Indicadores de viagens corporativas que você não pode deixar de medir

Quando o tema é viagens corporativas, há vários recursos que não podem ficar de fora. Passagens aéreas, estadia, mobilidade terrestre e alimentação, por exemplo, compõem os custos de uma empresa que investe em viagens e, sem um planejamento, podem causar um baque no orçamento final.

Neste contexto, os indicadores de viagens são aliados importantíssimos para os gestores e não devem ficar sem acompanhamento.

De acordo com a pesquisa sobre Viagens e Despesas Corporativas 2022 da Paytrack, 47,44% dos entrevistados veem as viagens corporativas como altamente importantes para o crescimento das empresas. Porém, 37% admite ainda não realizar o acompanhamento de métricas específicas.

Neste artigo você acompanhará a importância de acompanhar e medir estes dados, bem como, entender como eles influenciam na evolução da sua empresa.

Importância de acompanhar indicadores de viagens corporativas

Viagens corporativas possuem inúmeras peculiaridades e assim, suas políticas podem ser complexas já que variam de empresa para empresa.

Apesar disso, a necessidade de controle sobre estas despesas é essencial, afinal, uma viagem de negócios  deve ser encarada como um investimento realizado pela empresa, uma vez  que ela disponibiliza recursos para estadia, deslocamento, mobilidade local, alimentação entre outras necessidades que o colaborador possa ter enquanto atua como representante da empresa, no fechamento de negócios ou outras atividades.

Por isso, é importante que a empresa tenha conhecimento de como os recursos disponibilizados têm sido alocados e se as políticas estabelecidas têm sido seguidas com êxito.

6 indicadores de viagens corporativas que você não pode deixar de acompanhar e medir

Indicadores são utilizados para auxiliar no desempenho das empresas sobre as viagens corporativas. É através deles que os gestores conseguem montar estratégias para melhorar a organização e seus processos, inclusive os financeiros.

1. Ticket Médio

Quando falamos em ticket médio, automaticamente pensamos em vendas. Apesar disso, este é um indicador muito significativo para viagens corporativas.

Ainda que generalista, o ticket médio neste nicho sofre constantes mudanças. Afinal, os valores de passagens, hospedagens e mobilidade passam por altas e baixas nos valores por inúmeras questões como distância, sazonalidade, câmbio e outros fatores, o que influencia diretamente no valor do ticket médio final.

2. Volumetria

Além de valores, um fator importante para a empresa e seus gestores é saber o volume de viagens corporativas realizadas em determinado período de tempo. É através da volumetria que a empresa conseguirá criar estratégias que aumentem a eficiência dos processos e visualizar gastos e retorno de investimento.

3. Despesas com prestação de contas pendentes

É importante saber quantas e quais despesas ainda não foram justificadas pelos viajantes. Ter o levantamento deste número possibilita a execução de ações que incentivem a prestação de contas, uma vez que, contabilmente é necessário que a empresa tenha todas essas informações registradas.

4. Violação de políticas

Este indicador de viagens corporativas é extremamente importante para qualquer gestor.

Compreender o percentual de políticas violadas é um passo central para a contenção de custos e por isso deve ser acompanhado regularmente. De acordo com a Pesquisa de Viagens e Despesas Corporativas da Paytrack, 45% das empresas respondentes acompanham os custos desviados. 

Lembre-se: altos índices de violação de políticas significam aumento nos custos de viagens.

5. Modalidades

Pensando na diminuição do ticket médio, um indicador que precisa de atenção é o que se refere às modalidades, isso porque tudo que envolve viagens corporativas apresenta vastas opções. Entender todas as modalidades – desde transporte, hospedagem, alimentação, entre outros –  é essencial para os orçamentos envolvidos.

Estes indicadores de viagens poderão auxiliar sua empresa a exercer uma gestão de viagens baseada em dados, que direcionarão à ações precisas para a contenção de custos e execução de estratégias de alocação de recursos.

Opte por sistemas que simplifiquem a reunião destes dados, se possível utilize seu sistema de BI integrado ao de gestão de despesas e viagens. Dessa forma, será possível otimizar o processo permitindo acesso rápido às visões necessárias para análise do seu negócio.

6. Bem-estar dos colaboradores

Despesas são indicadores de extrema importância, porém um outro valor que merece um olhar analítico é a satisfação dos colaboradores.

No momento em que o profissional aceita participar de viagens pela empresa, ele precisa se sentir confortável e em segurança para realizar as atividades. Por isso, os gestores precisam se atentar ao bem-estar do colaborador, assim como estabelecer as políticas de despesas para que as viagens corporativas se tornem algo positivo na vida do viajante. Inclusive, uma dica para ajudar nesse indicador é incluir políticas que versem sobre Bleisure.

E além de escolher os indicadores, é essencial que a empresa também saiba como acompanhá-los para incluí-los na estratégia.

Passos para construir um programa de acompanhamento de indicadores estratégico

Passo 1 – Seriedade no processo

Definir e acompanhar indicadores de viagens pode ser uma tarefa simples para empresas com maturidade em suas viagens corporativas, mas leva tempo e mão de obra.

Passo 2 – Mapeie seus objetivos estratégicos

Com os objetivos bem definidos, fica mais fácil entender se os resultados estão caminhando como esperado. Alguns exemplos são: contenção de custos, sustentabilidade, duty of care, produtividade dos funcionários e satisfação.

Passo 3 – Mapeie suas metas de viagens

Com as metas estabelecidas, planejar ações ficará muito mais simples, assim como entender a as possibilidades de atingimento. Alguns exemplos são metas de contenção de custos, que podem acompanhar mais de perto os objetivos do programa de viagem.

Passo 4 – Defina os indicadores apropriados para medir seu progresso

Em seguida, crie uma matriz para classificar a relevância de cada indicador para a meta de viagem. 

Passo 5 – Identifique as fontes dos dados

Para cada indicador, mapeie fontes de dados sugeridas, frequência de relatórios, estabeleça as responsabilidades, hierarquias e quais os processos relacionados ao acompanhamento e aos relatórios.

Passo 6 – Agir sobre os dados

Investigar e agir sobre os resultados dos indicadores é uma das tarefas consequência desse acompanhamento, já que com os resultados em mãos, é possível entender se os objetivos e as metas foram alcançadas e, caso não, entender quais ações devem ser tomadas.

Como medir indicadores para tomar decisões nas viagens corporativas

A maioria dos sistemas de Business Intelligence possui visões padrão, prontas para o uso, baseadas nos principais KPIs utilizados no mercado. Contudo, é possível criar visões específicas com os dados pertinentes para a abordagem da sua análise.

Ter uma visão clara dos dados possibilita, além da constatação imediata do estado atual dos indicadores da companhia, a compreensão do significado desses dados, ou seja, identificação de padrões e tendências de comportamento dos indicadores.

Uma ferramenta de BI, como a do Paytrack, tem como principal objetivo fornecer uma visão ampla e rica sobre o atual estado do negócio, para que gestores possam transformar suas análises em ações concretas para a melhoria de processos e desempenho.

Assim, gestores e administradores de negócio poderão desenvolver ações assertivas que impactem diretamente nestas tendências.

A tomada de decisão baseada em dados e indicadores é hoje uma necessidade e não um diferencial e com ela, sua empresa ganhará força e competitividade no mercado.

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