Business Intelligence, ou apenas BI, já é um termo conhecido entre gestores e administradores por todo o mundo. Quando falamos de gestão de despesas de viagens, você sabe quais indicadores de viagens ter à mão no seu BI?
Neste artigo vamos explorar um pouco mais sobre como e quais indicadores utilizar em suas análises sobre viagens corporativas.
As despesas de viagens
Viagens corporativas podem possuir inúmeras peculiaridades e suas políticas variam de empresa para empresa. Apesar disso, a necessidade de controle sobre estas despesas é universal. Uma viagem de negócios muitas vezes se torna um investimento alto realizado pela empresa que disponibiliza recursos para estadia, deslocamento, mobilidade local, alimentação entre outras necessidades que o colaborador possa ter enquanto atua como representante da empresa.
Por isso, é importante que a empresa tenha conhecimento de como os recursos disponibilizados têm sido alocados e se as políticas estabelecidas têm sido seguidas com êxito.
Para realizar as análises necessárias para uma gestão de viagens completa, é preciso que o responsável tenha uma série de indicadores de viagens à mão. Assim, a tomada de decisão poderá ser muito mais assertiva.
O BI e a tomada de decisão
As ferramentas de BI tem como principal objetivo fornecer uma visão ampla e rica sobre o atual estado do negócio, para que gestores possam transformar suas análises em ações concretas para a melhoria de processos e desempenho.
A maioria dos sistemas de Business Intelligence possui visões padrão, prontas para o uso, baseadas nos principais KPIs utilizados no mercado. Contudo, é possível criar visões específicas com os dados pertinentes para a abordagem da sua análise.
Ter uma visão clara dos dados possibilita, além da constatação imediata do estado atual dos indicadores da companhia, a compreensão do significado desses dados, ou seja, identificação de padrões e tendências de comportamento dos indicadores. Assim, gestores e administradores de negócio poderão desenvolver ações assertivas que impactem diretamente nestas tendências.
A tomada de decisão baseada em dados e indicadores é hoje uma necessidade e não um diferencial. Contudo, com ela sua empresa poderá ganhar força e competitividade no mercado.
Indicadores de viagens
Quais informações sobre as viagens corporativas da sua empresa farão diferença no momento da tomada de decisão sobre suas estratégias de alocação de recursos?
Veja a seguir quais indicadores de viagens utilizar em suas análises:
- Total despendido em despesas: este dado é generalista mas possibilita a análise periódica do aumento ou diminuição das despesas de viagens, identificando padrões sazonais. O acompanhamento deste dado é imprescindível para a definição orçamentária do recurso empregado nas viagens corporativas.
- Despesas com prestação de contas pendentes: é importante saber quantas e quais despesas ainda não foram justificadas pelos viajantes. Ter o levantamento deste número possibilita a execução de ações que incentivem a prestação de contas, uma vez que contabilmente é necessário que a empresa tenha todas as informações registradas.
- Violação de políticas: este indicador de viagens corporativas é extremamente importante para qualquer gestor. Compreender o percentual de políticas violadas é um passo central para a contenção de custos e por isso deve ser acompanhado regularmente. Lembre-se: altos índices de violação de políticas significam aumento nos custos de viagens.
- Períodos mais voados: esta é uma dica de ouro! Ao acompanhar os períodos mais voados por seus colaboradores e os preços pagos por trajeto, é possível definir em quais momentos o histórico demonstra as tarifas mais em conta. Assim, oportunizando a definição de preferências de embarque que diminui custos.
- ATP (Average Ticket Price): com a informação do valor médio por ticket de aéreo emitido, pode-se verificar a sazonalidade das altas de preços, os motivos pelos quais a companhia esteve disposta a despender mais recursos em determinado período ou ainda diminuir vôos em certas épocas do ano.
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Estes indicadores de viagens poderão auxiliar sua empresa a exercer uma gestão de viagens baseada em dados, que direcionarão à ações precisas para a contenção de custos e execução de estratégias de alocação de recursos. Opte por sistemas que simplifiquem a reunião destes dados, se possível utilize seu sistema de BI integrado ao de gestão de despesas e viagens. Dessa forma, será possível otimizar o processo permitindo acesso rápido às visões necessárias para análise do seu negócio.
Ter sempre à mão os principais indicadores e KPI’s para uma análise precisa dos resultados da gestão de viagens corporativas é fundamental. Baixe agora mesmo o infográfico completo sobre KPIs e descubra como avaliar e melhorar os resultados da sua empresa!
