Uma política de viagens corporativa eficiente é apenas o primeiro passo na gestão de viagens e despesas corporativas. No entanto, boa parte das empresas ainda encontra dificuldades para controlar custos e processos quando falamos de viagens a trabalho, gerando transtornos na maior parte dos deslocamentos. Nem sempre o orçamento destinado é suficiente e as vezes é mal utilizado, e ao fim do ano a direção percebe que é preciso rever a área para ganhar cada vez mais controle de processos.
Neste post listamos os cinco erros mais comuns na gestão das viagens corporativas, trazendo prejuízos tanto para empresa quanto para os profissionais.
1. A política de viagens é ineficiente e desatualizada
A primeira questão que deve ser analisada na gestão de viagens e deslocamentos está relacionada a uma boa política de viagens internas, pois muitas vezes as regras adotadas estão obsoletas e nem sempre são claras para os gestores e viajantes.
Confira cada item da sua política de viagens, atualize o que for necessário e reafirme com a equipe estas regras. Elas precisam ser claras, objetivas e, principalmente, devem ser seguidas por todos.
É importante que as políticas contemplem todos os processos e hierarquias da organização e ainda que existam situações incomuns, exceções devem ser evitadas, e quando possível, previamente analisadas.
2. A empresa não conta com um sistema para esta gestão
Esse é um erro que afeta diretamente o orçamento das companhias. Sem uma ferramenta eficaz os gestores não conseguem visualizar as despesas, os gastos com transportes, passagens aéreas e não conseguem sugerir compra de passagens e hospedagens com o melhor custo-benefício e nem ter uma visão sistêmica do processo.
Com o Paytrack você terá ganhos em controle e redução de custos. A solução permite um olhar aprofundado sobre a gestão de viagens e deslocamentos, com regras pré-definidas, aprovações facilitadas, cotação multiagência e processos simplificados e confiáveis.
3. O gestor não consegue rastrear e acompanhar as viagens
Uma planilha confusa para gestão das viagens ou uma agenda conturbada são realidade de boa parte dos gestores. Sem saber onde sua equipe está, ele não consegue controlar todos os gastos, agendar previamente novas ações, implantações, nem otimizar seus recursos.
A maior dificuldade é justamente conseguir visualizar a atuação da equipe de forma global, o que dificulta a tomada de decisões. Novamente, um sistema de gestão eficaz se torna a solução, apontando viagens e viajantes coincidentes, a possibilidade de reduzir custos com viagens e deslocamentos, bem como acompanhar a situação da agenda de cada colaborador e conseguir acompanhar seus gastos e despesas em tempo real.
4. O viajante possui dificuldades para organizar suas informações
Essa situação acontece por variados fatores. Pode ser porque o profissional é inexperiente no que diz respeito às viagens corporativas, por possuir diversas agendas externas ou envolve a forma de solicitar aprovações para novas viagens e as prestações de contas são complexas.
Além de conversar com a equipe para entender as principais dificuldades, é preciso criar mecanismos para acabar com o problema. Estipular prazos claros, redefinir algumas regras, adotar um sistema de controle e gestão que permita atualização de maneira simples, contar com opções via web e aplicativos em smartphones são algumas das ações para melhorar a eficiência neste quesito. O colaborador precisa focar no que realmente é a sua tarefa de essência.
5. O controller dispensa muito tempo com a conferência dos relatórios.
A demora na conferência das despesas e relatórios é, na maioria das vezes, resultado das questões listadas acima: o profissional não entrega no prazo, o gestor tem dificuldade no acompanhamento da equipe, a política de viagens está defasada, ou pode não ocorrer integração das informações.
O processo, quando chega ao controller, já contempla uma série de divergências acumuladas e tentar reduzir o problema apenas nessa etapa será ineficiente, analise de que forma o processo é realizado para então tomar decisões que otimizem tempo e trabalho dos envolvidos. Muitas vezes, corrigindo as questões acima, a conferência automaticamente será facilitada.
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