O desafio em muitas organizações está em como otimizar gastos com uma equipe que está sempre fora do escritório, como por exemplo uma equipe de trade marketing. Afinal, além de transporte, é preciso pagar materiais para serem utilizados nos pontos de venda, alimentação e, em alguns casos, hospedagens.

Porém, a boa notícia é que se pode sim aprender a como otimizar os gastos de reembolso em uma equipe de Trade Marketing. Quer saber como? Então, continue lendo este artigo e, nos tópicos a seguir, confira as principais dicas sobre o assunto.

• Tenha regras definidas de reembolso;
• Diminua a distância da rota para os deslocamentos;
• Aposte nos transportes alternativos;
• Mantenha a sua equipe de Trade Marketing motivada;
• Use softwares com GPS para prevenir fraudes ;
• Automatize a gestão para evitar reembolsos duplicados.

Tenha regras definidas de reembolso

A primeira dica para otimizar os gastos de reembolso em uma equipe de Trade Marketing é definindo regras para despesas em PDV. Dessa forma, é preciso determinar o que pode ser reembolsado, de acordo com as normas vigentes de despesas corporativas.

Assim, a sua equipe não corre o risco de solicitar o reembolso de uma despesa que não está prevista, evitando gastos desnecessários. Com isso, previne-se até mesmo a abertura de precedentes, para que, no futuro, o mesmo erro não seja cometido.

Portanto, deslocamentos, materiais utilizados nos pontos de venda, alimentação e até mesmo hospedagens podem ser incluídos nas regras como despesas legítimas. Mas é importante que a empresa conte com um compliance adequado, para que todos conheçam as normas.

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Diminua a distância da rota para os deslocamentos

Outra dica que pode reduzir de maneira significativa o gasto com reembolsos na sua empresa é a respeito dos deslocamentos. Afinal, quando se trata de equipes de Trade Marketing que frequentemente se dirigem aos pontos de venda, o custo pode ser alto.

Nas grandes cidades, além de dinheiro, pode-se perder ainda muito tempo, devido aos congestionamentos. Por isso, deve-se pensar de forma estratégica, como traçar rotas para que cada colaborador tenha que se deslocar o mínimo possível, otimizando as distâncias.

Vale a pena também organizar as saídas, para que elas não sejam feitas nos horários de maior movimento no trânsito da sua cidade. Da mesma forma, os deslocamentos devem ser pensados para serem feitos apenas quando necessários e em número menor.

Evitar o ir e vir desnecessário pode contribuir em muito com as contas da sua empresa. Nesse sentido, mais de um colaborador pode usar o mesmo veículo, se um estiver no caminho do outro, para evitar gastos excessivos.

Aposte nos transportes alternativos

Hoje em dia, não tem como falar em dicas de como otimizar os gastos de reembolso em uma equipe de Trade Marketing sem citar os transportes alternativos. A já citada carona é uma delas, afinal, trata-se de uma tendência mundial que a sua empresa pode adotar.

Além disso, pode ser mais vantajoso fazer uso do transporte coletivo, como ônibus, metrô e trem, conforme os disponíveis na sua região. Nem sempre se trata apenas de uma questão de economia de dinheiro, mas também de tempo.

Por outro lado, de acordo com o costume dos seus colaboradores, essas mudanças podem ser vistas de maneira negativa. Nesse sentido, é preciso apostar na conscientização da equipe, mostrando os benefícios, inclusive, para a qualidade de vida.

Mudar a cultura organizacional nem sempre é uma atitude simples, mas é necessária e deve focar nas vantagens que são proporcionadas.

Mantenha a sua equipe de Trade Marketing motivada

Parte da maneira de como otimizar os gastos de reembolso é evitando as fraudes e, mesmo que haja formas de fazer isso com o uso da tecnologia, é importante dar motivos para o colaborador não as cometer.

E uma das razões é um ambiente de trabalho de qualidade, onde ele se sinta valorizado, sem a necessidade de cometer fraudes que, mesmo pequenas, podem prejudicar o desempenho financeiro da sua empresa.

Portanto, é fundamental manter a sua equipe motivada, com bons salários, ambiente de trabalho confortável e seguro, reconhecimento, respeito às leis trabalhistas e mesmo incentivos extras.
Entre eles, reajuste salarial e participação nos lucros, bem como oferta de cursos, treinamentos, palestras e outros momentos que promovam o crescimento profissional e pessoal. E, claro, é essencial manter o diálogo aberto e ouvir o que a equipe tem a dizer.

Use softwares com GPS para prevenir fraudes

Além de garantir uma equipe de trabalho bem motivada, vale a pena investir em tecnologia. Os softwares com GPS para evitar fraudes em reembolso de quilômetros rodados é uma solução eficiente.

Dessa forma, é possível acompanhar com maior clareza os deslocamentos da equipe de Trade Marketing e realizar os reembolsos de maneira adequada e justa. Assim, consegue-se ainda verificar o desempenho de cada um dos colaboradores e fazer os ajustes necessários.

Além disso, esses aplicativos se interligam com ferramentas que oferecem outras funcionalidades. Entre elas, o uso de mapas virtuais, que ajudam a definir as rotas mais rápidas, bem como evitar os trechos de maior congestionamento.

Automatize a gestão para evitar reembolsos duplicados

Por fim, mas não menos importante, como otimizar os gastos de reembolso em uma equipe de Trade Marketing consiste ainda em investir na automação da gestão da sua empresa. Com isso, consegue-se evitar despesas desnecessárias.

Entre elas, os reembolsos duplicados, que podem se tornar uma constante quando o trabalho é realizado de forma manual. Afinal, por mais competentes que sejam os seus colaboradores, algumas atividades estão sujeitas a erros quando realizadas em grande volume.

Desse modo, a automação chega como uma solução eficiente para as mais variadas tarefas na sua empresa. Isso porque ao criar procedimentos automáticos, os erros são reduzidos de modo significativo e, por consequência, ocorrem menos prejuízos.

Não só no que se diz respeito aos gastos de reembolso, mas em todas as esferas da sua organização. Com isso, o dia a dia se torna mais eficiente e, assim, tarefas são executadas com maior rapidez, sem perder em qualidade e sem sobrecarregar a sua equipe.

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