Controlar as despesas em uma empresa é uma das tarefas do setor financeiro que pode se tornar muito mais eficiente com a automação de despesas corporativas. 

A boa notícia é que, hoje em dia, já existem ferramentas muito vantajosas, que contribuem com um total controle do dinheiro que sai da sua empresa. Tem interesse no assunto e quer saber mais?

Continue lendo este artigo, descubra como funciona a gestão de despesas e conheça os benefícios da automação do processo!

• Importância da gestão de despesas
• Como automatizar as despesas corporativas 
• Benefícios da automação na gestão de despesas

 

Importância da gestão de despesas

 

A gestão de despesas corporativas faz parte do controle do fluxo de caixa, ou seja, o dinheiro que entra e sai da empresa. Esse controle é primordial para a boa saúde financeira, pois, se ele não for feito, simplesmente, não se tem conhecimento de informações básicas.

Dessa forma, o funcionamento da empresa como um todo fica comprometido, uma vez que a falta de dados reais e completos prejudica a tomada de decisões, inclusive, a respeito de novos investimentos. É por isso que a gestão de despesas se torna uma tarefa primordial.

E por mais que ela possa ser feita em tabelas de Excel, essa atividade pode ser realizada de maneira muito mais eficiente com as ferramentas adequadas. Afinal, em empresas grandes, com alto fluxo de caixa, o risco de haver erros é muito maior. 

Imagine uma corporação que não só tenha as despesas fixas mensais, como aluguel, contas de água e de luz, salários e outros, mas também custos variáveis frequentes. Inclusive, quando os seus colaboradores realizam viagens e mesmo pequenos deslocamentos com periodicidade.

Já que é a empresa que arca com os custos desses deslocamentos, é preciso que o controle das despesas seja ainda mais rígido. Nessa hora, o uso de ferramentas para automatizar a gestão de despesas e reembolsos se torna uma obrigatoriedade para manter a saúde financeira da empresa.

 

Automação de despesas corporativas: como implementar?

 

Há diferentes ferramentas que podem tornar realidade a automação das despesas corporativas. No entanto, são as soluções completas, que permitem gerir as contas como um todo da empresa as mais apropriadas. 

E melhor ainda se tiver a função de ser usada nos dispositivos móveis. Pois com isso, consegue-se gerir as despesas praticamente em tempo real, de modo que os colaboradores possam acessar o aplicativo durante os deslocamentos e enviar comprovantes de gastos.

Dessa forma, é possível fazer o processo de reembolso de despesas de forma prática, tornando as relações no ambiente de trabalho mais transparentes e harmoniosas. Além disso, os colaboradores se sentem mais seguros, pois sabem que não terão que arcar com as despesas da empresa.

Portanto, com uma automação de despesas corporativas apropriada, é possível gerir as contas a qualquer momento e de qualquer lugar. Atualmente, ferramentas com recurso de mobilidade são essenciais para manter tudo em dia, atualizado e no controle. 

 

Benefícios da automação de despesas corporativas

 

• Redução de custos corporativos 

A automação na gestão de despesas contribui em muito com a redução dos custos corporativos e isso acontece por diferentes motivos. Primeiro, porque com um sistema apropriado, consegue-se evitar possíveis fraudes no processo de reembolso de despesas, entre outros.

Segundo, as chances de erros que levam a prejuízos são menores, pois tudo é feito de modo automático. 

Isso é ainda mais verdadeiro em grandes empresas com grande fluxo de despesas, onde mesmo profissionais capacitados têm dificuldade de serem precisos ao fazer tudo de maneira manual.

Terceiro, com a ferramenta certa de automação, é possível controlar as contas da sua empresa como um todo. Dessa forma, evitam-se gastos desnecessários, uma vez que o sistema realiza conferências e pode verificar pagamentos duplicados, por exemplo. 

• Maior eficiência no trabalho 

Com uma ferramenta de automação na gestão de despesas, os colaboradores se tornam mais eficientes e têm mais autonomia. Ou seja, conseguem realizar as suas atividades com mais agilidade, sem perder em qualidade. 

Essa maior produtividade da equipe também traz economia, já que dessa forma é possível ter uma equipe mais enxuta. Ou seja, menos colaboradores realizando o mesmo trabalho e, o melhor, sem ficarem sobrecarregados. 

• Diminuição dos erros

Quando os colaboradores de uma grande empresa precisam usar métodos manuais para desempenhar as suas funções ou mesmo recursos tecnológicos, porém, pouco especializados, como as planilhas de Excel, os erros são inevitáveis.

Isso porque a entrada e saída de informações, inclusive, de dinheiro, devido às contas a pagar e a receber são muitas e, não raro, com valores altos. Portanto, erros, mesmo que pequenos, são muito comuns.

Além disso, por serem pequenos enganos, podem demorar para serem percebidos. No entanto, quando isso for notado, o prejuízo já pode ser bem significativo. Por outro lado, com as ferramentas de automação apropriadas, tudo se torna muito mais simples e prático. 

• Colaboradores mais satisfeitos 

Por consequência da automação dos processos, todos os colaboradores sentem-se mais satisfeitos, pois atuam em um ambiente seguro, com as ferramentas adequadas e isso faz com que possam desempenhar as suas habilidades com maior destreza.

Já os colaboradores que realizam viagens e deslocamentos a negócios e mesmo que tenham despesas empresariais no dia a dia são devidamente reembolsados ou pagos com antecedência. Essa transparência também é importante para um trabalho de qualidade.  

• Relatórios e total controle 

Por fim, mas não menos importante, a ferramenta certa de automação na gestão de despesas possibilita a obtenção de relatórios periódicos, com dados atualizados e completos. Essas informações são essenciais para ter o total controle da empresa.

Por consequência, é possível tomar decisões e fazer escolhas com base em dados reais e não em informações imprecisas. E mais, ao fornecer para a equipe processos automatizados, os lucros tendem a ser maiores, já que se consegue fazer investimentos mais assertivos.

A Paytrack é uma ferramenta de automação que possibilita a gestão de despesas e reembolsos, dando autonomia para os colaboradores e reduzindo o tempo utilizado no backoffice, além da redução de custos da empresa e outros benefícios.

 

Conclusão

Assim, podemos concluir que a automação de despesas corporativas impacta diretamente na redução de custos, aumento da eficiência no trabalho, redução de erros, e deixa os colaboradores mais satisfeitos com o processo, além disso, facilita a obtenção de relatórios.

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