O uso indevido do cartão corporativo é, infelizmente, uma prática comum entre as empresas. Sabendo disso, muitas organizações têm adotado ferramentas tecnológicas para prevenir esse problema.
Neste artigo, além de te mostrar situações reais em que o colaborador pode usar o cartão da empresa de forma indevida, nós te explicamos as boas práticas para que a sua empresa corra menos riscos relacionados ao cartão corporativo. Vamos lá?
Nossos especialistas também estão aqui para te ajudar a ter uma melhor gestão de despesas corporativas. É preciso somente preencher o formulário abaixo!
Cenário do cartão corporativo no Brasil
Dados da Visa Consulting & Analytics (VCA) revelaram que o uso de cartão empresarial cresceu em torno de 45% no Brasil em 2024. O estudo demonstrou que as empresas brasileiras têm optado por métodos mais ágeis e seguros de pagamento, uma mudança de comportamento expressiva no meio corporativo.
Os segmentos que mais se destacaram no uso do cartão corporativo foram os artigos digitais (aplicativos, plataformas de música, filmes e livros), com aumento de 140% em relação a 2023. Em seguida, o segmento de transportes (táxis, transporte público, pedágios), com aumento de 85%.
Os setores de comida e restaurantes cresceram 70% e 65% respectivamente. Esses dados demonstram que as empresas têm utilizado os cartões corporativos em atividades ligadas à rotina de trabalho.
No entanto, um destaque importante é o que Marcela Pinori, diretora executiva da Visa afirmou acerca da mistura dos gastos da pessoa física com gastos corporativos, e como isso acaba atrapalhando a gestão financeira dos negócios.
O que caracteriza o uso indevido do cartão corporativo
O uso indevido do cartão corporativo é caracterizado pela utilização imprópria do cartão da empresa para fins que não estão em conformidade com a sua política interna.
Pode acontecer quando o colaborador:
- Realiza gastos pessoais, como: consumo de itens de alimentação (cerveja, sobremesas, etc) não reembolsáveis pela empresa, abastecimento de veículos particulares, gastos extras em hospedagens (com alimentação e outros serviços oferecidos pelos hotéis) durante viagens corporativas, etc.;
- Empresta o cartão para terceiros que não têm acesso autorizado ao cartão;
- Faz transações sem autorização prévia: compras de artigos online (vestuário, eletrônicos, e itens diversos);
- Realiza outras despesas que não têm relação direta com a atividade profissional e são proibidas segundo as normas da organização.
Além do mau uso do cartão corporativo, os colaboradores costumam encobrir os gastos indevidos, cometendo fraudes corporativas, que podem ser, por exemplo:
- Disfarce de despesas: quando os colaboradores tentam fazer com que as despesas não permitidas passem despercebidas pela auditoria;
- Omissão de despesas: quando os funcionários utilizam de alguma liberdade no uso do cartão para proveito próprio, sem justificar ou prestar contas à empresa.
As fraudes corporativas são ações ilícitas que têm como objetivo beneficiar-se sobre uma situação. Além de ter consequências para o colaborador, que pode ser demitido e sofrer processos jurídicos, tem consequências para a empresa, que pode sofrer impactos financeiros graves.
Exemplos de situações que geram problemas para empresas
Selecionamos alguns exemplos práticos de situações que acontecem pelo uso indevido do cartão corporativo. Vejamos:
Disfarce de despesas
O ato de mascarar despesas acontece quando o colaborador tenta fingir que certas despesas estão envolvidas com o trabalho, enquanto na realidade foram utilizadas para outros fins, por exemplo:
- Utilizar transporte por aplicativo (com o cartão corporativo) fora do horário de trabalho ou sem autorização da empresa, alegando atividade relacionada à empresa;
- Usar o cartão para pagar o almoço em um restaurante com amigos e lançar a despesa como “almoço com cliente”.
Omissão de despesas
Da mesma forma, o funcionário pode omitir despesas, o que configura também como uma fraude corporativa. Vejamos alguns exemplos:
- O colaborador recebeu R$500 no cartão corporativo pré-pago para alimentação durante sua viagem, mas gastou apenas R$300 reais e ficou com o restante do dinheiro para si, não realizando a devida prestação de contas;
- A empresa pagou uma diária de R$400 por dia para uma viagem de 3 dias, mas o colaborador terminou o trabalho em 3 dias e não avisou a empresa, lucrando com o dinheiro da hospedagem corporativa;
- Em uma viagem corporativa, o funcionário recebe um adiantamento de R$ 1.000 para gastos com alimentação e transporte, mas ele gasta apenas R$800 e não devolve à empresa os R$200 restantes, e não apresenta as notas fiscais que justifiquem o valor total.
Embora o colaborador não faça uso direto do cartão corporativo, indiretamente ele o utiliza de maneira indevida. E, como vimos, uma das principais formas de fazer isso é por meio de adiantamentos que a empresa oferece para as despesas em viagens corporativas.
Quais são as consequências legais e financeiras
As consequências desse mau uso podem ser divididas entre as legais e as financeiras, ou seja, as que envolvem riscos fiscais e as que abrangem perdas de receita.
Para o colaborador
Para os colaboradores, usar indevidamente o cartão traz uma série de problemas. Normalmente as penalidades são determinadas pela política interna da empresa e envolvem desde ações disciplinares pequenas até medidas mais graves, dependendo da ação cometida.
Para a empresa
Já para as empresas, as principais consequências são aquelas relacionadas à perda financeira e ao aumento dos riscos de penalidades fiscais aplicadas pela Receita Federal.
Perda financeira
Com certeza, o uso indevido do cartão corporativo impacta negativamente a saúde financeira das empresas.
De acordo com estudo da ACFE (Association of Certified Fraud Examination) de 2024, fraudes corporativas comprometem cerca de 5% da receita anual das organizações.
Aumento dos riscos de penalidades fiscais
Ademais, a má utilização do cartão corporativo deixa brechas para que órgãos responsáveis, como a Receita Federal, encontrem irregularidades na empresa, como a falta de precisão das informações contábeis.
Como prevenir o mau uso do cartão da empresa
Segundo pesquisa da Grant Thornton de 2025 com exclusividade à CNN, mais de 63% das empresas brasileiras afirmam terem sofrido com fraudes em 1 ano. O estudo revelou que isso ocorreu principalmente por brechas nos controles internos.
Embora os riscos de fraudes sejam conhecidos pelas organizações, grande parte ainda não possui ferramentas de prevenção e monitoramento: 30% das empresas não utilizam nenhuma tecnologia para controle de fraudes e apenas 15% realizam monitoramento contínuo de riscos.
Vejamos a nossa lista de boas práticas para prevenir o uso indevido do cartão corporativo:
Criar uma política de cartão corporativo
A política de uso de cartão corporativo estabelece regras que possuem o objetivo de declarar os termos e o uso do cartão.
Ela é responsável por definir os limites, responsabilidades, tipos de infrações, além de estabelecer as consequências do mau uso do cartão.
Os pontos fundamentais que devem constar na política do cartão são, por exemplo:
- Limites de gastos: deve-se definir limites diários, semanais ou mensais para cada colaborador ou setor, mantendo o controle financeiro;
- Categorias de despesas permitidas: especificar quais tipos de despesas são autorizadas e quais não devem ser pagas com o cartão corporativo;
- Obrigatoriedade de prestação de contas: comprovar todas as despesas realizadas com o cartão, anexando notas fiscais e justificativas dentro do prazo determinado;
- Política para saques: estabelecer limites e condições específicas para o saque, exigindo a prestação de contas do valor retirado;
- Conformidade com as diretrizes fiscais: as transações devem atender às normas fiscais e contábeis;
- Consequências para uso indevido: deixar claro quais medidas serão tomadas em caso de uso indevido do cartão;
- Monitore o uso do cartão: realizar auditorias para verificar se as políticas estão sendo seguidas a risca;
- Devolução do cartão corporativo: definir um processo para devolver o cartão em caso de desligamentos do colaborador.
Para facilitar seu trabalho, baixe nosso Modelo de Política de Cartão Corporativo.
Realizar treinamentos e comunicar a equipe
O segundo ponto, depois de criar a política, é comunicá-la às equipes, por meio de treinamentos, por exemplo.
Capacitar os colaboradores é um recurso ideal para um bom funcionamento da empresa. Entendendo a importância da política, há muito menos chances de que eles façam mau uso do cartão corporativo.
Monitorar e controlar as despesas regularmente
A boa gestão das despesas corporativas é essencial para a saúde financeira de uma empresa.
O controle das despesas corporativas é crucial para reduzir custos e garantir a conformidade com as políticas internas, além de impulsionar o crescimento do negócio. Portanto, alguns dos benefícios são:
- Redução de custos: ao monitorar os dados, pode-se identificar incompatibilidades no uso do cartão;
- Transparência e conformidade: através de um processo organizado de gestão, há melhora também no compliance das despesas;
- Segurança: uma gestão eficiente promove também mais segurança das informações financeiras.
Implementar um sistema de auditoria interna
Como parte também do processo de controle e monitoramento, existe a auditoria interna. A auditoria é um instrumento de suporte ao setor financeiro.
Ela ajuda a detectar fraudes, falhas e práticas ruins dentro da empresa. Com a auditoria, as organizações passam a ter vários benefícios, entre eles:
- Aumento de compliance;
- Menos fraudes;
- Melhores processos.
Deste modo, a auditoria é estratégica para a integridade financeira da empresa e para evitar problemas fiscais e legais.
Automatizar a prestação de contas
Depois de criar a política, o controle e monitoramento dos gastos, é imprescindível olhar com atenção para a prestação de contas.
A prestação de contas é o processo de apresentação e comprovação de despesas realizadas pelos colaboradores e é muito frequente dentro de uma organização que realiza viagens corporativas. Ela também inclui a análise e aprovação dos relatórios pelo setor financeiro ou gestores responsáveis.
O processo tem como objetivo garantir a transparência financeira, o controle dos gastos e a conformidade com as políticas da empresa.
Nesse sentido, a prestação de contas se torna fundamental para a identificação de fraudes corporativas, sendo um processo essencial para a gestão financeira das empresas.
Entretanto, não basta apenas executar essa etapa, é necessário automatizá-la. E por quê?
Automatizar a prestação de contas oferece mais segurança, rapidez e facilidade no acesso às informações, otimização de espaço e tempo de trabalho, economia de custos, entre outros.
Portanto, substituir o processo manual e burocrático é vital também para prevenir o mau uso do cartão corporativo.
Automatizar a gestão de despesas
Finalmente, automatizar a gestão de despesas corporativas facilita o cumprimento das políticas de viagens, aumenta a transparência e precisão dos dados, e reduz erros humanos.
Hoje, plataformas de gestão financeira oferecem visualização em tempo real dos dados, recursos como relatórios automatizados, alertas de conformidade, integração e com sistemas de pagamento.
Paytrack: controle, visibilidade e compliance em tempo real
A Paytrack é uma empresa que oferece soluções para que as empresas corram menos riscos com o uso indevido do cartão corporativo. Uma delas é a plataforma de gestão de despesas corporativas, que conta com estas funcionalidades:
- Automação da prestação de contas: através da leitura automática de notas fiscais (OCR com IA);
- Parametrização de políticas de despesas: por centro de custo, tipo de colaborador e outros;
- Visualização em tempo real dos dados: através de relatórios gerenciais;
- Detector de gastos não permitidos: por meio de auditoria automatizadas;
- Análises comparativas: por rota, área e colaborador;
- Integração com diferentes ERPs, bancos e APIs.
Além disso, todas as transações do cartão corporativo e informações relativas a adiantamentos, prestação de contas, política de gastos e outros dados ficam registradas em uma só plataforma, facilitando a visualização total das informações.
Com o cartão corporativo pré-pago da Paytrack, os colaboradores podem gastar somente os recursos que foram destinados às viagens e outras despesas relacionadas ao trabalho. Dessa forma, os gastos estão sempre dentro dos limites estabelecidos pela empresa.
Ademais, quando integrado ao sistema de gestão de despesas da empresa, como é o caso do Paytrack Card, além do controle, as empresas têm melhor visibilidade dos dados e garantem mais compliance.
Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender como prevenir a sua empresa contra o uso indevido do cartão corporativo.
