Viagem corporativa em alta temporada: as melhores estratégias

As empresas que possuem um alto volume de deslocamentos a trabalho encontram uma série de desafios ao longo do ano. Dentre eles, encontra-se a realização de uma viagem corporativa em alta temporada.

Os tradicionais períodos de alta temporada são aqueles onde a procura por passagens aéreas e hospedagens aumentam consideravelmente, tornando-as mais caras e mais escassas.

Deste modo, as empresas encontram diante de si um cenário no qual se planejar com antecedência é fundamental. Afinal, além de evitar um aumento nos custos de viagens, ela não corre o risco de comprometer sua agenda de compromissos.

Se sua empresa precisa realizar viagens corporativas em alta temporada, não deixe de conferir este artigo. Leia conosco e descubra quais são os principais desafios a serem enfrentados e, além disso, como superá-los.

Deseja revolucionar a gestão de viagens e despesas corporativas? Aproveite para falar com um dos nossos consultores e descobrir como a Paytrack pode te ajudar:

O que são períodos de alta temporada?

Os períodos de alta temporada são aqueles nos quais a demanda por serviços relacionados a viagens, como passagens aéreas, hospedagens e transportes aumenta consideravelmente.

Por exemplo, dezembro é um mês onde escolas, faculdades e, em alguns casos, empresas entram de férias. Com isso, as pessoas aproveitam o período para viajar. O resultado são preços mais elevados, maior ocupação em hotéis e voos lotados.

Desta forma, tal cenário não afeta somente quem está viajando a lazer, como também quem precisa viajar a trabalho, aumentando a complexidade do planejamento e execução das viagens.

Leia: Cartão corporativo pré-pago: as melhores opções de 2024

Os desafios de uma viagem corporativa em alta temporada

Uma viagem corporativa em alta temporada traz consigo uma série de implicações para as empresas. Por isso, deve-se pensar em estratégias mais robustas para evitar que o planejamento seja comprometido.

Caso uma empresa não se prepare com antecedência, ela pode sentir impactos tanto no orçamento quanto na experiência dos colaboradores.

Sendo assim, conheça a seguir quais são os principais desafios por trás das viagens corporativas em períodos de alta temporada:

1. Aumento nos custos de passagens e hospedagens

Durante a alta temporada, os preços de serviços de viagens (passagens, hospedagens, aluguel de veículos, alimentação etc) costumam disparar devido à maior procura.

Neste caso, a falta de previsibilidade pode comprometer o orçamento destinado às viagens corporativas, trazendo problemas na relação entre despesas e políticas de viagens corporativas.

2. Escassez de disponibilidade

Períodos de alta temporada trazem consigo um aumento do fluxo de turistas e viajantes em diversas cidades. Desta forma, encontrar voos nos horários desejados ou hospedagens próximas aos locais de trabalho torna-se mais desafiador.

A escassez de serviços essenciais pode fazer com que a empresa precise alterar o itinerários dos viajantes ou optar por soluções menos convenientes, afetando a experiência dos colaboradores.

3. Maior chance de atrasos e imprevistos

Uma das principais características dos períodos de alta temporada são aeroportos e cidades turísticas com alto fluxo de pessoas. Consequentemente, maiores são as probabilidades de atrasos, cancelamentos de voos e overbooking.

Deste modo, todo o planejamento da viagem corporativa é afetado. Afinal, esses imprevistos podem impactar a produtividade dos colaboradores e o cumprimento de prazos em compromissos corporativos.

4. Dificuldade na negociação com fornecedores

Por fim, uma viagem corporativa em alta temporada tende a proporcionar uma maior dificuldade na negociação com fornecedores. Isso porque, por conta da alta demanda, negociar tarifas corporativas ou condições especiais torna-se um desafio.

O cenário proporcionado por este período reforça a importância de um planejamento estratégico para a gestão de viagens corporativas. Portanto, contar com soluções como a Paytrack ajudam as empresas a enfrentar esses períodos com maior eficiência, otimizando custos e reduzindo contratempos.

Como superar os desafios de uma viagem corporativa em alta temporada?

Seja em baixa ou em alta temporada, as operações de uma empresa precisam continuar. Ou seja, é preciso olhar para os desafios que acompanham a gestão de viagens corporativas e superá-los.

Neste momento, é preciso colocar em prática algumas estratégias que ajudam a minimizar custos, evitar contratempos e garantir uma experiência positiva para os viajantes. Confira algumas delas:

Planeje as viagens corporativas com antecedência

Organizar as viagens com antecedência é essencial durante a alta temporada. Ou seja, deve-se definir um cronograma com as datas-chave de compromissos corporativos e, a partir disso, se organizar.

Reservas antecipadas garantem melhores preços e uma maior disponibilidade de voos e hospedagens. Sendo assim, maiores são as chances de aproveitar promoções e evitar aumentos de última hora.

Busque uma maior flexibilidade nas datas das viagens

Ajustar as datas das viagens corporativas para períodos fora dos picos mais movimentados da alta temporada também é uma estratégia bastante eficaz. Afinal, viajar alguns dias antes ou depois de feriados pode reduzir significativamente os custos.

Portanto, contar com uma plataforma de gestão de viagens é essencial. Assim, a empresa pode encontrar as melhores tarifas para realizar seus deslocamentos.

Negocie com com fornecedores e busque parcerias estratégicas

Estabelecer acordos com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos pode ser um passo para reduzir custos com viagens, mesmo em alta temporada. Deste modo, a empresa pode garantir tarifas mais competitivas e benefícios exclusivos.

Defina políticas de viagem bem estruturadas

Uma política de viagens corporativas clara e bem estruturada é fundamental para manter o controle durante a alta temporada. Isso porque ela é a responsável por orientar os colaboradores sobre limites de gastos, escolhas de serviços e práticas econômicas.

Sendo assim, é muito importante manter a política atualizada e investir em treinamentos, a fim de fazer com que todos sigam as diretrizes estabelecidas perfeitamente.

Use uma plataformas de gestão de viagens completa

Ferramentas como a Paytrack são indispensáveis para fazer a gestão de viagens corporativas de forma eficiente. Afinal de contas, são vários os recursos para tornar os processos mais simples e menos burocráticos.

A solução da Paytrack oferece o monitoramento de despesas em tempo real, automação de processos e relatórios detalhados para análise de custos.

Desta maneira, a empresa colhe benefícios como a redução de desperdícios financeiros, melhora da experiência do viajante e uma maior facilidade na tomada de decisões estratégicas.

Vale a pena investir no bleisure?

Uma das principais tendências para viagens e despesas corporativas de 2025 é o bleisure. No entanto, a prática pode ser desconhecida por boa parte das empresas brasileiras.

O bleisure é um conceito que une negócios (business) e lazer (leisure) em uma mesma viagem. Ou seja, basicamente os colaboradores podem estender suas viagens corporativas para lazer.

A prática vem ganhando popularidade entre empresas e colaboradores e muito se discute sobre os seus benefícios. Um deles é a satisfação do colaborador, uma vez que é possível equilibrar trabalho e lazer em uma única viagem.

Contudo, ao aplicar o bleisure, especialmente em uma viagem corporativa durante a alta temporada, tome alguns cuidados. Veja alguns exemplos:

• Estabeleça regras claras sobre quais despesas a empresa cobre e quais são de responsabilidade do colaborador;
• Separe e gerencie de forma eficiente os custos corporativos e pessoais;
• Certificar de que a extensão para lazer não interfira nos compromissos profissionais.

Portanto, com políticas bem estruturadas e o suporte de ferramentas tecnológicas, o bleisure pode transformar as viagens em uma experiência mais satisfatória para ambas as partes.

Confira conosco: Dólar hoje: como as viagens corporativas são afetadas?

Paytrack como solução definitiva para gestão de viagens corporativas

A alta temporada apresenta desafios únicos para empresas que precisam realizar viagens corporativas. Com isso, contar com uma ferramenta como a Paytrack pode fazer toda a diferença!

Afinal de contas, a Paytrack garante que sua empresa automatize o processo de planejamento e reservas, garantindo agilidade e eficiência. Agora, você pode planejar cada deslocamento com antecedência.

Com ferramentas que oferecem uma maior previsibilidade de preços, é possível aproveitar tarifas mais competitivas e, assim, evitar custos elevados de última hora.

Com a Paytrack, sua empresa estará preparada para enfrentar os desafios da alta temporada com eficiência, organização e economia. Sendo assim, aproveite para entrar em contato com um dos nossos especialistas e descobrir como podemos te ajudar: