Em muitas empresas o gerenciamento de adiantamentos e reembolsos de despesas está presente na rotina de viagens corporativas, hoje nós vamos falar sobre as despesas de viagens. Um item importantíssimo. Afinal, como posso organizar os processos de adiantamentos e reembolsos de maneira eficaz?
As viagens corporativas geram despesas e são ocasionadas tanto por ida em eventos, aperfeiçoamento profissional ou fechamento de negócios com novos clientes, por exemplo.
E nesses casos, para evitar problemas e altos custos é fundamental muita organização e um planejamento eficaz. O ideal é implantar uma política bem estruturada em relação ao assunto, principalmente se estamos falando de uma grande empresa que tem muitos funcionários e muitos processos.
Esta é uma maneira de fazer com que todos tenham um norte e regras para seguir, evitando assim alguns transtornos.
Parece uma tarefa difícil, não é mesmo? Vamos te ajudar com algumas dicas e auxiliar sua empresa a ter eficácia quando se fala em organização e planejamento de viagens corporativas.
Dicas para gestão de despesas corporativas
1.Como vou organizar as despesas de viagens dos meus colaboradores? E se caso ele ultrapasse os limites, como faço com os reembolsos?
As despesas em viagens são um item importante que deve ser monitorado e acompanhado, em um sistema de gestão ou até mesmo manualmente. Afinal, a gestão financeira da empresa está inserida nesse contexto. Quanto mais despesas, mais custos para os negócios. É muito importante oferecer conforto e qualidade de vida para os colaboradores durante as viagens, mas é preciso também evitar gastos desnecessários. Deixe tudo isso claro na sua política de viagem. Com a tecnologia existente hoje em dia, deixe de lado planilhas e processos manuais, esse processo demanda tempo, esforço e muito trabalho, sem contar com a possibilidade de erros no percurso e o retrabalho que pode ocasionar. Busque algo que vá melhorar o controle das suas despesas de viagens.
2.Mas como posso controlar e me organizar em relação todas as despesas de viagens? São muitos itens para analisar e acompanhar.
Quem hoje em dia não tem um celular com acesso à internet?É difícil encontrar uma pessoa desconectada, não é mesmo?! Então, atualmente, existem ferramentas que te ajudam a organizar todos os processos de uma viagem, funciona do início ao fim (incluindo controle dos adiantamentos e reembolsos).E o melhor, seus colaboradores também podem usufruir deste benefício. Através dessas ferramentas, é possível avaliar as solicitações, analisar gastos, ter políticas de reembolsos bem centralizadas e evitar despesas de viagens desnecessárias. E nós do Paytrack temos como disponibilizar isso para você.
A Paytrack
Nossa plataforma é uma solução online. Nós centralizamos e organizamos todas as etapas dos deslocamentos corporativos. Funciona desde a requisição de serviços até a prestação de contas, integrando todos os profissionais e centros de custos. Isso inclui a notificação da equipe financeira para realização dos adiantamentos e reembolsos. Tudo rápido, fácil e eficaz. Outro ponto significativo é o acesso ao relatório de despesas, que traz um controle eficaz e explicativo sobre como e onde foram gastos os valores disponibilizados. Tudo será contabilizado em uma lista de comprovantes com dados e informações sobre a viagem.
Para te mostrarmos melhor nossa solução e te ajudar a ter um controle maior sobre as despesas corporativas, converse com um dos nossos especialistas pelo nosso Whatsapp!
