O fundo fixo é uma excelente opção para os gastos do dia a dia de uma empresa, gestão de filiais e até mesmo de motoristas ou vendedores. Despesas com materiais de escritório, alimentação e transporte são exemplos de gastos que utilizam o famoso caixinha como pagamento.

Porém, se a empresa não tem um processo de fundo fixo bem definido, pode apresentar falta de visibilidade das despesas, processos e controles manuais, informações descentralizadas e comprometimento da segurança e integridade dos dados.

Para não cometer os mesmos erros na sua empresa e criar um processo seguro e eficiente, confira o nosso artigo completo.

 

• Fundo fixo: os principais desafios para uma gestão eficiente
• Como aumentar a segurança e otimizar a gestão de fundo fixo ou caixinha;
• Como automatizar e melhorar processo de fundo fixo ou caixinha;
• Opções para automatização e gestão eficaz do fundo fixo

 

Fundo fixo: os principais desafios para uma gestão eficiente

 

Caixinhas ou fundos fixos fazem parte da realidade de inúmeras empresas. A instituição financeira Sicredi, por exemplo, faz uso deste recurso regularmente. 

“O fundo fixo sempre esteve presente no dia a dia das agências do Sicredi. Devido à nossa cultura de apoio à comunidade e presença principalmente em municípios pequenos, investimos em parceiros locais através de pagamento à vista, quando necessário.

Resumidamente, o Fundo Fixo é o valor em espécie disponibilizado às agências para pequenas despesas, como compras de materiais de escritório ou copa e cozinha.”

– Matheus Nascimento, analista de contas a pagar

 

Ainda assim, o fundo fixo apresenta diversos desafios no processo de gestão. A seguir, vamos conferir mais detalhadamente os principais desafios para uma gestão eficiente:

 

• Processos e controles manuais

Controlar as movimentações que ocorrem no fundo fixo em tabelas ou planilhas, de forma manual, é um processo que requer muito tempo e está suscetível a diversos erros. 

Esquecer de registrar uma entrada ou saída do caixinha é um erro comum, e afeta diretamente o fechamento mensal do fundo fixo. 

Além de ser necessário coletar diversas informações e armazenar os cupons e notas fiscais, de forma física ou digital. Essa documentação é de extrema importância para o registro contábil de despesa.

 

⇒ Saiba mais sobre o armazenamento digital de documentos fiscais, confira o artigo completo que preparamos para você: Armazenamento de documentos fiscais e prestação de contas.

 

• Falta de visibilidade das despesas 

Ao realizar todo o controle via tabelas ou planilhas, você perde a visibilidade das despesas e, por consequência, não tem controle do saldo disponível.

Se a empresa não tem os dados disponíveis de forma acessível, ela perde controle sobre como o fundo fixo foi utilizado e não saberá com certeza se pode aprovar a reposição do fundo.

 

• Lançamentos manuais no ERP

Ao realizar todos os lançamentos de entradas e saídas do fundo fixo de forma manual no ERP, a sua empresa está sujeita a erros no processo.

Caso a pessoa responsável pelos lançamentos, digitar algum dado de forma incorreta, repetida ou mesmo esquecer de algum lançamento, a empresa corre sérios riscos em uma possível auditoria.

Além disso, esse tipo de procedimento mata a produtividade da equipe financeira, que poderia despender tempo em atividades muito mais estratégicas.

 

• Informações descentralizadas

Controle de saldos realizados em planilhas, contabilização das despesas no ERP, solicitação de reposição do fundo fixo realizada via e-mail. Isso tudo acarreta na descentralização das informações e dificulta a gestão.

Sem a centralização de informações o controle de entradas e saídas do caixinha se perde, assim como o controle das prestações de contas, desta forma não é possível saber precisamente qual  o valor ainda disponível para uso ou se as despesas foram contabilizadas.

 

• Comprometimento da segurança e integridade dos dados

O time financeiro é responsável pelo fornecimento de inúmeras informações estratégicas para a diretoria e outros times da companhia. Garantir que os dados utilizados em relatórios sejam precisos e representem a realidade é imprescindível.

Controles manuais e a descentralização das informações colocam em risco a garantia de integridade dos dados financeiros e, por consequência, a qualidade dos relatórios gerados.

Além disso, controles paralelos comprometem a segurança das informações, uma vez que o acesso pode ser realizado facilmente por pessoas externas ao time financeiro.

 

Como aumentar a segurança e otimizar a gestão de fundo fixo ou caixinha;

 

Para te ajudar no desafio de garantir um processo eficiente e com integridade de dados, listamos algumas formas de aumentar a segurança e otimizar a gestão de fundo fixo.

 

• Ter um processo bem definido

O primeiro passo, é estipular políticas para o uso do recurso. Deve-se definir quem é o responsável pelas aprovações de solicitações de adiantamentos e reposição do fundo, os valores máximos e os prazos de prestação de contas.

Após isso, você deve definir o processo. Veja alguns pontos para serem levados em consideração: 

1. Como o colaborador solicita um adiantamento;
2. Quem é o responsável pela aprovação;
3. Quando ou como o financeiro registra o lançamento e paga o colaborador;
4. Forma da prestação contas das despesas e envio para conferência;
5. Responsável pela conferência e envio para o financeiro;
6. Processo lançamento das despesas no ERP;
7. Meio para reposição do saldo;

Todo o processo deve ser adaptado conforme a necessidade e realidade da sua empresa.

 

• Evitar depósitos na conta do colaborador

O depósito em conta apresenta diversos riscos para a empresa. Para evitar problemas futuros, opte por outras formas de disponibilizar o valor adiantado para os colaboradores.

⇒ Leia também: Adiantamento para despesas de viagens: como conter os riscos?

 

• Manter registro preciso sobre as despesas

Eventuais auditorias podem acontecer. Por isso, manter os registros da caixinha de forma precisa e organizada é fundamental.

Além das auditorias, você precisa ter controle e clareza sobre os gastos da sua empresa. Lembre-se que o fundo fixo é um valor para o dia a dia da empresa, assim como despesas de custeio do negócio, sua contabilização é essencial para a saúde financeira e fiscal da empresa. 

 

• Adotar uma tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada para aumentar a segurança e otimizar a gestão de fundo fixo. Com ela, a sua empresa terá as informações centralizadas, o que facilitará o controle do time financeiro, além da possibilidade de automatizar tarefas operacionais e pouco estratégicas.

A seguir, veremos mais detalhes sobre opções de tecnologia para a gestão e segurança do caixinha.

 

Como automatizar e melhorar processo de fundo fixo ou caixinha

O fundo fixo ou caixinha pode ser um recurso estratégico para as empresas, principalmente as que demandam por agilidade e autonomia. Garantir que a gestão deste recurso seja eficiente, com aprovações estruturadas é crucial para mantê-lo sob controle.

Por isso, contar com uma tecnologia que dê apoio ao processo, tornando-o mais preciso, rastreável e seguro é uma grande evolução na gestão de fundos fixos.

A tecnologia atua como simplificadora, tornando procedimentos menos burocráticos, além de trazer mais rapidez e precisão de dados com as automatizações.

 

Opções para automatização e gestão eficaz do fundo fixo

Cartões pré-pagos são uma das opções mais seguras e eficazes para o controle e gestão de fundo fixo. Esta opção elimina a circulação de dinheiro em espécie e o depósito na conta de colaboradores, dois pontos que elevam a vulnerabilidade das operações.

Além de cartões pré-pagos para a disponibilização de recursos, contar com uma solução para a gestão de despesas aumenta sua segurança de dados e garante o registro das despesas.

A Paytrack é uma empresa de tecnologia voltada à gestão de despesas corporativas e conta com um cartão pré-pago que é 100% conectado à solução de Gestão de despesas e reembolsos. Além disso, as soluções Paytrack integram-se aos ERPs,  automatizando ainda mais os processos do fundo fixo.

Dessa forma, o cartão Paytrack VISA permite automações de adiantamentos e lançamentos de despesas. Eliminando as atividades manuais, reduzindo tempo e custos do setor administrativo e financeiro.

 

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Com o cartão Paytrack a sua empresa terá segurança, controle e maior gestão sobre adiantamentos e fundo fixo.

“Com o objetivo de dar autonomia aos nossos colaboradores e agilizar a atividade, o Paytrack está sendo fundamental para digitalização deste processo, possibilitando a prestação de contas desses valores via aplicativo ou web, levando a tecnologia aos pontos mais distantes do Brasil e garantindo segurança por toda a jornada de pagamento.”

– Matheus Nascimento, analista de contas a pagar Sicredi

 

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