TMC: entenda o que é e qual seu papel nas viagens corporativas

A TMC é responsável por apoiar empresas com demanda por viagens corporativas em todo o processo de reserva, compra e emissão de serviços de viagens.

Estas atividades exigem tempo e conhecimento técnico de um profissional e não faz sentido para a empresa ter este tipo de processo realizado internamente. A companhia deve dedicar seu time, tempo e esforço ao negócio, que é sua especialidade. 

Além das demandas operacionais de viagens, as TMCs atuam de forma consultiva, auxiliando na construção de políticas e processos de seus clientes.   

Saiba o que são TMCs e qual o seu papel nas viagens corporativas!

O que é uma TMC?

A TMC, Travel Management Company, é uma agência de viagens especializada em atender o público corporativo, oferecendo serviços para a operação das empresas.

Podendo apoiar seus clientes na organização e gerenciamento de estratégias para as viagens de negócios, estruturação de processos e políticas internas.

Desse modo, os responsáveis pela gestão das viagens podem focar em analisar os dados de viagem e em traçar estratégias para redução de custos e aprimoramento de processos. Assim, sua empresa terá economia, eficiência e agilidade em todo o processo.

Importância de ter uma TMC

A agência deve estar atualizada com as tendências e informações de mercado para auxiliar a empresa, por meio de benchmarking, a fazer decisões e revisões importantes no seu programa de viagem, de modo a garantir o melhor ROI de viagens. E ainda, oferecer um serviço cada vez mais completo e personalizado.

Entre os serviços que uma TMC oferece aos clientes estão:

• reserva e cancelamento de passagens aéreas e hospedagem
• locação de veículos
• seguros de viagens
• gestão de bilhetes não voados
• fornecimento de relatórios sobre a viagem. 

Benefícios de ter uma TMC

Existem inúmeros benefícios ao contratar uma agência de viagens especializada para cuidar da gestão e planejamento das viagens a negócio da sua empresa. Confira os principais:

1. Redução de custos 

A redução de custos é variável de empresa para empresa. O volume de viagens e a maturidade do programa de viagens atual da empresa são questões que irão influenciar na porcentagem da redução de custos. 

Além disso, ter mais de uma agência corporativa oferecendo os serviços para a sua empresa irá ajudar na redução de custos.

Com mais de uma TMC, a oferta de serviços será maior, possibilitando a comparação de tarifas e a escolha de opções com custo reduzido.

Cada TMC poderá ter ainda, diferentes acordos com companhias aéreas, hotéis e outros serviços oferecidos, aumentando assim a disponibilidade de serviços com tarifas que elevam a redução de custos.

Essa redução de custos pode variar de 5% até 50% de redução, conforme dados da GBTA, Global Business Travel Association.

2. Suporte ao viajante antes e durante a viagem

Como a TMC é responsável para que tudo ocorra nos conformes, ela fica responsável pelo processo de emissão da documentação necessária. Ela deve apoiar seus viajantes com informações sobre o destino e as exigências legais para entrada e permanência.

3. Consultoria

Uma TMC que cumpre o seu papel está sempre próxima dos seus clientes trazendo dados e informações de mercado, bem como apoiar a empresa no melhor direcionamento do programa de viagens.

Faz parte disto, auxiliar a empresa a definir os melhores indicadores de viagens, analisar e comparar estes indicadores com outras empresas de mercado, avaliar e reavaliar a política de viagem para o alcance dos objetivos de viagens, entre outros.

4. Controle de gastos

Os custos gerados em uma viagem corporativa são difíceis de controlar, principalmente se a compra de serviços da viagem, como compra de passagens aéreas e reserva de hotéis, é feita em portais onlines como Booking e Skyscanner, sem que exista um padrão de cobrança.

5. Apoio na construção e revisão da política de viagens

Se a sua empresa ainda não possui uma política de viagens, você precisa criá-la o mais breve possível.

A política de viagens é um conjunto de normas e regras que devem ser seguidas pelos viajantes, estipulando quanto pode ser gasto em cada caso. Deverá constar de forma clara quanto o viajante pode gastar com passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte e outros. 

É fundamental que a TMC acompanhe e siga essa política de viagens criada pela empresa, para que assim tenha um padrão a ser seguido antes e durante as viagens corporativas.

Como escolher uma TMC?

Antes de escolher uma TMC, você e sua equipe devem analisar se ela está alinhada com a estratégia da sua empresa e se ela presta um serviço diferenciado, moderno e que atenda às demandas do seu programa de viagens.

Deve também fazer uma validação técnica e financeira com empresas do segmento, para garantir uma escolha segura.

O uso de uma TMC na sua operação vai ditar como sua gestão de viagens funcionará. Por isso, é importante considerar se todos os serviços oferecidos fazem sentido para a sua empresa, considerando o número de viajantes e a complexidade das viagens e despesas corporativas.

TMC ou Travel Tech? Qual escolher?

Embora as agências de viagens corporativas cumpram com um bom papel, há alguns problemas que podem ficar em evidência caso sua operação seja grande e complexa.

É preciso de muitas ligações telefônicas e e-mails para interagir com as agências, por exemplo. Com uma travel tech, esse problema é facilmente sanado, já que o sistema permite aos colaboradores total liberdade de acesso aos serviços oferecidos.

Um outro ponto a se considerar é a disponibilidade de diferentes fornecedores nas agências, pois é necessário que a agência faça parcerias para oferecer os serviços ao cliente final. Com uma travel tech, os viajantes podem ter acesso a todos os serviços e comparar datas, horários e valores entre os mais diversos fornecedores.

Por fim, quando falamos de gestão de viagens, não podemos deixar de lado o cumprimento das políticas, as despesas corporativas e os fluxos de aprovação. Na hora de escolher o modelo ideal para a sua empresa, é preciso considerar que uma travel tech pode auxiliar nesses processos mais complexos.

Agora que você já conhece mais sobre as TMCs e a sua importância, que tal aliar a sua gestão de viagens corporativas à uma solução digital que simplifique todo o processo de viagens e despesas? Conheça o Paytrack com um de nossos especialistas!