As viagens corporativas são muito importantes para empresas que buscam crescimento dos seus os negócios, crescendo nacionalmente ou até expandindo no mercado internacional. Mas é preciso estar ciente que essa demanda também traz custos para a sua empresa. Porém, quando você tem um processo gestão de viagens e prestação de contas que contém processos manuais e pouco eficientes, esse custo pode ser ainda maior.
E por isso é de extrema importância que você e toda a sua equipe estejam alinhados para que todo o processo seja realizado de maneira organizada, planejada e preferencialmente, automatizada, evitando assim gastos desnecessários e aumento nos custos da viagem.
Como evitar esses problemas
A resposta não é simples. Mas acreditamos que algumas práticas podem contribuir para a otimização dos recursos utilizados nas viagens:
Planejamento e organização
Para que todo o processo de gestão de viagens a trabalho ocorra de forma satisfatória e que traga redução de custos, precisamos que se inicie com planejamento e organização. Definições de roteiro e objetivos da viagem, necessidade de serviços da agência do cliente, controle do orçamento, planejamento financeiro, definição de tetos de gastos e alçadas de aprovação. Essas são algumas práticas que podem tornar os recursos empregados nas viagens mais efetivos.
Como organizar de forma eficiente todo esse processo?
Conte com uma política de viagens
A Política de Viagens vai ajudar sua empresa a criar definições e diretrizes para o planejamento e execução da viagem corporativa.
Ao criar esse documento você estará ganhando tempo na organização da viagem, pois todos os detalhes necessários para a tomada de decisão estarão contemplados neste documento.
Utilize uma ferramenta de gestão de viagens
Após contar com uma política de viagens, que contempla todas as etapas e diretrizes para o processo, você pode decidir automatizar a gestão das viagens através de um aplicativo para controlar as despesas de viagens, te apresentar relatórios de despesas, que seja fácil de usar e que te traga visibilidade ao processo completo : desde a roteirização, solicitação dos serviços, workflow de aprovações até a prestação de contas, conectada ao ERP/Financeiro da empresa. Além de inúmeros relatórios gerenciais.
Oportunize a prestação de contas via sistema
Mas, se você quer efetivamente reduzir seus custos com viagens corporativas precisa destinar uma solução para o principal gargalo deste processo: a prestação de contas, é interessante ter um aplicativo para despesas para eliminar processos manuais.
Ela parece inofensiva, mas quando realizada de forma burocrática e manual a prestação de contas representa um grande gargalo de produtividade e custos, tanto para o viajante que tem que guardar notas fiscais, prestar contas de forma manual, quanto para o gestor que avalia e aprova todas as despesas.
Mas vamos voltar à nossa pergunta inicial: Qual o custo da prestação de contas manual para a sua empresa?
- Pense no tempo do viajante, que precisa coletar todas as notas e digitar seu relatório/planilha de despesas de forma manual, com todos os gastos pessoais;
- Pense nas horas que o gestor passa analisando e aprovando esses relatórios;
- Pense na dificuldade de manualmente identificar possibilidades de otimização de custos;
- Pense em como submeter todos gastos de viagens à política de Viagens da empresa.
Talvez as empresas não consigam mensurar exatamente essas perdas, e quanto uma prestação de contas sem processos otimizados representa em custos para a sua empresa.
Existe uma solução para esse problema e ela é mais simples do que você imagina: a prestação de contas na palma da mão, que alia um sistema de gestão de viagens com um aplicativo mobile, um app para despesas conectado ao financeiro da empresa. Já criamos uma postagem aqui no blog sobre esse assunto, confira aqui.
Se você quiser entender melhor como funciona o Paytrack e como ele pode ajudar sua empresa e os seus colaboradores nas suas viagens, entre em contato com a nossa equipe pelo Whatsapp.
