Em muitas empresas o número de pessoas e a frequência das viagens é expressivo e demandam uma gestão de viagens corporativas de alto nível. Frequentemente as despesas de viagem chegam a ser a segunda maior categoria de despesas entre os gastos gerais da organização. 

Neste artigo, você vai entender porque a gestão de viagens corporativas é tão importante para a saúde financeira  da empresa, bem como para o bem-estar e satisfação dos viajantes. Se você quer saber mais sobre o assunto, continue com a gente e boa leitura! 

 

Entenda o que é uma uma viagem corporativa

Uma viagem corporativa é aquela em que o colaborador viaja em nome da instituição. Possui como meta atingir os objetivos da empresa ao visitar clientes, realizando alinhamentos entre equipes remotas e outros eventos capazes de aumentar o alcance da empresa no mercado. Nessas viagens, geralmente acordos comerciais são estabelecidos e parcerias são fechadas.

O funcionário precisa se manter atento à política de viagens, sobre o que pode ser reembolsado, além de ter uma solução para o registro e acompanhamento das despesas geradas. 

As opções de acomodação também se tornam mais restritas, ao passo que a empresa deve determinar o melhor custo-benefício dentro das políticas de viagem e do orçamento.

Prestar atenção ao conforto e segurança do viajante, ao mesmo tempo que se dá foco ao custo-benefício, é sempre importante.

 

Registro e acompanhamento das despesas da viagem de trabalho

Atualmente, existem ferramentas desenvolvidas especialmente para o registro das despesas de viagens corporativas. Existem ainda, as soluções all in one, como é o caso do software da Paytrack, que são mais completas e robustas, possibilitando que o colaborador realize todo o processo em um único aplicativo. Realizando a solicitação de reembolsos, adiantamentos, self-booking e, é claro, o acompanhamento e registrar as despesas, na palma da mão.

Acima de tudo, o ideal é que todos os envolvidos no processo de viagens corporativas estejam conectados na mesma ferramenta, com os dados e informações integrados e de fácil acesso. Como resultado, do viajante ao backoffice, todos estarão alinhados. 

O registro de despesas é uma atividade presente em todas as viagens de trabalho, independentemente da forma que for executada. Algumas empresas optam por manter os registros dentro de planilhas no Excel, aplicativos móveis, sistema ERP ou até mesmo de forma manual em folhas impressas.

A escolha da solução mais adequada para a gestão de despesas de viagem precisa passar por diversos critérios que não incluem apenas o valor a ser investido.

 

Qual é a importância da gestão de viagens corporativas?

Nas organizações em que os colaboradores se deslocam frequentemente, esse assunto passa a ganhar grande magnitude.  já que os objetivos da gestão são focados na centralização e na padronização dos processos, entre outros aspectos.

Tudo para fazer a viagem acontecer, com a máxima segurança para o colaborador e com o alinhamento entre as necessidades da organização e dos funcionários.

Geralmente, a gestão das viagens é feita dentro da própria empresa, e em alguns casos, conta com apoio de uma agência de viagens especializada na emissão desses serviços. Caso a atividade seja feita pela agência, é necessário certificar-se de que a terceirizada compreenda as necessidades do contratante. Outro ponto de atenção é a reputação, a qualidade do serviço e a estrutura da agência de viagens que vai prestar esse serviço. 

Não importa o modelo de gestão que a instituição vai utilizar: quando o volume de viagens corporativas for expressivo, sempre haverá alguém responsável por receber as solicitações e garantir que durante a viagem tudo corra da melhor forma possível. 

 

 

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O papel do Gestor de Viagens

Percebemos que a gestão das viagens corporativas envolve inúmeros pontos de atenção, inclusive em relação ao profissional que vai exercer essa atividade. É papel do Gestor de Viagens analisar e colocar em prática todo o conhecimento que envolve o mercado de viagens e o cenário da empresa.

Também é preciso estar atento às metas e ao orçamento. Esse profissional deve controlar, acompanhar e buscar a redução dos gastos que envolvem as despesas de viagens corporativas, sem esquecer da segurança e do conforto do viajante.

Além disso, um diferencial é ter conhecimento em relação às tecnologias e em como a inovação pode auxiliar, facilitando a execução, oferecendo praticidade e reduzindo os custos dentro do processo.

O Gestor de Viagens precisa ser um profissional multifacetado, que:

• Saiba gerir e tenha controle sobre os processos de viagens corporativas,
• Entenda sobre o cenário do mercado em que atua.
• Faça as viagens acontecerem da forma mais segura e confortável possível.
• Compreenda o orçamento da empresa e trabalhe para manter-se dentro ou, se possível, reduzir os gastos.
• Conheça as tecnologias disponíveis no mercado para facilitar o processo, torná-lo mais prático e mais otimizado. 
• Garanta e tome as atitudes necessárias para o cumprimento da política de reembolsos, adiantamentos e da viagem como um todo.
• Mensure e analise os pontos de melhoria dos relatórios gerenciais..

 

O desafio da gestão de viagens corporativas

Seja quem for o responsável por gerir as despesas das viagens corporativas, essa atividade, feita de forma eficiente e bem-sucedida é aquela que além de garantir o cumprimento de todas as políticas, ainda trabalha constantemente para diminuir os gastos, sem perder a qualidade dos serviços. 

Não existe um procedimento padrão para atingir a excelência quando o assunto é reduzir os custos sem perder a qualidade. Existem alguns erros comuns na gestão de viagens corporativas que impedem que gestores consigam gerar economia, como por exemplo:

• A falta de um planejamento adequado quanto às decisões a serem tomadas, o que consequentemente, vai tornar tudo mais vagaroso.
• A falta de antecedência ao reservar passagens, hospedagens e outros serviços, faz com que o responsável pela atividade perca descontos ou alertas.
• Falta de centralização e integração de dados, que muitas vezes precisam ser lançados de forma manual. Isso pode resultar na desorganização e na perda de informações importantes.
• A falta de conhecimento ao gerir remarcações ou adiamentos de passagens, além da ausência da aplicação de descontos obtidos previamente, faz com que não haja redução nenhuma nos custos.
• Empecilhos com fornecedores e colaboradores.

Para que o processo flua de maneira favorável para todos, é fundamental que os sistemas de prestação de contas das viagens funcionem perfeitamente, prezando a qualidade dos relatórios gerenciais. Em outras palavras, isso concederá informações úteis para a análise e identificação de despesas que podem ser evitadas. 

 

Aprimore sua gestão de viagens corporativas

Com as dicas abaixo, você vai saber exatamente por onde começar na hora de otimizar o processo de gestão de viagens corporativas. 

• Tenha uma política de viagens estruturada;
• Defina as práticas de reembolso e o que vai caracterizar os adiantamentos.
• Oriente adequadamente os profissionais que estiverem envolvidos no processo, tanto os viajantes quanto os gestores da viagem. 
• Crie padrões, como e-mails com o passo a passo da utilização, check-list de processos etc.
• Automatize o que for possível, assim o risco de perder algum dado ou esquecer de registrar alguma coisa diminui. 
• Esteja por dentro do processo de gestão dos seus concorrentes, faça benchmarking.

Todo assunto que trata sobre a gestão de viagens corporativas envolve ramificações, pois é um tema muito abrangente no mercado. Esperamos que este artigo tenha ajudado você a compreender um pouco mais sobre o assunto! 

Leia também o artigo Gestão de viagens: 4 dicas para 2021 com mais resultados e descubra dicas valiosas para elevar o nível da sua gestão de viagens corporativas!