Como fazer integração com ERP na gestão de despesas

Na gestão de uma empresa, o que fazer para diminuir as despesas de viagens corporativas? Você pode se surpreender ao descobrir que um diferencial importante é a integração com ERP e um sistema de gestão de despesas.

Uma pesquisa realizada pelo Aberdeen Group revelou que quando um ERP era integrado a um sistema adequado de gestão de despesas corporativas, havia redução de 33% no custo relacionado ao processamento de despesas, aumento de 34% na taxa de conformidade das políticas de viagem e o processo de reembolso era 35% mais rápido.

No entanto, nem todas as empresas adotam esta solução e, por isso, perdem a oportunidade de otimizar suas operações.

Você está recebendo o mesmo resultado da pesquisa na gestão empresarial? Ou suas integrações são limitadas e aumentam as demandas manuais?

Leia o nosso conteúdo e descubra como fazer integração com ERP na gestão de despesas da sua empresa.

O que é uma integração com ERP e como funciona?

A integração com ERP (Enterprise Resource Planning) é o processo que conecta diferentes sistemas ou softwares da empresa com uma plataforma de gestão integrada.

Com isso, essa integração automatiza o fluxo de dados entre diferentes departamentos da empresa, desde RH até o financeiro, centralizando as informações em um único sistema.

Dentre os principais benefícios da integração com ERP nas empresas, destacam-se processos mais eficientes, redução de erros manuais e atualização em tempo real dos dados.

A Paytrack oferece uma integração que facilita a gestão de despesas corporativas das empresas, proporcionando maior transparência, controle e agilidade nos processos internos.

Desafios comuns na integração e como evitá-los

A integração com ERP traz consigo muitos benefícios, mas também é acompanhada de alguns desafios. Por isso, a empresa precisa superá-los para garantir um processo eficiente e sem interrupções. Confira alguns exemplos:

1. Incompatibilidade entre sistemas

Um dos principais desafios na integração é a incompatibilidade entre os sistemas ERP e os demais softwares da empresa. Isso pode acontecer quando a plataforma utiliza diferentes padrões ou quando o ERP é personalizado.

Por isso, antes de iniciar a integração, verifique se o ERP escolhido é compatível com os sistemas atuais da empresa. Ou seja, escolha soluções que se adaptam à comunicação entre os diferentes softwares.

2. Falta de planejamento

A ausência de um plano detalhado para o processo de integração pode levar a falhas, atrasos e até a perda de dados importantes. Ou seja, um processo mal planejado gera mais custos e problemas do que soluções.

Deste modo, crie um plano de integração claro, com etapas bem definidas e cronogramas realistas. Para isso, envolva todos os times relevantes, como TI, financeiro e operações, e defina as expectativas de cada uma.

3. Falhas na segurança de dados

Durante o processo de integração, há sempre o risco de vazamento de informações ou de exposição a vulnerabilidades de segurança. Isso é especialmente crítico quando se trata de dados financeiros ou informações sensíveis da empresa.Portanto, deve-se garantir que as soluções de ERP e os sistemas integrados tenham padrões de segurança elevados, como criptografia de dados e autenticação em múltiplos fatores.

Impactos da integração com ERP nas despesas corporativas

Ao integrar o seu sistema ERP com uma solução de despesas, os gestores financeiros das empresas superam os desafios que precisam lidar para manter os custos de viagem sob controle.

Além disso, integrar suas soluções também ajuda a identificar novas oportunidades de economia. Confira os principais impactos da integração do ERP com a gestão de despesas:

1. Tomada de decisão mais assertiva com os gastos

A falta de visibilidade dos gastos da empresa no nível gerencial pode levar a um orçamento desequilibrado. Isso também dificulta a ação imediata, pois as informações e os dados geralmente chegam atrasados.

A integração da solução de gestão de despesas com seu ERP permite acessar as fontes e extrair dados valiosos de suas informações. Com base nos dados de seu departamento financeiro e de seus viajantes, você pode tomar decisões mais assertivas e ter controle de seus gastos.

2. Melhor gerenciamento de fluxo de caixa

A integração do seu ERP com um sistema de despesas permite obter uma visão em tempo real do seu fluxo de caixa. Com isso, é possível tomar medidas imediatas para remediar custos excessivos.

Além disso, um outro ponto é que a integração permite detectar mais facilmente algum erro humano que possa gerar uma fraude ou algum problema futuro nas finanças. Logo, a empresa ganha em compliance e segurança.

3. Custo de viagem reduzido

Ter seus dados de despesas em conformidade com sua política de viagens permite que você faça melhores negócios com os fornecedores. Além disso, saber onde seus funcionários estão gastando durante viagens facilita na gestão, na tomada de decisão e na prestação de contas final.

4. Conformidade e controle de compliance

O ERP integrado ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas fiscais e regulatórias. Isso facilita o controle de compliance e reduz o risco de penalidades ou problemas com auditorias.

5. Relacionamento com clientes e fornecedores

Com uma gestão mais eficiente e centralizada, a empresa também pode melhorar seu relacionamento com clientes e fornecedores.

Afinal, a integração com ERP permite uma comunicação mais ágil, facilita o controle de estoque e garante que os prazos sejam cumpridos com mais precisão.

Portanto, esses impactos positivos demonstram como a integração com ERP pode revolucionar os processos da sua empresa, aumentando a eficiência, reduzindo custos e melhorando a tomada de decisões.

Motivos para integrar seu ERP com um sistema de gestão de despesas corporativas

Soluções ERP desempenham um papel central na manutenção das operações de negócios, já que auxiliam áreas como RH, vendas e marketing, por exemplo. Mas se apegar aos velhos hábitos de atividades com processos longos e manuais pode impedir que sua empresa alcance o crescimento.

Com um grande volume de viagens corporativas, ter uma integração com ERP para poder fazer uma gestão de despesas completa tornou-se a abordagem mais procurada para simplificar esses processos. Aqui estão alguns dos motivos: 

• Pode eliminar processos desnecessários;
• Ajuda a construir um ambiente de trabalho harmonioso;
• Traz insights dos relatórios de despesas para um processo de tomada de decisão mais saudável;
• Minimiza o risco de perda de dados.

Portanto, estamos falando de uma decisão estratégica que pode revolucionar a forma com a qual a empresa lida com as suas despesas.

Qual sistema de gestão de despesas escolher para integrar com seu ERP?

A Paytrack é um sistema de gestão de despesas corporativas que permite a integração com diversos ERPs que sua empresa já possui.  Com isso, você terá à disposição uma solução robusta e simplificada para a integração com ERP.

Desta forma, a Paytrack garante que sua empresa tenha total controle sobre despesas, viagens e processos financeiros. Com uma interface amigável e tecnologias avançadas, veja como se beneficiar:

• Aumento da conformidade com a política de viagens prevenindo e eliminando automaticamente fraudes e erros humanos;
• Melhor visibilidade com o seu dados agregados e identificação de novas oportunidades;
• Mais controle através de melhores dados. O gerenciamento de despesas de ponta a ponta integrado ao seu ERP melhora a tomada de decisões com dados reais.

Além disso, a Paytrack também possibilita ter total controle das viagens e despesas corporativas com integração a sistemas já existentes na sua empresa, como CRM, RH e ERP.

Quer melhorar sua operação de despesas corporativas? Entre em contato com um de nossos especialistas!