Travel Management Company (TMC) é um formato de negócio que auxilia profissionais administrativos, de compras ou financeiros a conseguirem as melhores condições para viagens corporativas de acordo com as suas necessidades. Esses gestores são altamente cobrados por otimização de recursos e eficiência operacional, por isso, estratégia e inteligência na gestão de viagens são fundamentais.

É nesse cenário que a Travel Management Company se destaca como uma parceira indispensável para empresas que buscam excelência na gestão de viagens corporativas. Mas o que exatamente é uma TMC e como ela pode transformar a forma como sua empresa lida com as viagens de seus colaboradores?

Fale com os especialistas da Paytrack, plataforma especializada na gestão de viagens corporativas, e veja como podemos lhe apoiar! 

O que é uma Travel Management Company (TMC)?

Uma Travel Management Company, ou simplesmente TMC, é uma empresa especializada em gerenciar e otimizar todo o processo de viagens corporativas para outras organizações. Seu foco principal é oferecer uma solução completa para a gestão de viagens corporativas, desde a reserva de passagens e hotéis até o suporte ao viajante e a análise de gastos. 

Com isso, é possível garantir viagens eficientes, seguras, econômicas e alinhadas com a política de viagens corporativas da empresa cliente.

Quais serviços uma Travel Management Company oferece?

Os serviços oferecidos por uma TMC são abrangentes e personalizados para as necessidades de cada negócio, contemplando todo o processo de planejamento de viagens corporativas de ponta a ponta. Entre as principais entregas de uma TMC, podemos listar:

• Reservas e logística: TMCs fornecem uma gestão completa de passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carros e outros transportes, garantindo as melhores tarifas e itinerários.
• Negociação com fornecedores: esse tipo de agência também realiza acordos e consegue tarifas corporativas exclusivas com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos.
• Suporte ao viajante: com uma TMC, você tem atendimento 24/7 para emergências, alterações de voos, remarcações e qualquer imprevisto durante a viagem.
• Tecnologia de viagens: esse tipo de serviço geralmente é ofertado por meio de plataformas online de autoatendimento para reservas, aplicativos para viajantes e ferramentas de relatórios de viagens que facilitam a gestão e acompanhamento no dia a dia.
• Consultoria e compliance: com esse tipo de recurso como aliado, a sua empresa garante auxílio na criação e implementação de políticas de viagens, garantindo que todas as despesas estejam em conformidade.
• Relatórios gerenciais: tenha acesso a uma análise detalhada de gastos, padrões de viagem e oportunidades de economia, oferecendo uma visão clara para seu melhor controle de despesas corporativas.

Diferença entre TMC e agências de viagens

A principal distinção entre uma Travel Management Company e uma agência de viagens tradicional é o direcionamento dos serviços oferecidos em função do público-alvo. Enquanto uma agência de viagens comum se concentra em reservas e pacotes para o público em geral, a TMC é uma agência de viagens corporativas com um foco exclusivo nas necessidades do ambiente de negócios.

Pois empresas possuem necessidades muito específicas quando se fala em viagens corporativas, além de contarem, normalmente, com múltiplos sistemas e processos padronizados de gestão financeira, contábil, fiscal e de pessoas. Por isso, a TMC já traz em sua proposta a ideia de integração com diversas ferramentas, justamente para otimizar esse tipo de rotina.

Por exemplo, a TMC pode se conectar a sistemas de gestão de despesas corporativas, RH e ERP, permitindo que os dados de viagens sejam automaticamente lançados e registrados, facilitando a prestação de contas e a análise financeira. A Paytrack conta com uma TMC integrada à sua plataforma, oferecendo em uma única plataforma todos esses serviços de maneira personalizada e humanizada.

Benefícios de contratar uma Travel Management Company

Os benefícios de contratar uma Travel Management Company são diversos, podendo ser tangíveis e intangíveis para as empresas. Sempre impactando diretamente o controle de custos, o compliance e a experiência do colaborador. Confira, a seguir, os principais benefícios de contratar uma TMC:

1. Redução de custos em viagens

Uma das maiores vantagens da Travel Management Company é a capacidade de gerar redução de custos em viagens corporativas. Através da negociação de tarifas exclusivas com companhias aéreas, hotéis e locadoras, além da aplicação rigorosa da política de viagens, as TMCs garantem que a empresa pague menos por cada deslocamento. 

A consolidação de dados e a identificação de padrões de gastos também abrem portas para economias significativas.

2. Suporte personalizado ao viajante

O apoio ao viajante é uma prioridade para as TMCs. Elas oferecem suporte personalizado 24 horas por dia, 7 dias por semana, antes, durante e depois da viagem. Isso inclui assistência em caso de atrasos, cancelamentos, emergências médicas ou qualquer outra situação inesperada. 

Esse nível de suporte ao viajante garante mais segurança e tranquilidade para os colaboradores, melhorando sua experiência e produtividade.

3. Consultoria na política de viagens

Outro benefício importante é o apoio ativo na criação, revisão e implementação de uma política de viagens corporativas eficaz. Isso assegura que todos os colaboradores sigam as diretrizes da empresa, evitando gastos desnecessários e garantindo a conformidade. A consultoria em viagens oferecida pela TMC ajuda a definir limites de gastos, categorias de hotéis e opções de transporte, alinhando as viagens com os objetivos e valores da empresa.

4. Relatórios e análises de viagens

A capacidade de gerar relatórios de gestão detalhados é um diferencial crucial que traz um grande benefício para as empresas. Isso porque, devido à sua característica essencialmente digital e conectada, as TMCs fornecem dados precisos sobre gastos, destinos, fornecedores mais utilizados e desempenho da política de viagens. 

Tudo isso pode ser compilado em relatórios de viagens que possibilitam uma visão mais clara para a empresa quanto aos seus investimentos em viagens e uma tomada de decisões estratégicas baseadas em dados concretos para a otimização de viagens.

5. Tecnologia e inovação

Por último, mas não menos importante, a TMC e inovação andam de mãos dadas. As Travel Management Companies investem pesado em tecnologia para facilitar a gestão de viagens. Isso inclui plataformas online intuitivas para reservas, aplicativos para viajantes com acesso a itinerários e suporte, e ferramentas de BI (Business Intelligence) para análise de dados.

Como integrar a TMC com plataformas de gestão, como a Paytrack

Para potencializar ainda mais todos esses benefícios de uma Travel Management Company, uma opção eficiente é a integração com plataformas de gestão de despesas, como a Paytrack. Essa sinergia cria um ecossistema completo para a gestão de viagens e despesas que facilita o dia a dia das equipes.

A Paytrack conta com uma agência de viagens corporativas integrada à uma plataforma completa para gestão de despesas e viagens corporativas, proporcionando em um só lugar toda essa operação para a sua empresa. 

Com a nossa tecnologia, é possível centralizar reservas, aprovações e prestação de contas com suporte 24/7 e integração total, simplificando o processo de reembolso, auditoria e consolidação de informações financeiras para relatórios de viagens.

Os dashboards gerenciais da Paytrack conectam dados da agência de viagens corporativas aos dados internos da sua empresa, tornando a gestão de despesas mais transparente, ágil e eficiente. Fale com um especialista da Paytrack e transforme a experiência de viagens corporativas da sua empresa!