Transporte corporativo: como a tecnologia facilita a gestão

Um colaborador da sua empresa tem uma reunião com clientes do outro lado da cidade. Para ir até lá, ele chama um táxi, paga a corrida e pede uma nota fiscal. Na volta, faz a mesma coisa: chama um táxi, paga, pede nota. 

Chegando no escritório, entrega os recibos no setor financeiro, que faz o registro e programa o reembolso. Isso se repete dezenas de vezes ao mês, e a gestão dessas despesas toma um tempo precioso do backoffice. 

Se algo semelhante ainda ocorre na sua empresa, está na hora de repensar o transporte corporativo. 

Felizmente, aplicativos de mobilidade urbana como Uber e 99 oferecem soluções corporativas. A tecnologia inovadora facilita a vida de todo mundo: para os colaboradores é muito mais rápido e cômodo, para a empresa é mais eficiente e econômico. 

Neste artigo, entenda os benefícios dessa opção de mobilidade corporativa e saiba como a tecnologia pode melhorar a gestão de despesas com deslocamento da equipe. Confira!

Confira com um dos nossos especialistas como sua empresa pode se beneficiar por meio das soluções da Paytrack:

Apps de mobilidade: tecnologia a favor da sua empresa

Táxis, transfers executivos, frotas próprias. Essas eram as opções mais comuns para deslocamentos até a chegada dos apps de mobilidade urbana. 

Os aplicativos ganharam mercado e conquistaram os usuários porque oferecem uma solução simples, ágil, barata e segura. Você provavelmente já utilizou e sabe como o serviço funciona, mas em resumo:

1. O usuário insere o endereço do destino e solicita a corrida. 
2. O sistema localiza o motorista disponível mais próximo. 
3. O embarque ocorre em poucos minutos. 
4. O GPS acompanha e registra todo o trajeto. 
5. O pagamento é feito por meio do próprio aplicativo. 

Essa tecnologia transformou a mobilidade urbana, inclusive o deslocamento a trabalho. Isso porque os aplicativos têm soluções voltadas especialmente para empresas, pensados para resolver desafios como:

• Falta de disponibilidade de carros ou motoristas
• Cálculo e reembolso de quilometragem 
• Controle e registro de gastos 
• Gestão da política de transporte corporativo

Como funcionam os apps de mobilidade para empresas

Cada aplicativo tem os próprios diferenciais, mas os recursos são semelhantes. 

Em geral, a empresa cria uma conta na qual cadastra os colaboradores. A plataforma permite configurar as regras da política – como horários, gastos e localização. 

Depois de ativado, o aplicativo faz o registro de todos os trajetos e gastos, e a empresa monitora tudo por meio de um painel de controle. Por fim, é possível gerar relatórios com todos os dados das viagens. 

Os colaboradores solicitam as corridas normalmente, porém selecionam o perfil corporativo. Simples e sem necessidade de nota fiscal.

Confira: Vale combustível ou reembolso de quilometragem: qual o melhor

Quais os benefícios dos aplicativos de mobilidade 

Os aplicativos de mobilidade urbana têm uma série de vantagens em relação às outras soluções. Confira as principais a seguir!

Agilidade e disponibilidade

Seu colaborador não pode se atrasar para uma reunião com clientes porque o táxi não chegou ou porque não tinha um carro da empresa disponível na hora. 

Um dos maiores benefícios dos aplicativos de mobilidade é que sempre há motoristas disponíveis, que chegam poucos minutos após a solicitação da corrida. Como operam em milhares de cidades, também é mais fácil se deslocar em viagens para eventos, por exemplo. 

Se for necessário, também há a opção de fazer agendamentos e garantir o horário com antecedência. 

Redução de custos

O preço das corridas nos apps é menor do que as cobradas por táxis ou transfers. 

Além da tarifa mais baixa, as plataformas também têm a vantagem de facilitar o controle dos gastos. Nelas é possível configurar limites de quilometragem, destinos, dias da semana e gastos para cada colaborador e monitorar as despesas. 

Leia também: Reembolso de quilometragem: o que é e como fazer

E para empresas com frota própria a economia é ainda maior, pois não há gastos com combustível, manutenção e motoristas. 

Comodidade, conforto e estilo

Se sua empresa precisa de carros de alto padrão para os deslocamentos, os aplicativos também são uma excelente opção. Eles costumam oferecer categorias distintas de serviço para proporcionar a comodidade, conforto e estilo que cada ocasião demanda. 

Outro ponto relacionado à comodidade é a possibilidade de solicitar um carro para um cliente ou parceiro de cortesia, por conta da empresa. 

Controle e transparência

A tecnologia dos aplicativos torna a gestão muito mais fácil e transparente. As plataformas permitem configurar limites de uso, proporcionando mais controle sobre o orçamento destinado para os deslocamentos. 

Elas também fazem o registro de todos os trajetos, quilometragem e valores gastos por cada colaborador. No fechamento do mês, basta gerar o relatório. 

Isso facilita os trâmites de reembolso e inibe fraudes. O processo fica 100% transparente e é muito simples fazer uma auditoria dos dados. 

Gestão de despesas de transporte corporativo 

Uma boa gestão de despesas começa na criação de uma política de transporte para a empresa. Ela deve conter regras objetivas e claras. É essencial definir dias, horários, situações e destinos permitidos, além da quilometragem, custos e todos os outros processos que envolvem o deslocamento de colaboradores. 

A partir disso, a empresa pode contar com a tecnologia para fazer o controle dessa política. O uso de aplicativos é uma tendência e, como vimos, tem como uma das principais vantagens o fato de fornecer registros confiáveis e precisos sobre as corridas. 

A partir dos dados coletados e fornecidos pelas plataformas, é possível fazer a gestão das despesas com mais eficiência. 

Para otimizar ainda mais o processo de reembolso, sua empresa pode contar com uma plataforma como a Mobility da Paytrack. Essa solução facilita a conferência e validação das políticas, pois permite integrar múltiplos aplicativos de mobilidade e centralizar todas as informações dos relatórios. 

Com todos os registros disponíveis em uma única ferramenta, sua equipe ganha tempo na gestão das despesas, o reembolso é mais preciso e as fraudes são inibidas. 

Como a sua empresa tem aproveitado as tecnologias disponíveis hoje? Sem dúvidas, elas são grandes aliadas para reduzir custos e melhorar os processos de reembolso. Muitas empresas já se beneficiam dessas soluções. 

Se você quer saber mais sobre esse assunto e conhecer as melhores práticas de gestão de despesas do mercado, baixe gratuitamente o Travel & Expense Benchmark Brasil. 

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