. Automatize processos com a tecnologia

Automatizar o controle financeiro e a gestão de despesas é, sem sobra de dúvidas, um fatores de sucesso de empresas na construção civil. Afinal ferramentas como a Paytrack permitem acompanhar custos em tempo real, reduzir erros e melhorar a precisão das informações.

Dessa forma, a empresa faz o rastreio de cada despesas e fornece dados valiosos para possíveis ajustes no planejamento de uma obra. Além disso, soluções tecnológicas garantem um processo de prestação de contas mais rápido e eficaz.

3. Tenha um processo de aprovação de despesas

Ter um workflow de aprovação é fundamental para a gestão de despesas na construção civil. Ao estabelecer níveis de aprovação com base em diferentes hierarquias da empresa, é possível garantir que dados sejam autorizados da fora correta, evitando qualquer tipo de excesso.

Sendo assim, saiba que a Paytrack oferece uma solução completa com parametrização das aprovações. Ela se adapta às necessidades de cada projeto, garantindo controle e compliance.

4. Rastreie as despesas de forma detalhada

Garantir o sucesso da gestão de despesas passa por diferentes processos, como o rastreio de todos os custos. Isso inclui segmentar os gatos de acordo com a sua finalidade, como por exemplo compra de materiais, conserto de equipamentos e mão de obra.

Ao rastrear as despesas da forma correta, a empresa identifica possíveis áreas de desperdício, facilitando uma tomada de decisão estratégica e de acordo com a realidade da empresa.

5. Faça auditorias internas

Um fator essencial para garantir a eficácia da gestão de despesas em empresas da construção civil são as auditorias. Elas asseguram que os gatos estejam alinhados com o orçamento, evitando desvios.

Desta maneira, realizar auditorias periódicas garante mais transparência e, além disso, ajuda a identificar problemas com antecedência, evitando que eles se tornem críticos.

Portanto, implementar essas práticas pode otimizar os custos na construção civil e tornar a gestão financeira mais eficiente. A Paytrack, com uma solução robusta e adaptável, surge como um aliado para quem deseja transformar a forma com que lida com as despesas.