Sempre há melhorias a serem feitas quando o assunto é Viagens corporativas e a hora de planejar e incluir em sua empresa uma cultura de planejamento de viagem é agora, seguindo essas dicas que podem fazer toda diferença para seus colaboradores.
Alinhe ou solicite a viagem previamente
O combinado não sai caro – é a famosa frase que nos lembra quando o assunto é organizar uma viagem, devemos ter definidos: roteiros, serviços necessários, seguro viagem, prazos e a política de despesa que ajuda cada dia mais empresas a terem controle e também acompanharem os resultados proveniente das viagens.
É realmente um diferencial ter um processo de solicitação de viagens com as instruções para quem vai viajar, onde o colaborador possa descrever o destino, as datas de ida e volta, a necessidade de alugar um carro ou agendar um traslado, as solicitações de passagens aéreas ou rodoviárias, hóteis e o que mais for necessário, sendo essa solicitação por uma agência interna, agência de viagens corporativas ou até mesmo uma pessoa dedicada nesse processo de viagens e despesas.
Ao poder solicitar uma viagem o colaborador tem autonomia para descrever as necessidades da viagem e praticidade em enviar a solicitação para o setor responsável pelas compras ou até para o próprio gestor de viagens da empresa. Além disso, quando se tem um padrão de solicitação de viagens a empresa consegue prever as despesas com viagens antes mesmo delas acontecerem e com isso ter um planejamento mais fidedigno.
Tenha múltiplas opções de passagens
Um bom planejamento vai te permitir ter tempo hábil para cotar as passagens com múltiplas companhias aéreas e até mesmo com múltiplas agências de viagens, sendo assim você encontrará os melhores preços buscando sempre a redução de custos quando falamos de viagens corporativas.
Defina sua Política de Viagens Corporativas
Em outras publicações já falamos sobre a importância de contar com regras bem definidas quando o tema é despesa corporativa. O que ou até mesmo quem é permitido reembolsar ou adiantar, são temas que fazem parte da Política da empresa e o colaborador precisa saber se os gastos que ele teve durante a viagem poderão ou não ser reembolsados, ou até mesmo se os gastos serão ou não pagos com dinheiro em espécie, cartão de crédito, etc.
Viajar é algo que está virando rotina em muitas empresas por isso é fundamental que essas políticas seja bem definidas e vale a pena deixá-las disponíveis para serem consultadas quando for necessário. Existem modelos de planilhas e questões especializadas em viagens corporativas que podem te ajudar a construir em poucos passos a sua própria política.
Uma política de viagens bem estruturada vai trazer ao colaborador esclarecimentos sobre: regras para solicitação de viagens, se ele poderá realizar essa solicitação em menos de 24 horas por exemplo, regras para compra de passagens, aluguel de carro, viajantes coincidentes e valores diários de alimentação por região, ou até mesmo uma aprovação pelo gestor de viagens ou pelo seu supervisor, tudo isso sempre se adequando a realidade de cada empresa.
Receba as despesas de viagem de forma rápida
Ter uma forma de solicitar a viagem, saber quais políticas seguir são de extrema importância, mas outro tipo de atividade que garante o processo completo é o relatório de despesas da viagem.
É necessário que o colaborador envie os comprovantes de despesas e classifique-as para que os responsáveis consigam acompanhar seus relatórios em tempo real.
Quando for planejar as viagens é essencial observar os pontos de melhoria e investir em ações para garantir que os colaboradores dediquem seu tempo ao cliente e não em conferência ou prestação de contas.
Para isso, a tecnologia pode ser uma grande aliada e garantir simplicidade nas aprovações e lançamento das despesas. Fazer de qualquer lugar, via smartphone é uma ótima opção. É assim que os profissionais que usam o aplicativo do Paytrack fazem para agilizar os processos. Gestores realizam aprovações e viajantes as prestações de contas em clicks.
Como podemos te ajudar
A Paytrack é uma empresa especializada em Gestão de Despesas Corporativas com Viagens – nosso aplicativo e sistema conseguem dar ao seu colaborador autonomia para solicitar uma viagem e prestar contas dessas despesas de forma rápida e em tempo real e de qualquer lugar do mundo, o que deixa seu backoffice muito mais produtivo.
Você, como gestor, pode cuidar de toda Gestão de Viagens por dentro de nosso sistema e garantir todo o compliance de sua empresa e de seu processo. Chame um de nossos consultores para te explicar melhor como implantar esse módulo e integrá-lo ao seu ERP para ter ainda mais facilidade em seu backoffice.
