9 recursos obrigatórios em um sistema de gestão de viagens corporativas

Empresas estão sempre procurando otimizar seu processo de gerenciamento de viagens corporativas. Isso levou ao aumento da adoção de software de gerenciamento de viagens de negócios em todo o mundo, com previsão de crescimento de US$ 2,85 bilhões no mercado até 2024. 

O software de gerenciamento de viagens de negócios automatiza todo o processo de viagens corporativas, economizando tempo para os gerentes e economia para a receita da empresa. 

A gestão de viagens vai além da reserva de passagens e hospedagem. Na maioria das vezes, os detalhes que vêm depois de fazer as reservas são onde uma empresa de gerenciamento de viagens intervém para tornar as coisas convenientes. Eles cuidam de coisas como atrasos de última hora, falta de moeda, perda de pertences pessoais, seguro, emergências médicas, etc.

No entanto, hoje em dia, várias soluções de software de gestão de viagens corporativas no mercado fazem você se perguntar qual é o melhor e nesse conteúdo vamos explorar as funcionalidades e ajudar você a escolher um software adequado para sua empresa, confira!

O que é um sistema de gestão de viagens corporativas?

Um sistema de gestão de viagens automatiza todos os processos e ações envolvidos nas viagens, a fim de tornar os deslocamentos mais eficientes e trazer mais controle sobre os gastos e políticas internas.

A tecnologia é capaz de modernizar e otimizar todas as operações envolvidas no pré e pós viagem, conduzindo todo o processo do planejamento à prestação de contas de maneira mais prática e assertiva. 

Tanto os viajantes corporativos quanto os profissionais do setor são beneficiados com a automatização das viagens corporativas, pois um sistema possibilita:

• Pesquisa de voos, serviços de hospedagem e locomoção de diversos fornecedores;
• Integração com outras plataformas como de mobilidade, Uber;
• Envio e armazenamento automático de recibos fiscais por meio de fotos;
• Operações de reembolso mais seguras e ágeis;
• Geração de relatórios de maneira automática;
• Aprovação e liberação de valores;
• Mais controle sobre o cumprimento das políticas internas e fraudes;
• Visão mais ampla sobre dados, relatórios de despesas e detalhes da viagem de maneira centralizada em uma única página.

Quais as vantagens de utilizar um sistema para gestão de viagens?

O planejamento de viagens corporativas envolve muita busca pelos melhores valores em passagem, estadia e locomoção. 

Diversos pontos precisam ser analisados e gerenciar todo esse processo demanda tempo, mas com um sistema de gestão de viagens corporativas é possível minimizar o máximo de processos manuais garantindo mais produtividade e reduzindo o risco de erros e retrabalho.

Ao investir na tecnologia, a empresa é beneficiada com muitas vantagens para todos os envolvidos no processo de deslocamento de gestor a viajante. Confira as vantagens de utilizar um sistema para gestão de viagens corporativas:

Autonomia

Um sistema de viagens emprega vários recursos que permitem mais liberdade aos envolvidos, podendo fazer solicitações, acompanhar relatórios, destinos de viagem, alterações e compra de serviços.

E tudo isso já parametrizado com as políticas da empresa, trazendo assim autonomia e segurança para os usuários.

Redução de custo

Os custos envolvidos em viagens são sempre um fator imprevisível. Mas com um sistema é possível avaliar os melhores valores no planejamento da viagem e parametrizar as políticas de forma a evitar violação dessas políticas.

Economia de tempo

A gestão de tempo é fundamental quando se trata de viagens corporativas e encontrar tudo em uma única tela facilitando o planejamento da viagem, visão de valores, estimativa de gastos e total controle sobre o pré e pós viagem é um ganho muito benéfico e poderoso.

Parametrização de políticas

Políticas bem definidas e parametrizadas são as principais aliadas de uma boa gestão de viagem. Ao definir as boas práticas da empresa em relação a mobilidade, estabelecer prazos, obrigações, acordos etc, é preciso que os colaboradores tenham acesso a todas as normas e que seja possível acompanhar e mensurar as políticas.

Relatórios assertivos

Com um sistema de gestão que automatiza as operações envolvidas na viagem, é possível obter também um relatório extremamente preciso. 

Com o armazenamento de dados em tempo real é possível possuir informações e fazer levantamentos de insights bem importantes para o financeiro da empresa

Com mais controle de compliance e custos a organização consegue preservar melhor seus recursos. 

Software próprio ou contratado: qual o ideal para a sua operação de viagens

Frente a um mercado tão competitivo e em ascensão como o das viagens corporativas, já ficou claro que automatizar os processos envolvidos em mobilidade é o meio mais eficiente para possuir controle sobre os recursos da empresa. No entanto, a questão é: desenvolver um software próprio ou contratar um? Saiba o que é melhor para a sua empresa!

Software próprio

Desenvolver um software demanda um tempo expressivo: testes, mão de obra, recursos significativos além da contratação e alocação para os profissionais que entendem de desenvolvimento de sistemas. 

A manutenção também deve ser levada em consideração. Melhorias, novos recursos, personalizar o próprio sistema pode ser uma boa ideia pensando em adaptação, uma vez que foi desenvolvido dentro de casa. Mas é preciso acrescentar recursos, gastos e tempo nessa equação.

Software de gestão de agência de viagens

Algumas agências disponibilizam um sistema de gestão como benefício em sua contratação, com algumas vantagens voltadas a simplificar o processo de requisição de viagens. 

Mas, caso aconteça a rescisão do contrato, as informações que ficam pertencentes à agência são excluídas junto ao fim do contrato. 

Software de gestão de viagens

Quando se trata de viagens corporativas, é muito importante manter as coisas nítidas e ao alcance da mão. 

Os viajantes de negócios já têm prazos curtos e agendas lotadas. É aqui que entra em cena uma empresa de gestão de viagens corporativas.

A adoção de um sistema SaaS evita problemas de reinvenção da roda, já que conta com a integração de ERP e compreende a rotina da empresa. 

Os recursos são constantemente atualizados, profissionais de UX trabalham focados na melhor experiência do usuário e a empresa não precisa se preocupar com manutenção e aprimoramentos.

Como contratar um sistema para gestão de viagens?

No processo de contratação de um software, é interessante determinar alguns objetivos que correspondam ao que sua empresa está buscando, como funcionalidades e o que você espera dele. 

Pensando nisso, separamos algumas questões que podem ajudar você a encontrar a melhor solução.

Mapeie os processos internos com viagens

Mapeie todas as operações internas de forma a unir as informações dos setores para que fiquem todos na mesma página, colher detalhes sobre os processos e deixar todos organizados dentro do sistema.

Busque referências

Busque referências para além de sites atrativos. Procure se informar sobre a qualidade do sistema através de outros clientes que já fazem uso e avaliar os pontos positivos e negativos.

Procure uma solução móvel

Procure sistemas que ofereçam praticidade na palma da mão com um aplicativo. Para viagens corporativas é essencial contar com um recurso além do computador. Se informe também sobre a usabilidade desse aplicativo e eficácia.

Considere o suporte técnico

Apesar de estarmos falando de soluções tecnológicas, não abra mão de um suporte humanizado que esteja sempre apto e pronto para atender os problemas relacionados ao sistema. Por isso, leve em consideração as marcas que estejam dispostas a solucionar seus problemas em um curto prazo de tempo. 

Considere um orçamento

Avalie o custo benefício, faça orçamentos sem compromisso e depois reveja os valores comparando com as vantagens. Considere os procedimentos de implementação, treinamentos, infraestrutura e até aprimoramento.

Recursos obrigatórios em um sistema de gestão de viagens corporativas

As vantagens que o software de gerenciamento de viagens pode oferecer ao seu negócio parecem boas, certo? Mas, desacelere antes de correr para investir. 

É crucial certificar-se de que a solução de gerenciamento de viagens escolhida tenha os recursos de que sua empresa precisa.

Uma ferramenta ideal de gerenciamento de viagens e despesas deve cuidar de todo o processo para você: desde solicitações de viagens, aprovações até o reembolso.  

Mas cada empresa tem seus próprios requisitos quando se trata de gerenciamento de viagens. Mesmo que não haja uma solução única para todos, existem alguns recursos importantes que você não pode prescindir:

1. Solicitações de viagem 

Um formulário em que a maioria dos detalhes do funcionário, como nome e gerente de relatórios, são pré-preenchidos. Os funcionários só precisam inserir detalhes específicos da viagem que estão prestes a fazer.

2. Hierarquias de aprovação

Depois que os funcionários enviam suas solicitações, elas são enviadas para aprovação por uma ou mais pessoas. Você pode optar por aprovar automaticamente solicitações de viagem com base em determinados critérios.

3. Conformidade com as políticas de viagem

Garantir que as políticas de viagens corporativas sejam cumpridas tira um enorme fardo dos ombros do gerente de viagens. Ele ajuda a controlar os custos de viagem e facilita a aprovação de uma solicitação pelos gerentes.

4. Reserva de viagem fácil

O software de gerenciamento de viagens ideal deve permitir que o gerente de viagens e os funcionários reservem as passagens sem precisar usar ferramentas criadas para consumidores regulares.

5. Relatórios avançados

Você pode identificar áreas em que está gastando desnecessariamente e tomar decisões perspicazes que podem ajudá-lo a reduzir custos.

6. Econômico

Fique atento a extras ocultos que podem prejudicar a relação custo-benefício do sistema, como cobranças em acomodações, alterações em reservas ou solicitações de suporte. Sempre que possível, escolha uma ferramenta de reserva de viagens de negócios com uma estrutura de preços transparente.

7. Uma ampla variedade de opções de inventário

Você precisa de uma plataforma que ofereça o melhor acesso a provedores de voos e quartos de hotel, permitindo comparar preços, datas e ofertas. 

É importante escolher um software que ofereça a melhor relação custo-benefício, bem como a experiência de viagem e reserva mais tranquila para seus funcionários e administradores de gerenciamento de viagens.

8. Funcionalidades fáceis e simplificadas

Evite softwares de gerenciamento de viagens que não podem oferecer soluções integradas. Você está procurando um sistema de gestão único e integrado, onde possa fazer novas e acessar/alterar reservas existentes rapidamente, sem precisar navegar entre diferentes fornecedores.

9. Boa experiência de suporte ao usuário

As coisas mudam quando se trata de viagens, e você precisa de um sistema de serviços de viagem que ofereça flexibilidade em tempo real para lidar com imprevistos de forma rápida e eficiente, com uma equipe de suporte prestativa e pouca ou nenhuma taxa.

Invista em tecnologias que trazem segurança e agilidade para seus processos e ações de viagem

Uma mudança visível nas tendências de viagens corporativas é vista este ano e pessoas e empresas já estão dispostas a investir em sistemas adequados de gerenciamento de viagens corporativas para o bom andamento e rastreamento da mobilidade de seus colaboradores.

Quer otimizar suas operações de viagens com um software completo e ideal para o seu negócio? Fale com nossos especialistas!