A gestão do orçamento de viagens é parte importante do controle de gastos. Com um orçamento bem estruturado, que leve em consideração a realidade da empresa, manter-se dentro do planejado se torna uma tarefa mais simples.
Definir um orçamento realista, que oportunize a economia de recursos sem comprometer a operação da equipe não é uma tarefa fácil. É preciso realizar um processo de análise aprofundado, que leva à composição de um orçamento mais seguro.
Por isso, neste artigo reunimos 5 passos para elaborar uma estratégia orçamentária eficiente, pontos importantes a serem observados e levados em consideração na sua etapa de planejamento para o novo ciclo.
Como montar sua estratégia de orçamento de viagens?
Elaborar uma estratégia de orçamento de viagens é um processo que se inicia muito antes de colocarmos os valores na mesa. Compreender as características do programa de viagens da sua empresa é um passo importante para que o novo orçamento permita que as necessidades das áreas de interesse sejam atendidas, assim como as do negócio.
Assim, o primeiro passo para definir seu orçamento é a definição de uma política de viagens que normatize os gastos e possibilite a estimativa dos custos das viagens.
Passo 1: defina uma política de viagens efetiva
Políticas de viagens são ótimos aliados na gestão de despesas e viagens corporativas.
Nelas você poderá definir não só os limites diários de despesas com alimentação e valores aceitos para a reserva de aéreos, mas todo o fluxo de aprovações necessárias nas viagens.
Neste sentido, ao fim do processo de aprovações as viagens que são realizadas estão muito mais alinhadas aos objetivos do negócio, e claro, ao orçamento, que viagens realizadas sem nenhuma ponderação.
Suas políticas funcionam também como filtro sobre as viagens que fazem sentido ou não. É importante definir o que é estritamente necessário, quais processos ou objetivos deixam de ser atingidos sem as viagens corporativas? Estas viagens deverão ser a prioridade.
Demandas esporádicas ou eventuais de viagens devem ser avaliadas de forma pragmática. Podem ser substituídas por vídeo conferências? Os parâmetros devem estar definidos na sua política de viagens a fim de normalizá-los na companhia.
Políticas definidas, é hora de avaliar o seu histórico de viagens.
Passo 2: reúna dados históricos e compreenda seu programa de viagens
Fazer o levantamento de dados das viagens realizadas em sua empresa é uma grande escola sobre as práticas de gestores e viajantes.
Avalie a quantidade de viagens realizadas no último período, seus motivos, meios de deslocamento e outros serviços mais utilizados.
Entre as viagens realizadas, quais possuíam um motivo legitimamente necessário? Com esta informação em mãos, analise qual o custo médio dos serviços utilizados e das despesas realizadas. Estas análises auxiliam na construção do orçamento de viagens e agora já temos os primeiros valores que nortearão o orçamento final.
Saber como seus viajantes gastam os recursos não é tudo. Realizar benchmarking é uma ótima ferramenta para sua estratégia orçamentária.
Passo 3: saiba como o mercado compra serviços de viagens corporativas
Comparar seus dados de viagem com o de outras empresas pode auxiliar não só na elaboração de políticas de gastos, mas na atualização de acordos com redes de hotelaria, companhias aéreas e agências de viagens que atendem sua operação.
Seus custos de viagem são muito superiores aos dados que encontrou no mercado ou de empresas de porte e operações semelhantes à sua? Talvez seja o momento de rever seus acordos e fornecedores.
A plataforma de BI da ABRACORP oferece uma boa base de referência de dados do mercado para que você realize suas análises.
Estes ajustes farão com que você gere savings maiores e planeje um orçamento de viagens orientado à redução de gastos.
Passo 4 : elabore um plano de viagens
Olhe para o calendário do período que está se encerrando e entenda quais viagens provavelmente se repetirão, como eventos e feiras do setor ou ainda converse com todos os líderes de setores que demandam viagens para compreender qual a previsão para o novo ciclo, isso faz com que seja possível estimar os gastos com as despesas de viagem.
Além disso, faz sentido considerar a ocorrência de imprevistos e incluir uma margem no orçamento para estas situações. Apesar de bons seguros de viagem cobrirem boa parte dos imprevistos mais comuns como perda de bagagens, o prolongamento de um treinamento ou reuniões adiadas devem ser levados em consideração no seu planejamento.
Passo 5: monitoramento constante do orçamento de viagens
Você reuniu todas as informações que te mostram qual o comportamento das despesas de viagens na sua operação, comparou com os dados de mercado, estimou as viagens para o próximo ano, incluiu uma gordurinha para imprevistos e definiu uma política orientada à redução de custos. Você tem o montante do orçamento de viagens corporativas definidas para o novo período, ótimo!
Agora vem o monitoramento constante do orçamento. Humberto Cançado, diretor comercial da Voetur Turismo Empresarial, ao participar da Semana de Viagens Corporativas ressaltou que:
“O orçamento de viagens é um norteador, mas cada viagem é um orçamento.
Cada viagem você deve tentar fazer da melhor forma. Eu sei que posso gastar 1000 (reais), mas se a minha tecnologia me possibilita fazer a escolha de gastar 800 (reais), você está revendo seu orçamento todo naquele momento.”
A cada viagem existe a possibilidade de gerar mais economia ou deixar de realizar gastos excessivos para nos manter no orçamento previsto. Justo por isso o monitoramento constante é tão importante.
Existem inúmeras ferramentas que possibilitam o acompanhamento e monitoramento do orçamento de viagens de forma simples e clara. Online Booking Tools podem inclusive oferecer a possibilidade de validação do orçamento no momento da solicitação dos serviços de viagem ou após a prestação de contas em softwares de controle de despesas.
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